Marek prowadzi 11-osobową agencję. W poniedziałek otwiera ustawienia Task Managera i widzi czterech dostawców AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude i xAI Grok. Którego wybrać, skoro zespół ma pytać Asystenta AI o zadania i firmowe dokumenty? Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, czy potrzebujesz wyszukiwania w bazie wiedzy i jaki model chcesz podłączyć - a sam wybór możesz później zmienić.
Dostawca AI dla firmy: co właściwie wybierasz?
Wybierasz firmę, do której modelu Task Manager wyśle pytania na Twoim kluczu API. Nie wybierasz nowego miejsca przechowywania zadań, czatów, notatek ani plików - dane aplikacji znajdują się na Twoim serwerze.
Granica jest jednak wyraźna: gdy korzystasz z AI, zapytanie wraz z potrzebnym kontekstem trafia do dostawcy modelu. To nie jest obietnica, że treści użyte w pytaniu pozostaną wyłącznie na Twoim hostingu. Jeśli przed podłączeniem klucza chcesz ustalić, co trafia do dostawcy AI, zacznij od przejrzenia źródeł, z których zespół będzie korzystać.
Task Manager działa również bez AI. Marek może więc najpierw uporządkować zadania agencji, a konto u dostawcy założyć wtedy, gdy będzie miał konkretny sposób użycia Asystenta AI.
Własny klucz wybranego dostawcy, rachunek bezpośrednio od niego
Do podłączenia wybranego dostawcy potrzebujesz konta u niego i własnego klucza API. Klucz API to poufny identyfikator, dzięki któremu dostawca rozpoznaje, z czyjego konta korzysta aplikacja i komu nalicza zużycie.
Klucz wygenerujesz na stronie wybranego dostawcy:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
Administrator wkleja klucz w Ustawieniach → AI. Task Manager szyfruje go w bazie i po zapisaniu nie pokazuje w całości; szyfrowanie kluczy API działa zarówno w wariancie Standard, jak i Pro. Za użycie modelu płacisz osobno, bezpośrednio dostawcy. W licencji Task Managera nie ma pakietu tokenów ani marży doliczanej do rachunku za AI.
Jeśli to pierwsze firmowe konto API, przeczytaj jak działa własny klucz AI i kontrola kosztów. W ustawieniach zaawansowanych możesz też ograniczyć maksymalną długość odpowiedzi: dostępny zakres to 1024-16384 tokenów, a domyślna wartość wynosi 4096. Token to jednostka, w której model liczy przetwarzany tekst. Dłuższe odpowiedzi zwiększają koszt u dostawcy, więc nie musisz od razu ustawiać najwyższego limitu.
O wyborze przesądza wyszukiwanie po znaczeniu i obsługa obrazów
Wyszukiwanie semantyczne w bazie wiedzy AI wariantu Pro wymaga OpenAI albo Gemini. Wizualna analiza obrazów zależy z kolei od możliwości wybranego modelu, nie od samej nazwy dostawcy. Wybór dostawcy nie zmienia podstawowych funkcji Asystenta AI w codziennej rozmowie.
We wtorek Kasia z agencji szuka terminu przekazania makiet, lecz nie pamięta nazwy firmowego dokumentu z ustaleniami z klientem. W bazie wiedzy AI wariantu Pro wyszukiwanie semantyczne pomaga znajdować treści po znaczeniu, a nie tylko po dokładnych słowach. Wymaga OpenAI albo Gemini i dla tych dostawców jest domyślnie włączone. W wariancie Standard nie ma bazy wiedzy AI ani tego przełącznika. Asystent odpowiada tam na podstawie bieżącej rozmowy i źródeł wskazanych w jego oknie. Sposób pracy ze źródłami opisuje tekst o bazie wiedzy AI z firmowych dokumentów.
Drugą różnicę łatwo przeoczyć. Przy OpenAI i Gemini, gdy wyszukiwanie semantyczne jest włączone, fragmenty dokumentów trafiają do dostawcy po wektory - liczbowe reprezentacje tekstu używane do wyszukiwania po znaczeniu. Te zapytania są rozliczane osobno. Przy Claude i Groku samo indeksowanie bazy wiedzy niczego do dostawcy nie wysyła. Nie oznacza to, że późniejsze pytania do Asystenta zostają na serwerze: zapytania z kontekstem nadal trafiają do wybranego modelu. Jeśli ograniczasz przesyłanie treści podczas indeksowania, porównaj te dwa tryby, zamiast szukać ogólnej etykiety „prywatne AI”.
W czwartek Marek dołącza do zadania zdjęcie uszkodzonego blatu. Asystent może analizować obrazy JPG, PNG, GIF i WebP wizualnie, ale tylko wtedy, gdy wybrany model obsługuje obraz; duże zdjęcia są pomniejszane przed wysłaniem. Sprawdź więc możliwości modelu z pobranej listy, nie zakładaj, że sama nazwa dostawcy przesądza o odczycie zdjęcia.
