Marta prowadzi agencję na 14 osób. W poniedziałek klient pyta, dlaczego zakres w umowie z marca różni się od oferty, a odpowiedź jest rozrzucona między mailem, czatem i dokumentem, którego nazwy nikt nie pamięta. Cyfrowy mózg firmy ma sprawić, że następnym razem Marta znajdzie ustalenia tam, gdzie zespół nad nimi pracował, i zapyta o nie zwykłym zdaniem.
Cyfrowy mózg firmy to pamięć pracy, nie kolejna wiki
Cyfrowy mózg firmy to sposób organizacji pracy, w którym decyzje i dokumenty zostają przy sprawach, których dotyczą, a Asystent AI może z dostępnej wiedzy odpowiadać na pytania. Nie chodzi o dodatkowy katalog, który trzeba wypełniać po godzinach. Chodzi o to, by informacja o zmianie zakresu projektu została obok rozmowy, w której tę zmianę uzgodniono.
Sama wiki może dobrze przechowywać procedury, lecz ktoś musi przenieść do niej ustalenia z codziennej pracy. Sam dysk przechowuje dokumenty, lecz nie wyjaśni, dlaczego wybrano trzecią wersję oferty. Dlatego przyjmij trzy warunki: wiedza powstaje podczas pracy, pozostaje w jednym programie, a AI czyta ją zgodnie z uprawnieniami osoby, która pyta.
Wiki pustoszeje, gdy trzeba do niej przepisywać rozmowy
Firmowa wiki traci użyteczność wtedy, gdy zapisanie decyzji oznacza drugą czynność po zakończeniu sprawy. Możesz uniknąć tego dodatkowego kroku, zapisując ustalenie w zadaniu lub czacie, w którym zespół i tak je omawia.
Wyobraź sobie piątek u Marty. Prosi zespół, by przepisał do wiki decyzje o projekcie klienta ABC; po trzech kolejnych piątkach sama uzupełnia wpisy, bo projektanci są już przy nowych zadaniach. Marta wraca więc do rozmowy o projekcie, żeby odtworzyć decyzję, której zabrakło we wpisie.
Cztery warstwy wystarczą, by zacząć zapisywać wiedzę
Zacznij od sprawy, bieżącej rozmowy, trwałej notatki i dokumentu. Zapisuj każdy rodzaj ustaleń tam, gdzie zespół będzie go później szukał.
| Warstwa | Co do niej trafia | Przykład z agencji Marty |
|---|---|---|
| Sprawa | Opis, termin, odpowiedzialni i rozmowa o konkretnym wyniku | Zadanie „Oferta dla klienta ABC” z uzgodnionym zakresem |
| Bieżące ustalenia | Rozmowa, która jeszcze prowadzi do decyzji | Czat „Ustalenia z klientem” z pytaniem o makietę |
| Wiedza trwała | Procedura lub podsumowanie, do którego wrócisz przy następnej sprawie | Notatka ze spotkania o zasadach akceptacji projektów |
| Dokumenty | Wersje ofert, umów i materiałów | Plik z zakresem prac dołączony do wątku |
W Task Managerze zadanie zbiera opis, termin, osoby i rozmowę; wiadomości systemowe odnotowują między innymi zmianę statusu i terminu. Workspace grupuje zadania i czaty, więc możesz potraktować go jako obszar pracy, na przykład „Nowa strona www”. Więcej o wyborze miejsca dla decyzji przeczytasz w tekście gdzie zapisywać ustalenia zespołu.
Notatka jest prywatna, dopóki jej nie udostępnisz. Możesz dać współpracownikowi prawo podglądu albo edycji; sama etykieta Workspace nie otwiera mu dostępu. Jeśli zbierasz ustalenia po rozmowach z klientami, zobacz też jak przechowywać notatki ze spotkań. Osobny moduł Pliki, ze wspólnymi katalogami dla plików i notatek, należy do wariantu Pro. Załączniki w zadaniu lub czacie pozostają przy danym wątku.
Jak wskazać źródła, żeby Asystent AI odpowiedział?
Aby zapytać o konkretną sprawę, otwórz wątek Asystenta AI i wskaż materiały, z których ma skorzystać. W Task Managerze możesz połączyć kilka źródeł w jednym pytaniu, bez ograniczania się do jednego zadania albo czatu.
