Michał prowadzi siedmioosobowe biuro projektowe. W poniedziałek widzi na ekranie projektantki mail od klienta wklejony do publicznego czatbota - razem z nazwiskiem, adresem budowy i kwotą z kosztorysu. Projektantka chce tylko skrócić trzy akapity do dwóch zdań. Michał musi ustalić, czego zespół nie powinien wklejać do ChatGPT w pracy i gdzie może pytać AI o sprawy firmy.
Sam zakaz może przenieść AI na prywatne konta
Sam zakaz używania AI nie daje zespołowi sposobu na wykonanie pracy, do której dotąd używał czatbota. Bez wskazanej alternatywy pracownik może sięgnąć po prywatne konto lub telefon, a firma nie będzie wiedziała, jaką treść tam wysłał.
Takie korzystanie z narzędzi AI poza wiedzą firmy nazywa się shadow AI. To nazwa zjawiska, nie ocena projektantki Michała. W tej historii chciała szybciej zredagować mail; nikt wcześniej nie powiedział jej, co może wkleić ani gdzie powinna to zrobić.
Zacznij więc od rozmowy o rzeczywistych zadaniach. Jeśli zespół prosi AI o szkice odpowiedzi, tłumaczenia i streszczenia, określ dla każdej z tych czynności dopuszczalną treść. Dopiero potem wskaż narzędzie.
Tekst wysłany do modelu opuszcza firmę
Tekst wysłany do modelu trafia do jego dostawcy, także wtedy, gdy korzystasz z Asystenta AI w Task Managerze. Własny serwer aplikacji nie zmienia tego, dokąd idzie zapytanie z kontekstem.
Gdy zespół korzysta z firmowego narzędzia zamiast z przypadkowego prywatnego konta, administrator wybiera dostawcę i ustala dostęp, a firma opłaca użycie modelu. W Task Managerze administrator podaje klucz API firmy. Klucz API to dane, dzięki którym program łączy się z usługą dostawcy; firma rozlicza zużycie bezpośrednio u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok, bez marży pośrednika. Sprawdź warunki swojego planu u wybranego dostawcy.
To nie znaczy, że do Asystenta AI można wysłać wszystko. Nawet treść zaszyfrowaną w programie trzeba odszyfrować przed przekazaniem modelowi. Zakres przekazywanych danych opisaliśmy osobno w tekście o tym, co trafia do dostawcy AI.
ChatGPT w pracy: co wolno wklejać, a przy czym się zatrzymać?
Do publicznego czatbota możesz kierować treści, których ujawnienie poza firmą nie wyrządziłoby szkody. Przy danych klientów, warunkach handlowych i dokumentach wewnętrznych zatrzymaj się, zanim użyjesz przycisku „Wyślij”.
| Zwykle nadaje się do publicznego czatu | Zatrzymaj się przed wysłaniem |
|---|---|
| Własny szkic maila bez danych klienta | Mail z nazwiskiem, adresem lub opisem sprawy klienta |
| Notatka z burzy mózgów bez poufnych ustaleń | Kosztorys, oferta z warunkami handlowymi lub umowa |
| Pytanie o sformułowanie zdania | Dokument kadrowy albo wewnętrzne ustalenia personalne |
| Tekst marketingowy przeznaczony do publikacji | Hasło lub klucz API - nie wklejaj ich do czatu |
Zasada dla zespołu mieści się w jednym pytaniu: czy wysłałbyś tę samą treść mailem do nieznanej osoby spoza firmy? Jeśli nie, nie wklejaj jej do publicznego czatu. To praktyczna reguła pracy, nie porada prawna; temat przepisów i miejsca przechowywania danych omawia tekst o programie do zadań, RODO i własnym serwerze.
Przy mailu, który zobaczył Michał, odpowiedź jest prosta. Projektantka może poprosić publiczny czat o sposób skrócenia neutralnego tekstu, ale nie powinna w tym celu przesyłać całej korespondencji z danymi klienta. Potrzebuje też miejsca, w którym może pracować na właściwym wątku, bez przepisywania go do obcego okna.
Trzy decyzje dają zespołowi jedną drogę
Zespół potrzebuje wskazanego miejsca do pytań o sprawy firmy, firmowego konta u dostawcy modelu i ustalonego zakresu dostępu. Michał ustala więc z zespołem, gdzie kierować pytania o firmowe wątki, kto zarządza kontem i kto może korzystać z AI.
