W środę Ola wraca z wyjazdu i otwiera czat „Ustalenia z klientem”: czeka tam 14 wiadomości z trzech dni. Zamiast odtwarzać rozmowę od początku, pyta Asystenta AI o decyzje, terminy i odpowiedzialnych. AI w pracy biurowej zaczyna się od takiej konkretnej sprawy.
AI w pracy biurowej ma sens tam, gdzie leży sprawa
Najłatwiej zacząć od czynności, przy których już masz pod ręką tekst: rozmowę, opis zadania albo załącznik. W Task Managerze pytasz Asystenta AI w tym samym wątku, zamiast kopiować ustalenia do osobnego czatu.
Samo polecenie „używaj AI” niewiele zmienia, jeśli przed każdym pytaniem musisz odtworzyć kontekst. W zadaniu lub czacie Asystent widzi treść dostępnego Ci wątku i jego załączniki. Gdy pracujesz w osobnym oknie Asystenta AI, przyciskiem „Źródła” możesz wskazać zadania, czat, notatkę, Workspace lub kalendarz. To Ty wybierasz, o jaką sprawę pytasz; Asystent nie dostaje dostępu do cudzych zadań tylko dlatego, że zna ich nazwy.
Zrób prosty test: wypisz pięć czynności z ostatniego tygodnia, które polegały głównie na czytaniu, przepisywaniu lub pilnowaniu. Nie wpisuj „wybór oferty dla klienta”. Wpisz „zebranie trzech ustaleń z rozmowy przed wyborem oferty”. Szerszą perspektywę dla właściciela firmy znajdziesz w tekście AI w firmie bez hype'u.
Jak przeczytać długi wątek i załącznik? Cztery czynności
Możesz poprosić Asystenta AI o podsumowanie rozmowy albo użyć trybu „Streść”, by skrócić osobno każdą wiadomość. Tryb „Ekspert” pokaże kwestie do doprecyzowania, a pytanie o załącznik pomoże znaleźć fragment dokumentu.
1. Podsumuj rozmowę. Ola w środę klika „Asystent AI” pod czatem i pisze: „Podsumuj ten wątek”. Dostaje ustalenia rozdzielone na decyzje, terminy i osoby odpowiedzialne. Pytanie oraz odpowiedź widzi tylko ona - przy odpowiedzi stoi plakietka „TYLKO DLA CIEBIE”. Nadal może zajrzeć do oryginalnych wiadomości, gdy ustalenie wymaga sprawdzenia.
2. Skróć wiadomości, nie zastępując ich jednym podsumowaniem. W czwartek Marek wybiera „Porządkuj”, a potem „Streść”. Każda wiadomość dostaje wersję w jednym lub dwóch zdaniach. Asystent przetwarza najpierw osiem najnowszych wiadomości; starsze możesz dodać przyciskiem „Uporządkuj starsze wiadomości (N)”. To podgląd na czas sesji, nie zmiana zapisanej rozmowy. Pod przetworzonym tekstem widnieje ostrzeżenie „AI może popełniać błędy”.
3. Zobacz pytanie, które mogło Ci umknąć. Marek przygotowuje się w piątek do rozmowy o makietach i wybiera tryb „Ekspert”. Przy wiadomościach pojawia się „Uwaga eksperta” - rada, ryzyko lub kwestia do doprecyzowania. Nie jest to decyzja za Marka. To powód, by przed rozmową sprawdził, czy klient określił kryterium wyboru makiety.
4. Zapytaj o załącznik. Gdy w zadaniu leży umowa w DOCX, możesz poprosić o wskazanie fragmentów dotyczących terminu. Asystent czyta też między innymi TXT, CSV, XLSX i PDF z tekstem; długi dokument pobiera w częściach. Nie odczyta starego binarnego DOC ani skanu PDF bez warstwy tekstowej, bo nie ma OCR, czyli rozpoznawania tekstu z obrazu. Przy takim skanie poproś o plik z tekstem albo wklej treść do pytania.
Jak pisać z AI i nadal sprawdzać tekst? Cztery czynności
Możesz poprawić własną wiadomość, przygotować szkic e-maila, przetłumaczyć odpowiedź lub złożyć treść w plik do pobrania. Każdy tekst sprawdzasz przed wysłaniem; w Task Managerze poprawka w edytorze nie wysyła wiadomości, a mail przygotowany przez Asystenta AI wymaga Twojego potwierdzenia.
5. Popraw własną wiadomość. We wtorek Kasia pisze do zespołu trzy akapity o zmianie terminu i klika różdżkę „Upiększ tekst” w edytorze. Funkcja poprawia język, zachowując akapity, listy i pogrubienia; nie dopisuje nowych faktów. Kasia czyta wynik, a jeśli woli pierwotne brzmienie, klika „Tekst upiększony - kliknij, aby cofnąć”. Nic nie trafia do rozmowy, dopóki sama nie wyśle wiadomości.
