Firma zatrudniająca 12 osób może porównać ceny programów na podstawie pierwszej faktury, ale nie zobaczy wtedy kosztu utrzymania przez kilka lat. Rachunek za trzy lata uwzględnia 36 miesięcy korzystania, hosting, administrację oraz opcjonalny dostęp do kolejnych aktualizacji.
Najpierw policz koszt 432 miesięcy użytkownika
Jeśli dostawca rozlicza każde aktywne konto co miesiąc, dla 12 osób i 3 lat punktem wyjścia jest działanie:
12 osób × 36 miesięcy = 432 miesiące użytkownika.
Oznacz miesięczną cenę jednego stanowiska literą S. Koszt abonamentu wynosi wtedy:
Koszt abonamentu = 432 × S.
Jeśli S wynosi przykładowo 30 zł netto, otrzymujesz 12 960 zł netto. To umowne założenie pokazujące działanie wzoru, a nie cena konkretnego produktu.
Przy rozliczeniu rocznym oznacz roczną cenę jednego stanowiska literą R. Wtedy koszt wynosi 12 × 3 × R, czyli 36 × R. Liczba faktur nie ma tu znaczenia - dostawca może wystawiać je co miesiąc albo raz w roku, ale porównujesz koszt tego samego okresu użytkowania.
Wszystkie wartości w jednym rachunku muszą mieć tę samą podstawę podatkową. Jeśli S wpisujesz jako kwotę netto, przelicz na netto również licencję, hosting i płatne usługi. Jeśli analizujesz kwoty brutto, konsekwentnie używaj brutto w każdym wierszu.
Neutralny arkusz zastępuje założenia o „typowym abonamencie”
Zasady rozliczania usług różnią się między dostawcami. Jedna usługa może naliczać opłatę za aktywne konta, inna za wykupione miejsca, a kolejna wymagać minimalnej liczby stanowisk. Dlatego przed wpisaniem S uzupełnij krótki arkusz.
| Pozycja do sprawdzenia | Dane Twojego dostawcy | Wpływ na rachunek |
|---|---|---|
| Cena jednego stanowiska | miesięczna albo roczna | podstawa wzoru |
| Minimalna liczba stanowisk | liczba kont lub miejsc | może podnieść koszt małego zespołu |
| Okres rozliczeniowy | miesiąc albo rok | określa termin i wielkość płatności |
| Zmniejszenie liczby kont | zasady i termin zmiany | sprawdź, od kiedy spada naliczana kwota |
| Dodatki | osobno płatne funkcje | dodaj tylko potrzebne elementy |
| Migracja | koszt jednorazowy | dolicz po właściwej stronie porównania |
| Hosting i kopie zapasowe | zakres usługi | nie zakładaj, że każda pozycja jest w cenie |
W abonamencie naliczanym za każde konto trzynasta osoba podnosi koszt następnego rozliczanego okresu. Nie jest to jednak zasada każdego abonamentu. Jeśli płacisz za pakiet stanowisk, koszt może pozostać bez zmian do osiągnięcia limitu.
Podobnie wygląda zmniejszenie zespołu. Sprawdź w cenniku lub umowie, czy można obniżyć liczbę płatnych miejsc w trakcie okresu, dopiero przy odnowieniu, czy wcale w ramach danego planu.
Rachunek Task Managera dla 12 osób
Zespół 12 osób mieści się w planie Classic, obejmującym do 20 aktywnych stanowisk. Nie kupujesz oddzielnego konta dla każdej osoby, lecz licencję z określonym limitem użytkowników.
Task Manager ma bezterminową licencję w obrębie wersji 2.x. Cennik przewiduje również roczne odnowienie dostępu do aktualizacji. Odnowienie jest pozycją opcjonalną - rezygnacja z niego nie zmienia bezterminowej licencji 2.x w abonament i nie powoduje automatycznego przejścia aplikacji w tryb tylko do odczytu.