Najpierw nazwij miejsce: „o wątki zadań pytamy AI w programie do pracy, nie na prywatnych kontach”. Potem ustal, kto zarządza kluczem i rozliczeniem u dostawcy. Na końcu określ, kto może używać AI i do jakich firmowych treści ma dostęp. Sama prośba „uważajcie, co wysyłacie” nie zastąpi tych ustaleń.
Zapisz również, co zrobić z pytaniem granicznym. We wtorek Marta chce przetłumaczyć wiadomość klienta z wyceną, a Krzysiek - publiczny opis usługi. Nie muszą dostawać tej samej odpowiedzi tylko dlatego, że obie czynności nazywają się tłumaczeniem.
W Task Managerze klucz i ustawienia AI należą do firmy
W Task Managerze administrator wybiera dostawcę modelu i wpisuje klucz API w Ustawieniach, w zakładce AI. Program szyfruje klucz w bazie danych i po zapisaniu nie pokazuje go w całości.
Michał może wybrać OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Po wpisaniu klucza odświeża listę modeli pobieraną z konta dostawcy i wybiera model; jeden przy każdym dostawcy ma oznaczenie „zalecany”. Firma płaci dostawcy za zużycie AI bezpośrednio, a nie w abonamencie za każdego pracownika. Sposób rozliczenia i konfigurację szerzej opisuje tekst o własnym kluczu AI w firmie.
W ustawieniach administrator decyduje też, czy historia rozmów z Asystentem AI ma być zapisywana w bazie; domyślnie jest to włączone. Może ustawić maksymalną długość odpowiedzi od 1024 do 16384 tokenów, domyślnie 4096. Tokeny to jednostki, według których dostawca rozlicza przetwarzany tekst; dłuższa odpowiedź może podnieść koszt. Sam Task Manager, wraz z danymi aplikacji, działa na serwerze klienta - wystarcza zwykły hosting współdzielony.
Uprawnienia ograniczają, do czego sięga Asystent AI
Asystent AI sięga tylko do treści dostępnych dla użytkownika, który zadaje pytanie. Administrator włącza AI osobno w zadaniach, czatach i oknie Asystenta AI; osoba bez odpowiedniego uprawnienia nie widzi danej funkcji w interfejsie.
Marta może wskazać jako źródła swoje zadania, Kalendarz, Workspace, konkretne zadanie, czat albo notatkę. W wariancie Pro, gdzie działają moduły Pliki i Poczta, może wskazać także folder lub plik oraz własną skrzynkę pocztową. Pasek zajętości pokazuje, ile wiedzy się zmieściło; gdy część materiału nie trafi do kontekstu, Asystent AI mówi, co pominął. O tym, kto widzi zadania i jak działają uprawnienia, przeczytasz w osobnym tekście.
Poczta jako źródło wiedzy AI jest domyślnie wyłączona. Administrator musi ją włączyć świadomie, bo treść wskazanej korespondencji trafi do dostawcy modelu; po włączeniu użytkownik może wskazać wyłącznie własne skrzynki. Dostęp Asystenta AI do internetu wymaga osobnego uprawnienia i pozwala odczytać wskazaną stronę, nie przeszukiwać sieć jak wyszukiwarka.
Pracownik zachowuje prywatność swoich pytań wobec zespołu. Rozmów z Asystentem AI nie widzi nikt inny, również administrator. Gdy Marta pyta o streszczenie bezpośrednio w zadaniu lub czacie, pytanie i odpowiedź widzi tylko ona, a odpowiedź jest oznaczona „TYLKO DLA CIEBIE”.
Firmowy wątek nie musi wędrować do drugiego okna
Pracownik może poprosić Asystenta AI o pomoc bez kopiowania wątku zadania lub czatu do publicznej strony. Treść potrzebna do odpowiedzi jest pobierana z programu, ale zapytanie z kontekstem nadal trafia do wybranego dostawcy modelu na kluczu firmy.
W środę Marta otwiera rozmowę o projekcie i pyta prywatnie: „Podsumuj ten wątek”. Jeśli chce tylko inaczej przeczytać długą wymianę wiadomości, używa trybu Porządkuj z opcją „Streść”; taki wynik pozostaje jedynie na czas sesji. Prywatne pytanie wybiera, gdy chce dopytać o ustalenia, a tryb Porządkuj - gdy wystarczy jej skrócona wersja rozmowy na ekranie.
