W poniedziałek Marta z sześcioosobowej agencji szuka odpowiedzi na proste pytanie: kto przygotuje teksty na stronę? Zadanie ma w Notion, ale ustalenie padło w prywatnej rozmowie. Wybór „Notion czy Task Manager” sprowadza się dla niej do tego, czy chce dalej układać własny system pracy, czy mieć zadanie i rozmowę od razu w jednym wątku.
Notion czy Task Manager: projektować system czy zacząć od zadania?
Wybierz Notion, jeśli chcesz samodzielnie ułożyć strukturę pracy; wybierz Task Manager, jeśli potrzebujesz gotowych pól zadania i rozmowy przy nim. Notion pozwala też zacząć od szablonu, więc nie zawsze oznacza pracę od pustej strony.
W Notion zadania mogą być elementami bazy danych. Ustalasz właściwości, na przykład status i datę, a potem wybierasz widoki, filtry oraz sposób grupowania. Możesz połączyć bazy relacjami. Jeśli prowadzisz jednocześnie projekty, klientów i kalendarz publikacji, taka swoboda bywa dokładnie tym, czego szukasz. Ktoś musi jednak zdecydować, jak te elementy mają ze sobą współpracować.
W Task Managerze zakładasz zadanie w wybranym Workspace, czyli przestrzeni grupującej zadania i czaty. Wpisujesz temat, opis, termin i przypisane osoby; wybierasz priorytet normalny albo wysoki. Statusy są z góry ustalone: brak statusu, w trakcie, zrobione i anulowane. Nie dodasz własnej właściwości ani nie połączysz zadań relacją jak w bazie Notion.
W poniedziałek Marta przypisuje Magdzie „Teksty na stronę” z terminem na piątek. Na liście, Tablicy i w Kalendarzu kolor terminu działa według tej samej zasady: czerwony oznacza zadanie po terminie, niebieski na dziś, zielony w terminie, a szary zadanie bez terminu albo zamknięte. Nad listą kafle „Terminowe”, „Na dziś”, „Po terminie” i „Czat” pokazują liczby i jednocześnie filtrują pozycje. To gotowe reguły, nie widoki, które Marta musi zaprojektować.
Komentarz przy stronie czy rozmowa przy zadaniu?
Notion nadaje się do omawiania treści strony i konkretnych fragmentów dokumentu. Task Manager stawia na bieżącą rozmowę przypiętą do zadania albo czatu.
W Notion zostawiasz komentarz na stronie lub przy zaznaczonym fragmencie, odpowiadasz w dyskusji i możesz oznaczyć współpracownika. Przy redagowaniu oferty to wygodne: uwaga znajduje się obok zdania, którego dotyczy. Jeśli jednak w Twojej firmie ktoś szuka przede wszystkim ostatniej decyzji o terminie i odpowiedzialnym, sprawdź, czy zespół rzeczywiście zapisuje ją w komentarzach, a nie na osobnym czacie.
W Task Managerze Magda pisze we wtorek w wątku „Projekt strony”: „Do piątku wyślę dwa warianty sekcji hero”. Marta widzi wiadomość pod kartą zadania. Może odpowiedzieć ze wzmianką @, zacytować wpis albo zareagować „Patrzę”. Po powrocie do wątku linia „Nowe” wskazuje najstarszą nieprzeczytaną wiadomość.
Gdy ktoś przesunie termin zadania, wątek zapisze zmianę wraz z poprzednią wartością. Do wiadomości można dołożyć załącznik, a ikona „Pliki” w nagłówku wątku zbiera załączniki tego zadania również ze starszych wpisów. To pomaga odtworzyć ustalenia bez pytania współpracowników, którą wersję wysłali. Jeśli znasz ten problem z innych narzędzi, zobacz także porównanie Task Managera z Trello.
Notatki nie są drugą bazą danych
Notatki w Task Managerze służą do pisania dokumentów, checklist i ustaleń, a nie do budowania relacyjnych baz danych. Każda notatka pozostaje prywatna, dopóki sam jej nie udostępnisz. Przypisanie jej do Workspace pomaga filtrować listę, lecz nie daje dostępu członkom tej przestrzeni ani administratorowi.
Załóżmy, że w czwartek Marta zapisuje w Notatkach uwagi do rozmowy z klientem. Dopiero po sprawdzeniu treści udostępnia dokument Magdzie jako „Tylko podgląd”. Jeśli Magda ma dopisać poprawki, Marta zmienia poziom na „Może edytować”. Notatkę można również przypiąć do folderu zadania lub czatu, ale samo przypięcie nie ujawnia jej uczestnikom wątku.