Do porównania można przyjąć scenariusz, w którym przez trzy lata kupujesz licencję na początku oraz dwa roczne odnowienia dostępu do aktualizacji na dwa kolejne okresy. Jeśli nie planujesz obu odnowień, usuń odpowiednią pozycję z własnego wzoru.
| Wariant | Licencja | Dwa opcjonalne odnowienia | Suma według cennika przed H i A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Do wybranego wariantu dodaj:
- H - koszt hostingu przez 36 miesięcy,
- A - koszt czasu poświęconego na administrację, aktualizacje i kontrolę kopii zapasowych.
Task Manager działa na serwerze klienta. Wystarcza zwykły hosting współdzielony z PHP oraz bazą MySQL lub MariaDB. Dane aplikacji znajdują się na tym serwerze, a wymagania opisuje strona Instalacja na Twoim hostingu.
Jeśli masz już odpowiedni serwer i nie generuje on dodatkowego kosztu, H może wynosić zero. Nie pomijaj jednak A tylko dlatego, że aktualizacją zajmuje się właściciel firmy. Jego czas również ma wartość.
Próg opłacalności dla Standard i Pro
Próg mówi, przy jakiej cenie miesięcznego abonamentu oba modele mają taki sam koszt w analizowanym okresie. Dla scenariusza obejmującego licencję, dwa odnowienia, hosting i administrację wzory wyglądają tak:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Przed wykonaniem działania sprowadź wszystkie kwoty do netto albo wszystkie do brutto. H i A muszą obejmować cały okres 36 miesięcy.
Jeśli cena abonamentu S jest wyższa od obliczonego S granicznego, licencja ma niższy koszt w przyjętym scenariuszu. Jeśli S jest niższa, tańszy jest abonament. Przy równej wartości koszt obu modeli jest taki sam.
Przykładowo, gdy z Twoich danych wynika S graniczne równe 24 zł netto, a rozważany abonament kosztuje umowne 30 zł netto za stanowisko miesięcznie, licencja ma niższy koszt przez trzy lata. Nie oznacza to, że będzie tańsza w każdym okresie ani przy innej liczbie osób.
Limit stanowisk nie rośnie przy każdej nowej osobie
W planie Classic limit wynosi do 20 aktywnych użytkowników. Dodanie trzynastej, czternastej lub piętnastej osoby nie zmienia ceny licencji, dopóki nie przekroczysz limitu planu.
Stanowisko zajmuje aktywny użytkownik. Gdy pracownik odchodzi, administrator może zdezaktywować jego konto. Taka osoba nie może się zalogować, ale jej dane i zadania pozostają w aplikacji, a stanowisko zwalnia się dla kolejnego pracownika.
Administrator może przypisywać użytkowników do poszczególnych przestrzeni Workspace i nadawać im uprawnienia do zarządzania przestrzenią, tworzenia zadań oraz zakładania czatów. Szczegóły pokazuje strona Użytkownicy i role.
Koszt licencji obejmuje więcej niż zakup programu
Do licencji na własnym serwerze dolicz pozycje, które rzeczywiście wystąpią w Twojej firmie:
- hosting przez cały analizowany okres,
- czas wykonywania i sprawdzania kopii zapasowych,
- czas administratora poświęcony na aktualizacje,
- migrację danych z obecnego programu,
- szkolenie zespołu,
- koszt opcjonalnego AI u wybranego dostawcy modelu.
W usłudze SaaS utrzymywanej przez dostawcę hosting aplikacji jest po jego stronie. Nie zakładaj jednak bez sprawdzenia, że cena obejmuje migrację, szkolenie, dodatkowe miejsce, wszystkie integracje albo kopie dostępne dla klienta. Każdą taką pozycję wpisz do arkusza zgodnie z ofertą wybranego dostawcy.
Migracji nie trzeba automatycznie dodawać tylko do licencji. Jeśli zmiana na usługę abonamentową również wymaga przeniesienia danych, koszt występuje po obu stronach albo różni się jedynie zakresem prac.
Większość aktualizacji Task Managera zainstalujesz bez FTP
Usługa SaaS utrzymywana przez dostawcę nie wymaga od klienta samodzielnego instalowania kolejnych wersji. Przy programie na własnym serwerze aktualizacje pozostają zadaniem administratora.
