Anna prowadzi 12-osobową pracownię projektową w Gliwicach. W poniedziałek dostaje ofertę programu do zadań z ceną „za osobę miesięcznie”, więc mnoży ją przez 12 osób i 36 miesięcy. Zanim rozstrzygnie, abonament czy licencja jednorazowa, musi jeszcze doliczyć koszty, których nie widać na pierwszej fakturze: hosting, aktualizacje i czas administratora.
Abonament czy licencja jednorazowa - od czego zacząć?
Porównanie zacznij od 432 miesięcy użytkownika, czyli 12 osób pomnożonych przez 36 miesięcy. Dzięki temu oba modele policzysz dla tego samego zespołu i okresu.
Anna zapisuje w arkuszu prosty wzór:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S oznacza miesięczną cenę jednego płatnego konta. Jeśli na potrzeby ćwiczenia przyjmie umowną stawkę 25 zł, otrzyma 10 800 zł za 36 miesięcy. To liczba przykładowa, a nie cena konkretnego produktu.
Przy płatności rocznej rachunek działa podobnie. Zamiast 432 × S liczysz 3 × R, gdzie R oznacza roczny koszt całego zespołu. Częstotliwość wystawiania faktur nie zmienia okresu, za który płacisz.
W każdym wierszu trzymaj tę samą podstawę podatkową. Jeśli oferta abonamentowa podaje kwoty netto, licencję, hosting i czas administratora również licz netto. Mieszanie kwot netto i brutto potrafi przesunąć wynik bardziej niż różnica między modelami.
Abonament z cennika trzeba przełożyć na własny arkusz
Koszt abonamentu za konta liczysz jako liczbę płatnych miejsc pomnożoną przez stawkę i czas, a koszt pakietu - jako cenę całego planu za analizowany okres. Najpierw sprawdź w cenniku dostawcy, czy płacisz za aktywne konta, wykupione miejsca, minimalny pakiet czy cały plan.
Anna nie przepisuje więc tylko ceny widocznej dużą czcionką. Uzupełnia wszystkie pola, które mogą zmienić rachunek:
| Pozycja | Dane do sprawdzenia u dostawcy | Wpływ na rachunek |
|---|---|---|
| Jednostka rozliczenia | Aktywne konto, miejsce czy pakiet | Określa, przez co mnożysz cenę |
| Minimalna liczba miejsc | Czy można kupić dokładnie 12 | Może podnieść koszt ponad stan zespołu |
| Okres płatności | Miesiąc czy rok | Wpływa na przepływ pieniędzy, nie na okres analizy |
| Zmiana liczby kont | Od razu czy przy odnowieniu | Decyduje, kiedy spadnie lub wzrośnie rachunek |
| Dodatkowe moduły | Czy potrzebne funkcje są w planie | Może wymagać droższego wariantu |
| Wdrożenie i migracja | W cenie czy osobno | Powiększa koszt początkowy |
| Przechowywanie i kopie | Zakres usługi oraz dopłaty | Może dodać koszt cykliczny |
Jeśli do pracowni Anny dołącza trzynasta osoba, abonament za każde konto może wzrosnąć od następnego okresu rozliczeniowego. Przy pakiecie miejsc koszt zmieni się dopiero po przekroczeniu limitu. Dokładną zasadę sprawdź w cenniku lub umowie konkretnego dostawcy.
To samo dotyczy zmniejszenia zespołu. Sprawdź, czy liczba płatnych miejsc spada od razu, dopiero przy odnowieniu, czy pozostaje stała do końca umowy.
Rachunek Task Managera dla 12 osób obejmuje Classic, hosting i czas
Zespół 12 osób mieści się w planie Classic Task Managera, który obejmuje do 20 aktywnych stanowisk. Do rachunku trafia bezterminowa licencja oraz wybrane odnowienia aktualizacji. H oznacza koszt hostingu przez 36 miesięcy. A to czas administratora pomnożony przez jego stawkę godzinową.
W cenie licencji znajduje się 12 miesięcy dostępu do aktualizacji. Później możesz kupić roczne odnowienie albo dalej korzystać ze swojej zainstalowanej wersji bez dodatkowej opłaty. Brak odnowienia nie blokuje funkcji i nie zmienia programu w tryb tylko do odczytu.
| Wariant Classic | Licencja | Dwa roczne odnowienia | Suma za 3 lata przed H i A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Tabela pokazuje scenariusz z dostępem do nowych wersji przez pełne 3 lata. Odnowienia są opcjonalne, więc możesz też policzyć wariant bez nich albo tylko z jednym odnowieniem.
Standard i Pro nie są tym samym zakresem. Pro dodaje pięć modułów: Pocztę, Pliki, Automatyzacje, szyfrowanie treści AES-256 i bazę wiedzy AI. Anna porównuje wariant, którego jej pracownia faktycznie potrzebuje, zamiast zestawiać najtańszą licencję z rozbudowanym abonamentem.