We wtorek Marta zakłada rozmowę o umowie klienta ABC. Jako źródła wybiera zadanie z ofertą, czat z projektantem i udostępnioną jej notatkę ze spotkania. Potem pyta: „Co ustaliliśmy o zakresie prac?”. Każda rozmowa z Asystentem AI ma własną historię i zestaw źródeł; wątki Asystenta AI są prywatne.
Możesz wskazać również swoje zadania, kalendarz lub cały Workspace. W wariancie Pro źródłem może być także folder albo pojedynczy plik z modułu Pliki oraz własna skrzynka pocztowa z modułu Poczta - ta ostatnia dopiero wtedy, gdy administrator włączył pocztę jako źródło wiedzy AI. Wskazanie zadania lub czatu obejmuje pliki dodane do jego wątku. Pasek zajętości pokazuje, ile wskazanej wiedzy zmieści się w jednym pytaniu do modelu AI. Gdy materiałów jest za dużo, Asystent AI informuje, czego nie uwzględnił. Dalsze przykłady znajdziesz przy opisie źródeł wiedzy Asystenta AI.
W otwartym wątku zapytasz bez udziału reszty zespołu
Jeśli odpowiedź leży w jednej rozmowie, zapytaj Asystenta AI bezpośrednio w zadaniu lub czacie. Pytanie i odpowiedź widzisz tylko Ty, choć dotyczą wątku, w którym pracuje więcej osób.
W czwartek Kuba wraca z urlopu i otwiera czat „Ustalenia z klientem”. Zamiast prosić Martę o relację, wybiera przycisk „Asystent AI” i pyta, co ustalono; prywatna odpowiedź ma plakietkę „TYLKO DLA CIEBIE”. Może też użyć trybu „Porządkuj” i wariantu Streść, by czytać krótszą wersję wiadomości. Ten widok działa tylko podczas sesji - nie zastępuje ani nie zapisuje na nowo oryginalnej rozmowy.
Wariant Pro szuka także bez ręcznego wskazywania dokumentu
Baza wiedzy AI w wariancie Pro pozwala Asystentowi AI znaleźć odpowiedź w wiedzy firmy bez każdorazowego wskazywania konkretnego dokumentu. To indeks budowany w tle: zadania i czaty trafiają do niego jako streszczenia, a notatki i pliki jako fragmenty oryginalnej treści. Indeks to uporządkowany zbiór fragmentów, po których Asystent AI szuka odpowiedzi.
Marta może zapytać: „Jaki mamy limit paliwa?”, choć nie pamięta nazwy notatki z zasadami rozliczeń. Przy domyślnych ustawieniach baza odświeża się raz dziennie; administrator może też uruchomić aktualizację ręcznie. Wyszukiwanie semantyczne, czyli szukanie według znaczenia zamiast wyłącznie identycznych słów, wymaga dostawcy OpenAI albo Google Gemini i dla nich jest włączone domyślnie. Fragmenty dokumentów trafiają wtedy do dostawcy po wektory; te zapytania są rozliczane osobno. Przy Anthropic Claude i xAI Grok indeksowanie nie wysyła materiałów do dostawcy, choć zwykłe pytanie do modelu nadal przekazuje mu potrzebny kontekst.
W wariancie Standard nie ma bazy wiedzy AI ani przełącznika wyszukiwania semantycznego. Asystent AI nadal odpowiada z rozmowy i ze źródeł wskazanych w jego oknie. Różnicę między tymi sposobami pracy szerzej wyjaśnia tekst o bazie wiedzy AI i źródłach wiedzy.
Dostęp do wiedzy nie znosi uprawnień
Asystent AI korzysta tylko z materiałów dostępnych dla osoby, która zadaje pytanie. Notatki i Pliki zachowują własne uprawnienia także w bazie wiedzy wariantu Pro, również wobec administratora.
Jeśli przypniesz prywatną notatkę do folderu zadania, inni uczestnicy nie zobaczą jej tylko dlatego, że mają dostęp do zadania. Musisz ją im udostępnić. Plik wgrany do folderu tego samego wątku jest natomiast widoczny dla jego uczestników. Gdy stracisz dostęp do źródła wskazanego wcześniej Asystentowi AI, zostanie ono pominięte przy następnym pytaniu.