Zwykłe zadania Asystenta nie wymagają innego dostawcy
Rozmowa z Asystentem AI, prywatne pytanie w wątku i redakcja tekstu działają niezależnie od tego, którego z czterech dostawców podłączysz. Tak samo możesz poprosić o przygotowanie zadania, przypomnienia lub pliku do pobrania; wybór dostawcy nie dodaje osobnego zestawu tych funkcji.
Ola musi streścić rozmowę o ofercie. Włącza w wątku prywatny tryb Asystenta AI i pyta o ustalenia; odpowiedź otrzymuje z oznaczeniem „TYLKO DLA CIEBIE”. Może też użyć „Porządkuj” i wybrać jedną z opcji: Oryginalna treść, Upiększ, Streść albo Ekspert. W edytorze „Upiększ tekst” poprawia jej szkic, zachowując istniejący układ.
Po prośbie o nowe zadanie Asystent otwiera wypełniony formularz „Dodaj zadanie”. Nic nie powstaje, dopóki sam nie klikniesz „Zapisz”. Zapis przypomnienia również wymaga potwierdzenia. Możesz też zamówić Worda, PDF, Excela, CSV lub HTML: model przygotowuje treść, a plik składa Task Manager. To, co możesz zlecić Asystentowi AI, pozostaje częścią aplikacji, nie abonamentem u konkretnego dostawcy.
Asystent odczytuje także tekst z załączników TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX i PDF z warstwą tekstową. Czytanie tych formatów nie wymaga zmiany dostawcy. Przy bardzo długim dokumencie sprawdź, jak podajesz plik: załącznik z wiadomości jest czytany do około 50 KB tekstu, a plik wskazany jako źródło wiedzy do 300 000 znaków.
Jak wybrać model i dostawcę bez rankingu z sufitu?
Jeśli potrzebujesz wyszukiwania po znaczeniu w bazie wiedzy AI wariantu Pro, wybierz OpenAI albo Gemini; jeśli chcesz, by samo indeksowanie nie wysyłało treści do dostawcy, sprawdź Claude albo Groka. Potem sprawdź model dostępny na własnym koncie. Sama lista dostawców nie dowodzi, że jeden model pisze lepiej od drugiego; Task Manager pobiera aktualną listę modeli po wpisaniu klucza i kliknięciu odświeżenia.
| Sytuacja w Twojej firmie | Co sprawdzić |
|---|---|
| Masz wariant Pro i chcesz wyszukiwać w bazie wiedzy po znaczeniu | Wybierz OpenAI albo Gemini i sprawdź ustawienie wyszukiwania semantycznego. |
| Chcesz, by samo indeksowanie bazy wiedzy nie wysyłało jej treści do dostawcy | Sprawdź Claude albo Groka; pytania z kontekstem nadal trafiają do modelu. |
| Zespół chce pytać o zdjęcia i zrzuty ekranu | Wybierz z listy model obsługujący obraz. |
| Firma ma już konto API u jednego z czterech dostawców | Możesz zacząć od niego i sprawdzić dostępne modele. |
| Dopiero testujesz sposób pracy z AI | Zacznij od modelu oznaczonego „(zalecany)” i domyślnego limitu długości odpowiedzi. |
Dopisek „(zalecany)” dostaje po jednym modelu u każdego dostawcy: gpt-4o w OpenAI, gemini-2.0-flash w Gemini, claude-opus-4-8 w Claude i grok-3 w Groku. Pozostałe modele z pobranej listy również działają - po prostu nie mają tego oznaczenia. Nazwy modeli podane w instrukcji nie zastępują aktualnej listy pobieranej z Twojego konta.
Zmiana dostawcy wymaga nowego klucza i pobrania modeli
Dostawcę zmieniasz tam, gdzie wybrałeś go pierwszy raz: Ustawienia → AI. Administrator wskazuje inną pozycję w polu „Dostawca AI”, podaje nowy klucz, odświeża listę modeli, wybiera model i klika „Zapisz ustawienia AI”. Task Manager testuje wtedy połączenie i pokazuje ewentualne ostrzeżenia.
Zadania, czaty, notatki, pliki i poczta są danymi aplikacji na Twoim serwerze - zmiana dostawcy modelu ich nie przenosi. Administrator decyduje osobnym przełącznikiem, czy historia rozmów z Asystentem AI jest zapisywana w bazie; domyślnie zapis jest włączony. W wariancie Pro może też użyć przycisku „Zaktualizuj bazę wiedzy AI”, który przetwarza zadania i czaty bez podsumowania lub zmienione od ostatniej aktualizacji.