Zdalna instalacja jest w cenie od planu Classic, dlatego Anna nie dodaje jej do arkusza jako osobnego kosztu. Kwota 299 zł dotyczy planu Starter. Opieka, czyli wgrywanie wersji z kopią, jest natomiast opcjonalną usługą za 199 zł miesięcznie i prowadzi się ją razem z aktywnym odnowieniem. Jeśli ją wybierasz, dopisz ją osobno, zamiast ukrywać w A.
Task Manager działa na serwerze klienta, dlatego H obejmuje hosting przez 36 miesięcy. Zwykły hosting współdzielony z PHP i bazą MySQL lub MariaDB wystarcza. Anna ma już serwer firmowej strony, więc dodatkowy H może być u niej bliski zeru, ale sprawdza to z administratorem zamiast zakładać z góry. Więcej warunków znajdziesz w opisie Instalacji na Twoim hostingu oraz licencji bezterminowej.
Próg opłacalności sprowadza porównanie do jednej stawki
Próg opłacalności to miesięczna cena jednego konta, przy której abonament i licencja kosztują tyle samo przez 3 lata. Gdy znasz H i A, obliczasz go jednym dzieleniem.
Dla wariantu Standard wzór wygląda tak:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Dla wariantu Pro:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Jeśli stawka S z oferty abonamentowej jest wyższa od wyniku, licencja kosztuje mniej w tym scenariuszu. Jeśli S jest niższa, tańszy okazuje się abonament. Równe wartości oznaczają remis finansowy na koniec 36. miesiąca.
Anna wpisuje do H pełny koszt serwera za 3 lata, a do A czas potrzebny na kopie i aktualizacje pomnożony przez własną stawkę godzinową. Nie traktuje swojej pracy jako darmowej tylko dlatego, że nie pojawia się na fakturze.
Trzynasta osoba nie zmienia ceny planu Classic
Plan Classic obejmuje do 20 aktywnych stanowisk, dlatego trzynasta, czternasta i piętnasta osoba nie zmieniają ceny licencji. Dopiero przekroczenie limitu wymaga klucza z wyższą liczbą stanowisk.
Stanowisko zajmuje wyłącznie aktywny użytkownik. Kiedy z pracowni Anny odchodzi grafik, administrator wyłącza przy jego koncie przełącznik „Aktywny”. Grafik nie może się zalogować, ale jego zadania i dane zostają, a wolne stanowisko można przydzielić nowej osobie.
Po wyczerpaniu limitu program blokuje dodanie lub aktywację kolejnego użytkownika i pokazuje komunikat o przekroczeniu limitu licencji. Zajętość sprawdzisz jako „Wykorzystane stanowiska: X / Y” oraz w Ustawienia → Zaawansowane → Licencja.
W tym samym obszarze administrator przypisuje osoby do workspace'ów i ustala prawa do dodawania zadań oraz czatów. Szczegóły pokazuje strona Użytkownicy i role.
Własny serwer ma koszty, których nie widać przy zakupie licencji
Do licencji na własnym serwerze dolicz hosting, kopie zapasowe i czas administratora. Uwzględnij też jednorazową migrację danych, przygotowanie zespołu oraz opcjonalne koszty AI, jeśli zamierzasz z niego korzystać.
Arkusz Anny zawiera osobne wiersze:
- hosting aplikacji przez 36 miesięcy,
- wykonywanie i sprawdzanie kopii zapasowych,
- czas poświęcony na aktualizacje,
- przeniesienie danych z poprzedniego programu,
- przygotowanie zespołu do pracy,
- opcjonalny klucz AI u wybranego dostawcy modelu.
Task Manager działa bez AI. Jeśli Anna je włączy, użyje własnego klucza OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok i zapłaci bezpośrednio dostawcy modelu, bez marży Task Managera.
W usłudze abonamentowej hosting aplikacji utrzymuje dostawca. Osobno sprawdź jednak migrację, przygotowanie pracowników, dodatkowe miejsce i dostępne dla Ciebie kopie. Migracja może pojawić się po obu stronach, bo przejście do programu abonamentowego również wymaga przeniesienia danych.
Aktualizacje zajmują czas administratora, więc trafiają do A
Na własnym serwerze aktualizacje uruchamia administrator, dlatego poświęcony na nie czas wpisujesz do A. Task Manager sam sprawdza dostępność wydań, ale nie instaluje ich bez działania człowieka.
Administrator dostaje powiadomienie o nowej wersji oraz widzi czerwoną kropkę przy ikonie ustawień. Nowe wydania pobiera i instaluje z poziomu programu, zwykle bez FTP. Pasek pokazuje migracje bazy, kopiowanie plików i finalizację, a na końcu pojawia się przycisk „Odśwież aplikację”. Ten przebieg pomaga Annie oszacować czas, który wpisze do A.
Pomoc techniczna przyda się, gdy hosting nie pozwoli programowi nadpisać plików. Wersje instaluje się kolejno. Przed pobraniem pojawia się ostrzeżenie o wykonaniu kopii bazy danych i folderu uploads/.