6. Przygotuj e-mail do klienta. W czwartek Kasia prosi o wiadomość z terminem przesłania makiet. Asystent pokazuje propozycję, którą może przeczytać i potwierdzić; sam maila nie wysyła. Wysyłka korzysta z Twojej podłączonej skrzynki w module Poczta, dostępnym wyłącznie w wariancie Pro. Bez podłączonej skrzynki Asystent poinformuje o jej braku i nie wyśle wiadomości.
7. Przetłumacz odpowiedź w jej własnym wątku. W piątek Ola czyta angielską wiadomość dotyczącą „Oferty dla klienta Nord” i prosi Asystenta AI o polską wersję. Tłumaczenie pojawia się jako prywatna odpowiedź przy tej rozmowie. Jeśli od jednego słowa zależy treść oferty, Ola sprawdza je jeszcze w oryginale.
8. Złóż treść w plik do pobrania. Zamiast przenosić podsumowanie zadania do dokumentu, poproś: „Przygotuj Word z podsumowaniem tego wątku”. Asystent pisze treść, a Task Manager składa plik DOCX i pokazuje przycisk „Pobierz …”. Dostępne są również PDF, XLSX i CSV; arkusze wymagają danych ułożonych w tabelę. Przed wysłaniem pliku sprawdź nazwiska, liczby i terminy.
Jak uporządkować opis i dane? Trzy czynności
AI może zamienić opis na checklistę, dane na tabelę, a zdanie na wypełniony formularz zadania. Sprawdzasz pozycje listy i liczby w tabeli, a pola nowego zadania poprawiasz przed kliknięciem „Zapisz”.
9. Zrób checklistę z opisu. W poniedziałek Magda otwiera zadanie „Projekt strony” i prosi: „Zrób z opisu zadania checklistę do odhaczania”. Asystent zwraca pięć pozycji; po wykonaniu dwóch pasek pokazuje „2 z 5 zrobione”. Lista z prywatnej rozmowy z Asystentem jest widoczna tylko dla Magdy. Gdy klikalna lista znajduje się w zwykłej wiadomości dostępnej zespołowi, zaznaczenia są wspólne i można sprawdzić, kto odhaczył punkt. Więcej o tym, co powinno być punktem, a co osobnym zadaniem, przeczytasz w tekście o checkliście w zadaniu.
10. Ułóż tabelę z danych. W środę właściciel pyta: „Zrób tabelę porównującą koszty Q1 i Q2”. Asystent może pokazać ją w odpowiedzi; jeśli ma powstać arkusz, prosisz następnie o Excel lub CSV. Najpierw jednak sprawdź, czy wskazałeś właściwe źródła. Pod ich listą widać pasek zajętości, a gdy model nie przyjmie całego wybranego kontekstu, Asystent powie, czego nie uwzględnił.
11. Przygotuj nowe zadanie z jednego zdania. W piątek Magda prosi w czacie: „Załóż zadanie: dosłać zdjęcia do oferty Nord, termin piątek, przypisz Marka”. Asystent otwiera tylko u niej okno „Dodaj zadanie” z wypełnionymi polami, w tym Workspace bieżącego wątku i terminem przeliczonym na datę. Magda może poprawić formularz. Zadanie powstanie dopiero po kliknięciu „Zapisz”; zamknięcie okna niczego nie tworzy.
Pilnowanie: przypomnienie, które idzie za terminem
Przypomnienie może być powiązane z terminem zadania, a nie tylko z raz wpisaną datą. Gdy zmienisz termin zadania w Task Managerze, przypięte do niego przypomnienie przesunie się razem z nim.
12. Przypnij przypomnienie do zadania. We wtorek Ola pisze: „Przypomnij mi o tym zadaniu dzień przed terminem”. Zapis następuje dopiero po kliknięciu „Tak, wykonaj” w oknie potwierdzenia. O wyznaczonej porze dostanie powiadomienie w aplikacji; jeśli termin zadania nie ma godziny, program przyjmuje 9:00. Zadania bez terminu nie da się pilnować w ten sposób - Asystent zaproponuje zwykłe przypomnienie. Limit wynosi 50 aktywnych przypomnień.
Jeśli chcesz dostać e-mail przy zamkniętej aplikacji, na serwerze musi działać CRON, czyli cykliczne zadanie uruchamiane przez hosting. Gdy CRON nigdy nie wystartował, aplikacja ostrzega o tym przy ustawianiu przypomnienia. Osobno możesz włączyć w Profilu codzienny skrót własnych zadań na dziś i po terminie; domyślna godzina to 8:00.
