Czym jest szyfrowanie danych w Task Managerze?
Szyfrowanie danych w Task Managerze to funkcja wariantu Pro, która zapisuje w bazie treść wiadomości, opisy zadań i maile jako szyfrogram AES-256-GCM zamiast zwykłego tekstu. Ktoś, kto zdobędzie samą kopię bazy - na przykład z kopii zapasowej hostingu - nie odczyta tych treści. Klucz leży w pliku .env na serwerze, poza bazą danych.
Szyfrowanie jest domyślnie wyłączone. Włącza je administrator w Ustawieniach → Zaawansowane → Szyfrowanie danych - tę sekcję widzi tylko konto administratora. W bazie zostaje jedynie ośmioznakowy skrót klucza, który pomaga porównać klucz na serwerze z zachowaną kopią.
Szyfrowanie chroni kopię bazy, ale nie zastępuje kontroli dostępu do kont i serwera. Gdyby ktoś zdobył razem z bazą także plik z kluczem, sytuacja byłaby inna. Hasła SMTP i skrzynek, klucze API dostawców AI, tokeny Kalendarza Google i sekrety webhooków n8n program szyfruje osobnym mechanizmem, w każdym wariancie.
Jak to działa?
- 01
treść wiadomości w zadaniach i czatach - także odpowiedzi Asystenta AI w wątku, wiadomości Agenta AI, wpisy z Automatyzacji i n8n oraz autoodpowiedzi o nieobecności,
- 02
opisy zadań, także założonych przez Automatyzacje i n8n,
- 03
pozycje dopisane do list to-do przyciskiem „+ Dodaj pozycję”,
- 04
komunikaty nieobecności (urlop, choroba),
- 05
treść maili w Poczcie.
Co zyskujesz?
Ty nie musisz zakładać najgorszego, gdy stara kopia zapasowa bazy trafi w niepowołane ręce. Jeśli szyfrowanie objęło też wcześniejsze wpisy, wiadomości, opisy zadań i maile są w niej nieczytelne, a klucza w bazie nie ma.
Na pytanie klienta, co zobaczy ktoś z kopią Waszej bazy, odpowiadasz konkretnie: wiesz, które treści są zaszyfrowane, a które jawne. Zespół wie, gdzie wpisywać to, co poufne.
Nie musisz pamiętać, kto i kiedy zmieniał ustawienia szyfrowania - każda taka zmiana zostaje zapisana z autorem, godziną i adresem.
Przykład z codziennej pracy
Biuro rachunkowe na 11 osób trzyma w zadaniach ustalenia z klientami: kwoty, terminy płatności, uwagi do deklaracji. Jeden z klientów pyta wprost: „Co zobaczy ktoś, kto wyniesie kopię waszej bazy z hostingu?”.
Właścicielka zaczyna nie od przełącznika, tylko od decyzji, gdzie firma przechowa kopię klucza i kto za nią odpowiada. Potem administrator generuje klucz, zapisuje kopię w firmowym menedżerze haseł, włącza szyfrowanie nowych danych i szyfruje istniejące wpisy. Zespół dostaje jedną zasadę: ustalenia trafiają do opisu i wiadomości, nie do jawnego tematu ani notatki.
Pół roku później ktoś gubi laptopa z kopią klucza. Administrator jeszcze raz szyfruje istniejące dane, bo wpisy systemowe zapisują się jawnie i bez tego rotacja może odmówić startu. Potem rotuje klucz i od razu zachowuje kopię nowego - drugi raz program go nie pokaże.
Najczęstsze pytania
Czy szyfrowanie danych jest w wariancie Standard?
Nie, to funkcja wariantu Pro. W Standardzie sekcji „Szyfrowanie danych” w Ustawieniach nie ma, więc szyfrowania nie da się włączyć. Hasła i klucze API program szyfruje osobnym mechanizmem w każdym wariancie. Ceny obu wariantów są w cenniku, w kwotach netto.
Co się stanie, jeśli zgubię klucz szyfrowania?
Bez klucza zaszyfrowanych treści nie odzyska nikt, także producent programu. Dlatego kopię klucza pobierasz zaraz po jego wygenerowaniu i trzymasz poza serwerem. Gdy na serwerze zabraknie pliku .env z kluczem, na przykład po przeniesieniu programu, zamiast treści zobaczysz „[Zaszyfrowane - brak klucza]” - wtedy przywracasz plik albo wpisujesz do niego klucz z kopii.
Czy szyfrowanie obejmuje tematy zadań, notatki i pliki?
Nie. Tematy zadań, nazwy czatów, notatki i rozmowy w oknie Asystenta AI zostają jawne. Pliki i załączniki leżą na dysku w oryginalnej postaci, a program wydaje je tylko osobom z dostępem.
Czy Asystent AI przeczyta zaszyfrowane wiadomości?
Tak, jeśli skonfigurujesz AI. Przed wysłaniem zapytania program odszyfrowuje potrzebną treść, więc szyfrowanie w bazie nie ogranicza tego, co trafia do wybranego dostawcy AI. Bez klucza AI nic do dostawcy nie trafia.
Czy po włączeniu szyfrowania działa wyszukiwarka?
Tak, ale treści zaszyfrowane sprawdza tylko wśród około 200 najnowszych wiadomości i około 200 zadań, więc starszego wpisu może nie znaleźć. Zawężanie listy zadań i czatów wpisaną frazą bierze pod uwagę tylko tematy, nazwy i treści niezaszyfrowane.