Przy szkicu odpowiedzi Marta może użyć „Upiększ tekst” w edytorze. Funkcja poprawia język i styl, zachowuje układ tekstu, a zmianę można cofnąć. Może też poprosić Asystenta AI o tłumaczenie albo o przeczytanie załącznika w dostępnym jej wątku, na przykład pliku DOCX lub PDF z warstwą tekstową.
W piątek Michał potrzebuje dokumentu z ustaleniami. Asystent AI przygotowuje treść, a aplikacja składa plik Word lub PDF do pobrania. Michał może omówić z zespołem te zastosowania AI w pracy biurowej i wskazać jedno miejsce do typowych pytań. Te zastosowania nie znoszą zasady, że przed wysłaniem firmowej treści do modelu trzeba ocenić jej zakres.
Granice programu trzeba znać przed włączeniem AI
Task Manager nie ma własnego modelu AI. Bez konta i klucza u dostawcy funkcje AI nie działają, choć sam program nadal obsługuje zadania i komunikację zespołu.
Asystent AI nie zastąpi wyszukiwarki: nawet z uprawnieniem do internetu odczytuje wskazany adres strony. Nie rozpozna też tekstu w PDF-ie będącym samym skanem, bo nie ma OCR, czyli funkcji odczytywania liter z obrazu. Nie czyta również starych plików DOC. Zewnętrzne pytania sprawdzaj więc w przeglądarce, a dokument do odczytu przez AI przygotuj w obsługiwanym formacie z tekstem.
Rozróżnij też warianty. W Standardzie Asystent AI korzysta z bieżącej rozmowy i źródeł, które wskażesz. W Pro dostępne są ponadto Poczta, Pliki, Baza wiedzy AI oraz szyfrowanie treści AES-256; Baza wiedzy AI pozwala Asystentowi znajdować informacje w wiedzy firmy. Szyfrowanie treści nie zatrzymuje wysyłki kontekstu do dostawcy modelu - przed wysłaniem program go odszyfrowuje. Pomoc w wyborze znajdziesz w porównaniu wariantów Standard i Pro.
Jutro spisz pięć rzeczy, które zespół wysyła do AI
Jutro zapytaj zespół o pięć rodzajów treści, z którymi ostatnio zwracał się do AI. Przy każdym zapisz, czy mógłby bez szkody trafić poza firmę, a obok wskaż miejsce do pytań o sprawy firmowe.
Dla firmy Michała Task Manager oznacza zadania i rozmowy na własnym serwerze, AI na kluczu firmy i dostęp ograniczony uprawnieniami. Licencja jest bezterminowa, bez abonamentu od użytkownika: wariant Standard w planie Starter dla maksymalnie 8 osób kosztuje 690 zł, a w planie Classic dla maksymalnie 20 osób - 1 490 zł. Cena obejmuje 12 miesięcy aktualizacji; później odnowienie jest opcjonalne. Zużycie AI firma opłaca osobno u dostawcy modelu.
Po spisaniu zasad zobacz, jak wygląda praca w programie: Demo.
Najczęstsze pytania
Czy pracownicy mogą używać ChatGPT w pracy?
Tak, możesz dopuścić ChatGPT do określonych zadań i ustalić, jakich treści zespół nie powinien do niego wklejać. Wskaż też miejsce do pytań o firmowe wątki, zamiast zostawiać pracowników z samym zakazem.
Czego nie wklejać do publicznego czatbota?
Nie wklejaj haseł, kluczy API, danych klientów, kosztorysów, warunków handlowych, umów ani dokumentów kadrowych. Zastosuj zasadę, że nie wysyłasz treści, której nie wysłałbyś nieznanej osobie spoza firmy.
Czy Asystent AI w Task Managerze wysyła treść poza firmę?
Tak, zapytanie z kontekstem trafia do wybranego dostawcy modelu na kluczu firmy. To, że dane aplikacji są na Twoim serwerze, nie oznacza, że model działa na tym serwerze.
Czy administrator widzi pytania pracowników do Asystenta AI?
Nie, wątki rozmów z Asystentem AI są prywatne, także wobec administratora. Administrator ustala natomiast, kto ma dostęp do funkcji AI.
Czy można ograniczyć, do czego sięga AI w Task Managerze?
Tak, Asystent AI korzysta z treści dostępnych dla pytającego użytkownika, a administrator włącza AI osobno w zadaniach, czatach i oknie Asystenta AI. Poczta jako źródło wiedzy jest domyślnie wyłączona, a dostęp do internetu wymaga osobnego uprawnienia.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
