W środę Marek, właściciel biura rachunkowego na 11 osób, dostaje od klienta pytanie: „Co zobaczy ktoś, kto wyniesie kopię waszej bazy z hostingu?”. Szyfrowanie danych w programie do zadań może ukryć przed taką osobą treść wiadomości i opisów zadań - jeśli administrator objął nim także wcześniejsze wpisy.
Szyfrowanie danych w programie do zadań chroni kopię bazy, nie każde miejsce z danymi
Szyfrowanie treści w Task Managerze chroni przed odczytaniem wiadomości i opisów zadań przez kogoś, kto zdobył samą kopię bazy danych. Nie szyfruje całej zawartości aplikacji i nie zastępuje kontroli dostępu do kont oraz serwera.
Wyobraź sobie, że Marek dowiaduje się o udostępnieniu starej kopii bazy hostingu. Jeśli administrator włączył szyfrowanie i objął nim także wcześniejsze wpisy, zamiast treści objętych tym mechanizmem w bazie znajduje się szyfrogram AES-256-GCM, czyli zapis nieczytelny bez właściwego klucza. Klucz leży w pliku .env na serwerze, a nie w samej bazie. Gdyby ktoś zdobył również klucz, sytuacja byłaby inna - sama kopia bazy to nie to samo co kopia bazy wraz z plikami serwera.
Task Manager działa na hostingu klienta jako pliki PHP i baza MySQL, więc dane aplikacji leżą na Twoim serwerze. Administrator firmy włącza szyfrowanie w ustawieniach i przechowuje kopię klucza poza serwerem, na przykład w firmowym menedżerze haseł.
Osobno aplikacja wstrzymuje logowanie na 15 minut po pięciu błędnych hasłach do jednego konta; ogranicza też próby z jednego adresu IP do 20 nieudanych w 15 minut. Te mechanizmy dotyczą logowania, a nie odczytu wyniesionej bazy.
Co jest szyfrowane, a co pozostaje jawne?
Po włączeniu szyfrowania Task Manager zapisuje jako szyfrogram treść wiadomości, opisy zadań, dopisane pozycje list to-do, komunikaty nieobecności i treść maili w Poczcie. Nie szyfruje między innymi tematów zadań, nazw czatów i Workspace, notatek, plików ani rozmów w oknie Asystenta AI.
| Szyfrowane po włączeniu | Pozostaje jawne |
|---|---|
| Treść wiadomości w zadaniach i czatach, w tym odpowiedzi Asystenta AI zapisane w wątku, wiadomości Agenta AI, wpisy z Automatyzacji i n8n oraz autoodpowiedzi o nieobecności | Tematy zadań oraz nazwy czatów i Workspace |
| Opisy zadań, także utworzonych przez Automatyzacje i n8n | Notatki i pliki |
| Pozycje dopisane do list to-do przyciskiem „+ Dodaj pozycję” | Wpisy systemowe w wątku, na przykład informacja o zmianie statusu, terminu, nazwy zadania lub uczestników |
| Komunikaty o nieobecności, na przykład o urlopie lub chorobie | Rozmowy w oknie Asystenta AI, w tym pytania o maile w Poczcie, oraz plany Agenta AI |
| Treść maili w module Poczta | Tematy i nadawcy maili |
Różnica między odpowiedzią Asystenta AI w wątku zadania a rozmową w oknie Asystenta AI ma znaczenie: pierwsza należy do szyfrowanych wiadomości, druga pozostaje jawna. Odpowiedź na pytanie o mail może też cytować jego treść w nieszyfrowanej rozmowie. Plany Agenta AI mogą zawierać treść zaplanowanych wiadomości i maili, a nie są objęte tym szyfrowaniem.
Treść maili możesz szyfrować tak samo jak wiadomości, ale moduł Poczta jest dostępny wyłącznie w wariancie Pro. Niezależnie od omawianego przełącznika Task Manager zawsze szyfruje osobnym mechanizmem hasła SMTP, klucze API dostawców AI i sekrety webhooków n8n; dotyczy to również haseł skrzynek i tokenów Kalendarza Google.
Jak włączyć szyfrowanie, żeby nie zgubić dostępu do treści?
Szyfrowanie włącza administrator w sekcji Ustawienia → Zaawansowane → Szyfrowanie danych. Najpierw musi wygenerować klucz i pobrać jego kopię, dopiero potem włączyć szyfrowanie nowych danych oraz osobno zaszyfrować wpisy już zapisane.
Sekcję widzi tylko konto administratora. Kolejność ma znaczenie:
- Kliknij „Wygeneruj klucz szyfrowania”.
