W poniedziałek Ola spisała ustalenia z 40-minutowego spotkania z klientem ABC i zapisała dokument na dysku. Dwa tygodnie później Marek znalazł trzy podobnie nazwane pliki, ale nie ten, w którym zapisano decyzję o wyglądzie strony. Problemem nie było robienie notatek - nikt nie wiedział, gdzie szukać właściwej.
Notatki ze spotkań w firmie giną, gdy nie mają swojego miejsca
Notatkę najłatwiej odzyskać wtedy, gdy leży przy projekcie lub rozmowie, której dotyczy. Osobny dokument na dysku wymaga od zespołu pamiętania, jak ktoś go nazwał i do którego folderu trafił.
Ola zapisuje po poniedziałkowym spotkaniu, że klient ABC chce ciemnego tła makiety. Marek pamięta decyzję, ale nie pamięta, czy padła w dokumencie, na czacie, czy na kartce ze spotkania. Gdy w czwartek zaczyna projektować, odszukanie ustalenia zajmuje mu więcej czasu niż przeczytanie samej notatki.
Task Manager pozwala trzymać Notatki w tej samej aplikacji co zadania i czaty. Możesz przypisać notatkę do Workspace albo założyć ją przy konkretnym zadaniu lub czacie. Nie musisz odtwarzać kontekstu sprawy z nazw plików. Szerzej o tym, dlaczego ustalenia przepadają między kanałami, przeczytasz w tekście o zasadzie jednego miejsca dla zespołu.
Workspace pomaga znaleźć notatkę, ale nie udostępnia jej zespołowi
Przypisanie notatki do Workspace służy do jej odnajdywania, nie do nadawania dostępu. Notatka pozostaje widoczna wyłącznie dla autora, dopóki sam jej nie udostępni - nie widzi jej nawet administrator.
To rozróżnienie łatwo przeoczyć. W środę Ola oznacza notatkę Workspace „Nowa strona www”, żeby później wyświetlić ją z materiałami projektu. Nie oznacza to, że Marek może już ją przeczytać. Jeśli ma pracować na ustaleniach klienta, Ola musi kliknąć „Udostępnij”, wybrać „Dodaj osobę…” i wskazać Marka.
Dostęp „Tylko podgląd” pozwala czytać notatkę bez zmieniania jej. „Może edytować” pozwala zmieniać treść i tytuł. Właściciel zarządza udostępnianiem i może odebrać dostęp przyciskiem ×. Gdy notatka ma przypisany Workspace, lista osób do wyboru obejmuje tylko osoby z tego Workspace.
Nie próbuj zastępować udostępnienia wzmianką @. W notatce jest ona znacznikiem w tekście, pokazuje wyłącznie osoby, które już mają dostęp, i nie wysyła powiadomienia. Szczegóły uprawnień znajdziesz w opisie funkcji Notatki w Task Managerze.
Krótki układ notatki wygrywa z pełnym zapisem rozmowy
Notatka ze spotkania powinna pozwolić Ci odczytać decyzję bez rekonstruowania całej rozmowy. Zacznij od daty i uczestników, potem zapisz decyzje, otwarte pytania oraz to, co ma wydarzyć się dalej.
W środę rano Ola otwiera Notatki z menu widoków w górnej belce, przechodzi do folderu projektu i klika + w pasku nawigacji. Nowa notatka trafia do aktualnie otwartego folderu, a kursor od razu stoi w tytule. Ola wpisuje „ABC - ustalenia po spotkaniu” zamiast „Notatka 1”. Czytelny tytuł pomoże Markowi, gdy będzie szukał po nazwie.
W treści zapisuje: „Decyzja: ciemne tło makiety”; niżej: „Otwarte: klient potwierdzi zdjęcia”. Listy i pogrubienia pomagają oddzielić te dwie rzeczy. Edytor obsługuje także listę to-do, w której można odhaczać pozycje, ale sam kwadracik nie zastąpi zadania z terminem i przypisaną osobą.
Zapis odbywa się automatycznie po około sekundzie od przerwania pisania, przy wyjściu z edytora i przy zamknięciu okna. Jeśli Ola utworzyła notatkę w złym folderze, może zmienić go w nagłówku albo użyć „Przenieś…” w menu notatki. Nie musi pisać jej drugi raz.
Gdy pada pytanie „kto i do kiedy?”, załóż zadanie
Ustalenie z osobą odpowiedzialną i terminem zapisz jako zadanie. Notatka zachowa powód decyzji oraz materiał ze spotkania, a zadanie pokaże, kto ma wykonać pracę i kiedy.
Na czwartkowym spotkaniu klient mówi: „Wyślijcie dwie wersje makiety do wtorku”. Ola zapisuje tę decyzję w notatce, ale osobno zakłada zadanie dla Marka z terminem na wtorek. Task Manager pozwala przypisać osoby, ustawić termin z godziną lub bez, priorytet oraz status zadania. Dzięki temu Marek nie musi wypatrywać swojej pracy w środku długiego protokołu.
Jeśli praca składa się z kilku krótkich kroków, w opisie zadania możesz umieścić listę to-do. Uczestnicy odhaczają jej pozycje bezpośrednio w karcie zadania, widzą wspólny postęp i mini awatar osoby, która zaznaczyła dany punkt. Jeśli chcesz rozpisać te kroki przy wspólnym zadaniu, skorzystaj z poradnika o checkliście w zadaniu.