W piątek Anna zakłada w swoim arkuszu 20 minut na pojedynczą aktualizację wraz z kopią. To jej robocze założenie, nie deklarowany czas instalacji. Rzeczywisty wynik zapisze po pierwszych aktualizacjach i skoryguje A. Przebieg procesu opisuje strona Aktualizacje.
Tryb tylko do odczytu włącza problem z kluczem, nie brak odnowienia
Task Manager przechodzi w tryb tylko do odczytu, gdy klucz nie został wprowadzony, jest nieprawidłowy albo wygasł. Rezygnacja z odnowienia dostępu do nowych wersji nie unieważnia bezterminowej licencji i nie blokuje zapisu.
W trybie tylko do odczytu Anna może przeglądać zadania, czaty, wiadomości i pliki, lecz nie utworzy ani nie zmieni treści. Na dole ekranu pojawia się czerwony pasek. Po wpisaniu ważnego klucza zapis znów działa.
Status, liczbę stanowisk oraz pole „Ważna do” z datą albo wpisem „bezterminowo” administrator sprawdza w Ustawienia → Zaawansowane → Licencja. Gdy do końca ważności klucza zostaje 14 dni lub mniej, program pokazuje bursztynowe przypomnienie.
Przejście ze Standard na Pro polega na wpisaniu nowego klucza. Funkcje włączają się od razu, bez aktualizacji aplikacji. Dane Poczty, Plików i Automatyzacji nie są kasowane w planie Standard, a automatyzacje zostają wstrzymane i wracają po wpisaniu klucza Pro - bez ponownej konfiguracji.
Licencja nie wygrywa w każdym scenariuszu
Licencja jest tańsza tylko wtedy, gdy 432 × S przewyższa sumę licencji, wybranych odnowień, H i A. Jeśli wynik jest odwrotny, finansowo wygrywa abonament.
W trzyletnim rachunku Anny licencja wygrywa dopiero po przekroczeniu stawki granicznej obliczonej z jej H i A. Abonament może wypaść lepiej przy projekcie trwającym kilka miesięcy, częstych zmianach zatrudnienia albo braku osoby, która chce odpowiadać za aktualizacje i kopie. Warunkiem jest możliwość zmniejszania liczby płatnych kont zgodnie z zasadami konkretnej usługi.
Najpierw porównaj sumę w arkuszu. Potem sprawdź, gdzie będą przechowywane dane i kto odpowiada za kopie. Na końcu zestaw zakres funkcji, z których zespół rzeczywiście korzysta. Sam napis „bez abonamentu” nie zastępuje rachunku, podobnie jak niska cena miesięczna nie pokazuje kosztu 36 miesięcy.
Jutro przed pierwszą kawą wpisz do arkusza trzy liczby: S z oferty dostawcy, H za 36 miesięcy oraz A wycenione własną stawką godzinową. Wynik zobaczysz po jednym mnożeniu i jednym dzieleniu.
Sprawdź pracę na przykładowych zadaniach i workspace'ach w Demo.
Najczęstsze pytania
Abonament czy licencja jednorazowa - co opłaca się zespołowi 12 osób?
Tańszy jest model, który daje niższy koszt po 36 miesiącach: dla abonamentu liczysz 432 × S, a dla licencji sumujesz cenę licencji, wybrane odnowienia, H i A. Przykładowa stawka abonamentu 25 zł daje 10 800 zł, ale jest to wyłącznie liczba do pokazania wzoru, a nie cena konkretnego programu.
Jaki plan Task Managera obejmuje 12 osób?
Zespół 12 osób mieści się w planie Classic, który obejmuje do 20 aktywnych stanowisk. Stanowisko zajmuje aktywne konto, a jego dezaktywacja zwalnia miejsce bez usuwania danych i zadań użytkownika.
Czy po roku muszę odnowić aktualizacje Task Managera?
Nie, odnowienie dostępu do aktualizacji jest opcjonalne. Licencja jest bezterminowa, pierwsze 12 miesięcy aktualizacji otrzymujesz w cenie, a później możesz pracować dalej na swojej wersji bez blokowania funkcji.
Kiedy Task Manager przechodzi w tryb tylko do odczytu?
Tryb tylko do odczytu włącza się, gdy klucz nie został wprowadzony, jest nieprawidłowy albo wygasł. Nadal przeglądasz dane, ale nie zapisujesz zmian, dopóki administrator nie wprowadzi ważnego klucza.
Czy hosting trzeba doliczyć do ceny licencji jednorazowej?
Tak, jeśli uruchomienie programu podnosi koszt Twojego serwera. Do rachunku wpisz hosting za 36 miesięcy oraz czas potrzebny na kopie i aktualizacje, pamiętając, że Task Managerowi wystarcza zwykły hosting współdzielony z PHP i bazą MySQL lub MariaDB.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