Poza listą 12 czynności jest jeszcze prywatna historia aktywności. Jest jeszcze pytanie, które wraca zwykle w piątek: co właściwie zrobiłam przez ostatnie dni? Jeśli włączysz prywatną historię aktywności, program zapisuje tytuły i odnośniki do tego, co tworzyłaś, zmieniałaś i przeglądałaś; ostatnie zdarzenia obejrzysz w Ustawieniach → Profil → Historia aktywności („Pokaż ostatnie zdarzenia”). Dziennik nie zapisuje treści wiadomości ani notatek, a wpisy starsze niż 90 dni są usuwane. Nikt poza Tobą, także administrator, nie widzi tej historii; jej skrót trafia jednak do skonfigurowanego dostawcy AI, gdy korzystasz z Asystenta. Szczegóły znajdziesz w tekście o historii aktywności i raporcie dnia pracy.
Których decyzji nie oddawać AI?
Nie oddawaj AI decyzji o priorytetach ani odpowiedzialności za poprawność informacji wysyłanych klientowi. Asystent pomaga odczytać materiał i przygotować działanie, lecz przy bardzo szerokim pytaniu może pobrać tylko kilka najbardziej pasujących elementów naraz.
Gdy odpowiedź ma dotyczyć konkretnej sprawy, wskaż ją w „Źródłach” zamiast pytać o „wszystko”. Sprawdź też wynik przed użyciem. Jeśli Asystent potwierdzi czynność, której faktycznie nie wykonał, Task Manager pokaże pod odpowiedzią żółty blok „Sprostowanie” z opisem rzeczywistego stanu.
Prywatność wątku nie oznacza, że zapytanie zostaje wyłącznie na Twoim serwerze. Treść pytania wraz z użytym kontekstem trafia do wybranego dostawcy modelu. Przed włączeniem AI w firmie ustal, które sprawy zespół będzie jej powierzał; dokładniej opisuje to tekst co trafia do dostawcy AI.
Od czego zacząć w małej firmie?
Zacznij od jednego zadania, w którym wynik łatwo porównać z oryginałem: streszczenia rozmowy albo poprawienia własnej wiadomości. Task Manager działa również bez AI, więc administrator może włączyć ją osobno dla zadań, czatów i okna Asystenta, zamiast zmieniać sposób pracy całej firmy naraz.
Administrator ma do wyboru OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude i xAI Grok. Firma podaje własny klucz API i płaci dostawcy modelu bez pośrednika oraz marży Task Managera. Jak podejść do tej konfiguracji, wyjaśnia tekst o własnym kluczu AI w firmie.
Dane aplikacji znajdują się na serwerze klienta, a licencja jest bezterminowa: płacisz jednorazowo za liczbę stanowisk, bez abonamentu od osoby. Obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, po których odnowienie jest opcjonalne. Dla planu Classic do 20 osób cena wynosi 1 490 zł w wariancie Standard albo 3 990 zł w Pro. Poczta i moduł Pliki należą do Pro; Asystent AI jest dostępny w obu wariantach.
Jutro otwórz najdłuższy wątek, który musisz przeczytać, i poproś: „Podsumuj ten wątek”. Porównaj odpowiedź z wiadomościami, zanim przekażesz komuś ustalenia. Jeśli szukasz dla zespołu miejsca, w którym AI pracuje przy zadaniach, dane aplikacji są na Twoim serwerze, a licencja nie nalicza opłaty za każdą osobę co miesiąc, zobacz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy za AI w pracy biurowej trzeba płacić osobno?
Tak - korzystając z AI w Task Managerze, płacisz wybranemu dostawcy modelu za użycie własnego klucza API. Sam Task Manager działa także bez AI i nie dolicza marży do zapytań.
Czy AI może sama wysłać maila albo założyć zadanie?
Nie - mail wymaga Twojego potwierdzenia, a zadanie powstaje dopiero po kliknięciu „Zapisz” w formularzu. Przypomnienie również wymaga zatwierdzenia przyciskiem „Tak, wykonaj”.
Czy inni zobaczą, o co pytam Asystenta AI w zadaniu?
Nie - pytanie i odpowiedź w prywatnym trybie widzi wyłącznie autor. Rozmowy w oknie Asystenta AI są prywatne także wobec administratora.
Czy Asystent AI przeczyta zeskanowaną umowę w PDF?
Nie - skan PDF bez warstwy tekstowej nie zostanie odczytany, ponieważ program nie ma OCR. PDF zawierający tekst oraz dokument DOCX mogą być źródłem odpowiedzi.
Czy tryb „Streść” zmienia wiadomości w czacie?
Nie - tryb „Streść” pokazuje przetworzoną wersję tylko na czas sesji. Oryginalne wiadomości pozostają nietknięte.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