Jeśli po zmianie model nie odpowiada, sprawdź komunikat w wątku. Aplikacja wskazuje między innymi błędny klucz, przekroczony limit zapytań lub niedostępny model. Komunikat „Model nie obsługuje trybu czatu” oznacza, że trzeba wrócić do ustawień i wybrać inny model z listy.
Żaden dostawca nie odczyta skanu bez tekstu
Zmiana dostawcy nie doda Task Managerowi OCR, czyli rozpoznawania tekstu z obrazu. PDF będący skanem bez warstwy tekstowej nie zostanie odczytany przez żadnego z czterech dostawców; program nie czyta również starych, binarnych plików DOC.
Jeśli firma otrzymuje umowy jako PDF z warstwą tekstową lub jako DOCX, Asystent może czytać ich treść. Gdy dostajesz wyłącznie skan, potrzebujesz wersji tekstowej albo musisz przekazać najważniejsze informacje w treści zadania. Sama podmiana Claude na Gemini nic tu nie zmieni.
Przy długich plikach znaczenie ma droga, którą tekst trafia do Asystenta. Załącznik z wiadomości jest czytany do około 50 KB tekstu, plik wskazany jako źródło wiedzy do 300 000 znaków - w częściach po około 24 000 - a indeks bazy wiedzy zapisuje do 54 000 znaków z jednego pliku. Powyżej tych progów AI widzi tylko początek dokumentu. Przy obszernym raporcie wskaż konkretny plik jako źródło i sprawdź, czy odpowiedź obejmuje potrzebny fragment.
Budżetu pilnują również ustawienia aplikacji. Dzienny limit zapytań AI z Automatyzacji wynosi domyślnie 200 na dobę (wpisanie 0 wyłącza limit); po jego wyczerpaniu receptury z AI są tego dnia pomijane z wpisem w historii, a licznik zeruje się o północy. Streszczenia załączników przez AI mają domyślnie tryb „Ręcznie”, więc nie powstają samoczynnie. To ważniejsze dla rachunku niż wybór dostawcy na podstawie samej nazwy.
Na jutro przygotuj jedno pytanie i własny klucz
Jutro zapisz jedno pytanie, które zespół rzeczywiście zadaje o swoje zadania. Wybierz dostawcę według potrzeb zespołu, a nie według rankingu modeli. Dla firmy takiej jak agencja Marka Task Manager oddziela jednorazową, bezterminową licencję bez abonamentu od użytkownika od rachunku za AI na własnym kluczu; dane aplikacji pozostają na firmowym serwerze. Jeśli potrzebujesz wyszukiwania semantycznego w bazie wiedzy, sprawdź wariant Pro i OpenAI albo Gemini. Jeśli nie, możesz zacząć od dowolnego z czterech obsługiwanych dostawców.
Załóż konto u wybranego dostawcy, wygeneruj klucz, pobierz listę modeli w Ustawieniach → AI i po zapisaniu sprawdź odpowiedź Asystenta. Następnie zajrzyj do rozliczenia na koncie dostawcy i zdecyduj, czy ten wybór Ci odpowiada. Jeśli najpierw chcesz zobaczyć układ aplikacji, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Którego dostawcę AI wybrać do firmy, jeśli dopiero zaczynam?
Zacznij od dostawcy, u którego masz już firmowe konto API, albo od modelu oznaczonego „(zalecany)”. Jeśli potrzebujesz wyszukiwania semantycznego w bazie wiedzy AI wariantu Pro, wybierz OpenAI albo Gemini.
Czy mogę później zmienić dostawcę AI w Task Managerze?
Tak, administrator zmienia dostawcę w Ustawieniach → AI, podaje nowy klucz, pobiera listę modeli i zapisuje ustawienia. Zadania, czaty, notatki, pliki i poczta pozostają danymi aplikacji na Twoim serwerze.
Czy Asystent AI potrafi to samo przy każdym dostawcy?
Rozmowa, prywatne pytania w wątkach, redakcja tekstu i przygotowywanie plików są dostępne przy każdym z czterech dostawców. Wyszukiwanie semantyczne w bazie wiedzy AI wymaga OpenAI lub Gemini, a wizualna analiza obrazu zależy od wybranego modelu.
Jak rozliczane jest korzystanie z AI?
Za użycie AI płacisz osobno, bezpośrednio dostawcy na własnym kluczu API, według jego rozliczenia za zużycie. Task Manager nie dolicza marży ani nie zawiera pakietu tokenów w licencji; na rachunek wpływają między innymi wybrany model, liczba zapytań i długość odpowiedzi.
Czy Asystent AI odczyta zeskanowany PDF?
Nie, Task Manager nie ma OCR i nie odczyta PDF-u będącego skanem bez warstwy tekstowej. Odczytuje PDF z tekstem oraz między innymi pliki DOCX i XLSX; starych plików DOC nie czyta.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