Poczta (moduł z wariantu Pro) nigdy nie trafia do bazy indeksowanej w tle; własną skrzynkę wskażesz ręcznie dopiero po włączeniu tej opcji przez administratora. Dane aplikacji pozostają na Twoim serwerze, ale pytanie i potrzebna treść źródła trafiają do zewnętrznego dostawcy AI na kluczu Twojej firmy. Przed wskazaniem korespondencji sprawdź, co trafia do dostawcy AI przy każdym pytaniu.
Skan nie odpowie, a świeża decyzja może wyprzedzić indeks
Task Manager nie odczyta skanu PDF bez warstwy tekstowej ani starego pliku DOC w formacie binarnym. W codziennej pracy możesz używać dokumentów DOCX, XLSX i PDF zawierających tekst, a przy skanie zapisać potrzebne ustalenie w notatce.
Druga granica dotyczy aktualności bazy wiedzy AI w wariancie Pro. Automatyczna aktualizacja odbywa się raz dziennie, więc decyzję sprzed godziny lepiej wskazać Asystentowi AI jako źródło albo zapytać o nią bezpośrednio w wątku. Administrator może również odświeżyć bazę ręcznie. Przy długich dokumentach pamiętaj o granicy odczytu: indeks zapamiętuje z jednego pliku do 54 000 znaków, a plik wskazany jako źródło Asystent AI czyta do 300 000 znaków, w częściach.
Jedno miejsce ma sens także po wyłączeniu AI
Możesz zbudować tę pamięć pracy bez włączania AI: Task Manager działa również bez niego. Zadania, czaty, notatki i kalendarz pozostają w programie, a dane aplikacji znajdują się na serwerze Twojej firmy. Wariant Pro dodaje między innymi Pocztę, Pliki i bazę wiedzy AI.
AI wymaga konta i własnego klucza u wybranego dostawcy: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Płacisz dostawcy bezpośrednio, bez marży Task Managera. Licencja na program jest bezterminowa i opłacana jednorazowo według liczby stanowisk; obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, a późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Dla zespołu do 20 osób wariant Standard kosztuje 1 490 zł, a Pro 3 990 zł. Jeśli wybierasz między wskazywaniem źródeł a bazą budowaną w tle, przeczytaj też porównanie wariantów Standard i Pro.
Jutro zacznij od jednej sprawy, nie od całego archiwum
Jutro wybierz jedną sprawę prowadzoną przez Twój zespół: wpisz jej opis do zadania, zostaw ustalenia w powiązanej rozmowie i dołącz dokument, którego dotyczą. Potem sprawdź, czy druga osoba potrafi odtworzyć decyzję bez pytania Cię o historię projektu. Jeśli chcesz trzymać dane aplikacji na swoim serwerze i nie płacić abonamentu za użytkownika, zobacz Demo.
Najczęstsze pytania
Jak zacząć budować cyfrowy mózg firmy?
Zacznij od jednej sprawy: załóż zadanie, zostaw ustalenia w rozmowie i dołącz dokument, którego dotyczą. Następnie poproś drugą osobę, by odtworzyła decyzję na podstawie tych materiałów.
Czy Asystent AI zobaczy wszystko, co jest w firmie?
Nie, Asystent AI korzysta z materiałów dostępnych dla osoby, która pyta. Notatki i Pliki zachowują własne uprawnienia również w bazie wiedzy AI wariantu Pro.
Czy cyfrowy mózg firmy wymaga wariantu Pro?
Nie, Asystent AI i ręczny wybór źródeł działają także w wariancie Standard. Wariant Pro jest potrzebny, jeśli chcesz korzystać z bazy wiedzy AI budowanej w tle oraz modułu Pliki.
Czy AI przeczyta stare skany i PDF-y?
Asystent AI przeczyta PDF z warstwą tekstową, ale nie odczyta skanu PDF bez tekstu ani starego pliku DOC. Task Manager nie ma OCR, czyli funkcji rozpoznawania tekstu na obrazie.
Czy nasze dane trafiają do dostawcy AI?
Tak, pytanie i potrzebna treść wskazanego źródła trafiają do dostawcy modelu na kluczu Twojej firmy, choć dane aplikacji pozostają na Twoim serwerze. Poczta nie trafia do bazy wiedzy indeksowanej w tle; jako ręczne źródło wymaga włączenia tej możliwości przez administratora.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