- Od razu kliknij „Pobierz kopię klucza” i zachowaj ją poza serwerem, na przykład w firmowym menedżerze haseł.
- Włącz „Szyfruj nowe dane” i kliknij „Zapisz”.
- Kliknij „Zaszyfruj istniejące dane”, żeby objąć także wcześniejsze wpisy.
Bez klucza zaszyfrowanych danych nie odzyska nikt, także producent programu. Dlatego nie odkładaj pobrania kopii na moment po migracji. Sam przełącznik działa na treści zapisywane od chwili włączenia; nie szyfruje wstecz całej historii. Narzędzie do wcześniejszych danych możesz zatrzymać przyciskiem „Zatrzymaj” i później wznowić, a licznik w ustawieniach pokazuje postęp osobno dla każdej grupy wpisów.
Jeśli kiedyś zechcesz trwale wyłączyć szyfrowanie, najpierw użyj „Odszyfruj wszystko”. Ta operacja zapisuje objęte nią treści z powrotem w bazie jako tekst jawny. Nie traktuj więc wyłączenia przełącznika jak sposobu na rozwiązanie problemu z brakującym kluczem.
Kiedy włączyć szyfrowanie, a kiedy najpierw przygotować klucz?
Włącz szyfrowanie, gdy w wiadomościach lub opisach zadań przechowujesz treści, których nie powinien ujawniać wyciek samej bazy danych. Najpierw przygotuj miejsce na kopię klucza i osobę odpowiedzialną za jej przechowanie; bez tego ryzykujesz utratę dostępu do zaszyfrowanych wpisów.
W środę Marek otwiera zadanie klienta: w temacie jest jego nazwisko, a w opisie - ustalenia. Po włączeniu szyfrowania i zaszyfrowaniu wcześniejszych wpisów opis będzie chroniony w samej kopii bazy, ale temat pozostanie jawny. Marek sprawdza jeszcze notatkę - jej treści ten przełącznik nie obejmuje.
Jeżeli w firmie nie ustaliliście jeszcze, gdzie trzymać kopię klucza, zacznij od tej decyzji, a nie od przełącznika. Podobnie przy porządkowaniu danych przeniesionych z innego narzędzia: sprawdź, co zapisujesz w opisach i wiadomościach, a co w polach pozostających jawnych. Szerzej opisujemy to w tekście o programie do zadań, RODO i własnym serwerze.
Po włączeniu szyfrowania starsze wpisy mogą umknąć wyszukiwarce
Wyszukiwarka Task Managera uwzględnia zaszyfrowaną treść, ale sprawdza ją wśród około 200 najnowszych wiadomości i około 200 zadań. Dlatego może nie znaleźć starszego wpisu, nawet gdy nadal możesz go otworzyć w odpowiednim wątku.
To ograniczenie zauważysz wtedy, gdy po kilku miesiącach spróbujesz odnaleźć słowo ukryte wyłącznie w dawnej wiadomości. Osobne zawężanie listy zadań i czatów wpisaną frazą bierze pod uwagę tematy, nazwy i treści niezaszyfrowane - nie przeszukuje w ten sposób zaszyfrowanych wiadomości. Jawny temat pomaga odnaleźć wątek, ale nie umieszczaj w nim informacji, którą chcesz ukryć przed posiadaczem kopii bazy.
Są też dwa komunikaty, które powinien znać administrator. „[Zaszyfrowane - brak klucza]” oznacza, że na serwerze brakuje pliku .env z kluczem, na przykład po przeniesieniu programu. Trzeba przywrócić plik albo wpisać do niego klucz z zachowanej kopii. „[Błąd deszyfrowania]” wskazuje, że wpis zaszyfrowano innym kluczem niż dostępny na serwerze; podpowiedź klucza w sekcji ustawień pomaga porównać go z kopią.
Rotuj klucz dopiero po zaszyfrowaniu wcześniejszych wpisów
Klucz możesz zmienić funkcją „Rotuj klucz”, na przykład gdy podejrzewasz, że jego kopia trafiła do niepowołanej osoby. Przed rotacją uruchom „Zaszyfruj istniejące dane”, ponieważ operacja wymaga, by objęte nią wpisy były zaszyfrowane.
Nowy klucz zobaczysz tylko raz, więc od razu zachowaj jego kopię. Podczas rotacji Task Manager nadal odczytuje wpisy nieprzepisane jeszcze na nowy klucz przy użyciu starego; ten pozostaje na serwerze wyłącznie do końca operacji. Jeśli ją przerwiesz, dokończysz ją przez „Kontynuuj rotację”. W tym czasie przełącznik szyfrowania i zwykła migracja są zablokowane.