Nie przenoś jednak całej rozmowy do zadań. Pytanie klienta o alternatywny kolor, którego nikt jeszcze nie zaakceptował, może zostać w notatce jako otwarta kwestia. Zadanie powstanie wtedy, gdy wiadomo już, jakie działanie trzeba wykonać.
Notatkę znajdziesz po słowie z treści, nie tylko po tytule
Lupa w oknie Notatek przeszukuje tytuły i treść notatek. Gdy pamiętasz „ciemne tło”, nie musisz odgadywać, czy Ola nazwała dokument „ABC”, „Makieta” czy „Spotkanie”.
W piątek, dwa tygodnie po rozmowie, Marek wpisuje w lupę zapamiętane słowo - notatkę znajdzie, bo Ola udostępniła mu ją wcześniej. Jeśli lista jest zawężona filtrem spod ikony oka, pozna to po kropce pod tą ikoną i może filtr zdjąć.
Drzewo Notatek daje też widoki „Wszystkie notatki”, „Dokumenty”, „Udostępnione dla mnie” i „Ulubione”. Po rozwinięciu Workspace widać jego zadania oraz czaty; notatkę możesz założyć przy konkretnym wątku. Jest wtedy widoczna również w folderze tego wątku w module Pliki, który należy do wariantu Pro. Przypięcie do zadania lub czatu nadal nie udostępnia notatki ich uczestnikom.
Gdy notatka ma zostać materiałem dla klienta, możesz wyeksportować ją do PDF, Word albo TXT. Eksport nie zastępuje jednak uporządkowania wersji roboczej: najpierw zadbaj o czytelny tytuł, właściwe miejsce i dostęp dla osób, które mają z niej korzystać.
Asystent AI przeczyta wskazaną notatkę, lecz nie ominie uprawnień
Asystent AI może odpowiedzieć na pytanie o ustalenia, jeśli wskażesz notatkę jako źródło wiedzy. Możesz wskazać jednocześnie notatkę, zadanie i czat, aby zapytać o sprawę rozpisaną w kilku miejscach.
Ola wybiera „Źródła” pod tytułem rozmowy z Asystentem AI, zaznacza notatkę oraz czat z klientem i pyta: „Jakie tło zaakceptował ABC?”.
Asystent AI widzi tylko źródła dostępne osobie, która pyta. Marek nie przeczyta przez AI prywatnej notatki Oli, jeśli Ola mu jej nie udostępniła. Task Manager działa również bez AI, więc notatkę możesz znaleźć zwykłą lupą.
AI w Task Managerze działa na kluczu firmy u wybranego dostawcy modelu. Gdy pytasz o wskazaną notatkę, jej treść trafia do zewnętrznego dostawcy modelu - dlatego wskazuj tylko te źródła, które mogą tam trafić. Przed użyciem źródeł sprawdź opis Asystenta AI oraz wyjaśnienie, co trafia do dostawcy AI.
Skasowaną notatkę możesz odzyskać, ale nie odkładaj tego
Usuniętą przez pomyłkę notatkę możesz cofnąć przyciskiem „Cofnij” w belce okna lub przywrócić ze Śmietnika. Notatki znikają ze Śmietnika na stałe po 30 dniach, więc nie traktuj go jak archiwum.
W poniedziałek po tym piątku Ola usuwa niewłaściwą notatkę. Jeśli od razu kliknie „Cofnij”, notatka wróci z treścią, udostępnieniami, oznaczeniem ulubionych i na swoje miejsce na liście. Skrót Ctrl+Z cofa wyłącznie pisanie w edytorze, nie usunięcie notatki ani zmianę jej kolejności.
Gdy Ola zauważy błąd później, może otworzyć osobisty Śmietnik i wybrać „Przywróć” z menu ⋮. Widzi tam tylko notatki, których jest właścicielką. „Usuń trwale” oraz upływ 30 dni kasują również pliki dołączone do notatki.
Jutro po najbliższym spotkaniu załóż jedną notatkę przy projekcie, zapisz decyzje, udostępnij ją właściwym osobom i zamień ustalenia z terminem w zadania. Za tydzień spróbuj znaleźć notatkę po jednym słowie z jej treści. Układ Notatek możesz obejrzeć w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy cały zespół widzi notatkę przypisaną do Workspace?
Nie, przypisanie do Workspace nie daje zespołowi dostępu do notatki. Jest ona prywatna, dopóki właściciel sam jej nie udostępni; nie widzi jej także administrator.
Czy dwie osoby mogą edytować jedną notatkę?
Tak, właściciel może nadać drugiej osobie dostęp „Może edytować”, który pozwala zmieniać treść i tytuł. Dostęp „Tylko podgląd” pozwala czytać notatkę bez wprowadzania zmian.
Jak znaleźć notatkę ze spotkania sprzed dwóch tygodni?
Użyj lupy w Notatkach, która szuka w tytule i treści notatek, do których masz dostęp. Wyniki możesz zawęzić filtrem Workspace lub „Udostępnione mi”.
Co zrobić, jeśli przypadkiem usunę notatkę?
Kliknij „Cofnij” w belce okna albo przywróć własną notatkę ze Śmietnika. Po 30 dniach notatka znika z niego na stałe wraz z dołączonymi plikami.
Czy Asystent AI może przeczytać notatkę ze spotkania?
Tak, wskaż notatkę przyciskiem „Źródła” w rozmowie z Asystentem AI. Asystent korzysta tylko ze źródeł, do których masz dostęp, a treść wskazanego źródła trafia do wybranego dostawcy modelu na kluczu firmy.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