Task Manager sam sprawdza dostępność nowych wydań. Administrator widzi powiadomienie oraz wskaźnik w ustawieniach. Większość wersji można pobrać i zainstalować z poziomu aplikacji, bez FTP. Niektóre wydania wymagają ręcznego wgrania paczki, a aplikacja pokazuje wtedy odpowiednią instrukcję.
Przed aktualizacją należy wykonać kopię bazy danych i folderu załączników. Pobieranie listy wersji wymaga ważnego klucza licencyjnego. Proces instalacji opisuje strona Aktualizacje.
Odnowienie dostępu do aktualizacji jest pozycją handlową z cennika. Nie należy go utożsamiać z abonamentem za każdego użytkownika ani z sytuacją, w której klucz jest nieprawidłowy, wygasł lub nie został wprowadzony.
Co dzieje się przy braku lub nieprawidłowym kluczu
Licencja Task Managera jest bezterminowa w obrębie wersji 2.x. Status licencji pokazuje między innymi liczbę zajętych stanowisk, limit, firmę oraz datę ważności albo informację „bezterminowa”. Więcej informacji zawiera strona Licencja bezterminowa.
Tryb tylko do odczytu dotyczy sytuacji, gdy klucz nie został wprowadzony, jest nieprawidłowy albo wygasł klucz ograniczony terminem. Można wtedy przeglądać dotychczasowe zadania, czaty, wiadomości i pliki, ale nie można tworzyć ani zmieniać treści. Po wprowadzeniu ważnego klucza zapis jest ponownie dostępny.
W trybie tylko do odczytu historia pozostaje dostępna do przeglądania. Brak zakupu opcjonalnego odnowienia aktualizacji dla bezterminowej licencji 2.x nie oznacza automatycznie nieważnego klucza i nie powinien być opisywany jako przyczyna blokady zapisu.
Licencja jednorazowa nie jest tańsza w każdym scenariuszu
O wyniku decyduje działanie matematyczne, a nie sama nazwa modelu. Licencja ma niższy koszt w okresie trzech lat wtedy, gdy 432 × S jest większe od sumy licencji, wybranych odnowień, H i A.
Abonament może mieć niższy koszt w krótkim projekcie, jeśli dostawca pozwala kupić potrzebną liczbę stanowisk tylko na czas projektu. Może też reagować na spadek zatrudnienia, ale wyłącznie wtedy, gdy zasady usługi pozwalają odpowiednio szybko zmniejszyć liczbę płatnych kont.
Przed decyzją wpisz do arkusza własne S, H i A. Dodaj wyłącznie te odnowienia, dodatki oraz koszty migracji, które rzeczywiście planujesz. Potem porównaj nie tylko wynik, ale też miejsce przechowywania danych, obowiązki administratora i funkcje potrzebne zespołowi. Działanie programu na przykładowych zadaniach i przestrzeniach Workspace możesz sprawdzić w Demo.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje abonament dla 12 osób przez 3 lata?
Przy opłacie za każde konto pomnóż miesięczną cenę stanowiska przez 432. Przykładowe 30 zł netto daje 12 960 zł netto za cały okres.
Jaki plan Task Managera obejmuje 12 osób?
Dla 12 aktywnych użytkowników przeznaczony jest plan Classic, obejmujący do 20 stanowisk. Stanowisko zajmuje aktywne konto.
Czy odnowienie aktualizacji jest obowiązkowe?
Cennik przewiduje roczne odnowienie dostępu do aktualizacji jako opcjonalną pozycję. Bezterminowa licencja pozostaje licencją na wersję 2.x, a brak odnowienia nie powoduje automatycznego przejścia w tryb tylko do odczytu.
Kiedy aplikacja przechodzi w tryb tylko do odczytu?
Dzieje się tak, gdy klucza nie wprowadzono, klucz jest nieprawidłowy albo wygasł klucz ograniczony terminem. Dotychczasowe dane można wtedy przeglądać, ale nie można zapisywać zmian.
Czy hosting trzeba doliczyć do ceny licencji?
Tak, jeśli korzystanie z aplikacji powoduje dodatkowy koszt serwera. Do rachunku dodaj hosting przez 36 miesięcy oraz koszt czasu przeznaczonego na administrację i kopie zapasowe.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