Bywa, że rotacja odmawia startu, bo w międzyczasie przybyły jawne wpisy systemowe. Wtedy ponownie uruchom „Zaszyfruj istniejące dane” tuż przed rotacją. To kolejny powód, by przed zmianą klucza zajrzeć do liczników zamiast zakładać, że raz przeprowadzona migracja zamknęła temat.
Szyfrowanie bazy nie zatrzymuje treści wysyłanej do dostawcy AI
Przed wysłaniem zapytania do dostawcy AI Task Manager odszyfrowuje potrzebną treść. Zapytanie wraz z kontekstem trafia do dostawcy modelu skonfigurowanego przez administratora na kluczu API firmy, więc szyfrowanie bazy nie oznacza, że dane użyte przez AI pozostają wyłącznie na Twoim serwerze.
Administrator wybiera dostawcę w Ustawieniach AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Gdy AI jest wyłączone, do dostawcy modelu nic nie trafia. Poczta jako źródło wiedzy AI jest domyślnie wyłączona i wymaga osobnej decyzji administratora. Źródła wiedzy - zadania, kalendarz, workspace, notatki czy pliki - wskazuje sam użytkownik w swoim wątku Asystenta; administrator włącza AI osobno dla zadań, czatów i okna Asystenta, a Asystent widzi wyłącznie to, do czego pytający użytkownik ma dostęp. Szczegóły znajdziesz w artykule co trafia do dostawcy AI oraz w opisie zasady Twój model, Twój klucz.
Standard czy Pro? Szyfrowanie dostajesz w obu wariantach
Szyfrowanie treści działa zarówno w wariancie Standard, jak i Pro. Nie musisz wybierać Pro tylko po to, by szyfrować wiadomości i opisy zadań; Pro dodaje Pocztę, Pliki i Automatyzacje, a treść maili jest szyfrowana, jeśli korzystasz z Poczty i włączysz omawiany mechanizm.
Dla firmy Marka na 11 osób pytanie brzmi więc nie „ile kosztuje samo szyfrowanie?”, lecz „czy zespół potrzebuje Poczty i pozostałych funkcji Pro?”. Rozpisaliśmy tę decyzję w porównaniu wariantów Standard i Pro; aktualne kwoty sprawdzisz w cenniku Task Managera. Licencja jest bezterminowa, obejmuje 12 miesięcy aktualizacji i ma opcjonalne roczne odnowienie. Płacisz jednorazowo za plan odpowiadający liczbie stanowisk, a nie abonament za każdą osobę co miesiąc.
Jutro zacznij od miejsca na kopię klucza
Zanim administrator kliknie przełącznik, wyznacz osobę odpowiedzialną za klucz i ustal, gdzie firma przechowa jego kopię. Potem sprawdź z zespołem, czy informacje wymagające ochrony trafiają do szyfrowanych treści, a nie do jawnych tematów, notatek lub plików. Jeśli chcesz zobaczyć, jak Task Manager organizuje zadania i rozmowy na Twoim hostingu, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager domyślnie szyfruje wiadomości i opisy zadań?
Nie, szyfrowanie tych treści włącza administrator w Ustawieniach → Zaawansowane. Niezależnie od tego przełącznika szyfrowane są między innymi hasła SMTP, klucze API dostawców AI i sekrety webhooków n8n.
Co się stanie, jeśli zgubię klucz szyfrowania?
Bez klucza zaszyfrowanych danych nie odzyska nikt, także producent programu. Pobierz kopię od razu po wygenerowaniu klucza i trzymaj ją poza serwerem, na przykład w firmowym menedżerze haseł.
Czy po włączeniu szyfrowania zadziała wyszukiwarka?
Tak, ale zaszyfrowane treści sprawdza tylko wśród około 200 najnowszych wiadomości i około 200 zadań. Zawężanie listy frazą uwzględnia tematy, nazwy i treści niezaszyfrowane.
Czy Asystent AI może korzystać z zaszyfrowanych wiadomości?
Tak, gdy taka treść jest źródłem wiedzy wskazanym przez użytkownika: przed wysłaniem zapytania z kontekstem do skonfigurowanego dostawcy AI program odszyfrowuje potrzebną treść, a Asystent widzi wyłącznie to, do czego użytkownik ma dostęp. Przy wyłączonym AI nic nie trafia do dostawcy modelu.
Czy szyfrowanie danych w programie do zadań działa tylko w Pro?
Nie, szyfrowanie wiadomości i opisów zadań działa w Standardzie i w Pro. Moduł Poczta, którego treść maili także może zostać zaszyfrowana, jest dostępny w Pro.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