Edytor zapisuje zmiany automatycznie po około sekundzie od przerwania pisania. W uwagach Marta odhacza sprawy na liście to-do, wkleja obraz makiety i umieszcza fragment kodu w bloku kodu. Później szuka ustaleń lupą - zarówno w tytułach, jak i w treści notatek. Notatkę wyeksportujesz do PDF, Word albo TXT. Więcej o tym, jak uporządkować własne dokumenty, pokazuje opis Notatek w Task Managerze.
Foldery Notatek i modułu Pliki są wspólne, ale Pliki należą do wariantu Pro. Jeśli Twoja firma potrzebuje własnych baz z relacjami, właściwościami i widokami, Notion ma tu przewagę. Notatek nie należy kupować z myślą, że zastąpią taką strukturę.
Notion AI jest w planie Business, a Asystent AI korzysta z Twojego klucza
Według cennika z 25 września 2026 r. pełny dostęp do Notion AI wiąże się z planami Business i Enterprise; Free oraz Plus oferują próbne możliwości AI. To ważna korekta wobec starszych opisów, które przedstawiają Notion AI jako osobny dodatek z jedną stałą ceną za użytkownika. Wybrane modele premium w Notion mogą wymagać dodatkowych kredytów. (notion.com)
Asystent AI w Task Managerze jest opcjonalny. Administrator podaje własny klucz API jednego z dostawców: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Firma rozlicza użycie bezpośrednio z dostawcą modelu; Task Manager nie dolicza marży. Bez klucza zadania, czaty i Notatki nadal działają.
W piątek Marta może wskazać Asystentowi AI jednocześnie dostępny czat i notatkę, a następnie zapytać, co ustalono z klientem. Asystent widzi tylko źródła, do których Marta ma dostęp. Jeżeli wskazany materiał przekroczy pojemność kontekstu modelu, pokaże, czego nie uwzględnił. Tak działa wybór źródeł dla Asystenta AI.
Własny serwer nie oznacza, że zapytanie AI zostaje wyłącznie na nim: treść pytania i potrzebny kontekst trafiają do wybranego dostawcy modelu. Asystent nie odczyta też skanu PDF bez warstwy tekstowej, bo nie ma OCR, czyli rozpoznawania tekstu z obrazu. To granice, które trzeba uwzględnić przed podłączeniem firmowych dokumentów.
Ile kosztują Notion i Task Manager przez trzy lata?
Dla dziesięciu osób przez 36 miesięcy Notion Plus kosztuje w tym rachunku 3420 EUR, a Notion Business 7020 EUR. Task Manager Standard / Classic kosztuje 1 490 zł bez odnowień albo 2 384 zł z dwoma rocznymi odnowieniami aktualizacji. Notion rozlicza płatne plany za członka zespołu, a Task Manager sprzedaje bezterminową licencję na określoną liczbę stanowisk. Samo zestawienie abonamentu z ceną licencji nie wystarczy: do Task Managera dolicz własny hosting, a przy korzystaniu z Asystenta AI także opłaty dostawcy modelu. Cennik Notion pokazuje plany Free, Plus, Business i Enterprise, z możliwością rozliczenia miesięcznego lub rocznego. (notion.com)
Poniższy rachunek zakłada dziesięć osób, 36 miesięcy i niezmienne stawki z cennika Notion sprawdzonego 25 września 2026 r. Stawka przyjęta dla Plus to 9,50 EUR miesięcznie za osobę, a dla Business - 19,50 EUR miesięcznie za osobę. To porównanie orientacyjne, a nie prognoza ceny: pomija podatki, zmiany cennika i ewentualne różnice wynikające z wybranego sposobu rozliczenia. (notion.com)
| Wariant dla 10 osób | Rachunek za 3 lata przy przyjętych założeniach | Poza rachunkiem |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | Pełny dostęp do Notion AI nie jest ujęty w Plus. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | Część użycia AI podlega ograniczeniom, a wybrane modele premium mogą wymagać kredytów. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł jednorazowo bez odnowień albo 2 384 zł z dwoma rocznymi odnowieniami aktualizacji | Hosting i ewentualne użycie własnego klucza AI. |
Kwoty Notion są w euro, a kwoty Task Managera w złotych, więc nie odejmuj jednego wiersza od drugiego bez przyjęcia kursu walut. W Task Managerze pierwsze 12 miesięcy aktualizacji obejmuje cena licencji. Później możesz odnowić dostęp do nowych wersji albo pozostać przy swojej wersji bez dalszej opłaty licencyjnej. Szczegółowo rozpisaliśmy ten model w rachunku abonamentu i licencji jednorazowej.
Starter obejmuje do 8 osób, więc dla dziesięcioosobowego zespołu najmniejszym pasującym planem Task Managera jest Classic (do 20 osób). Jeśli potrzebujesz Poczty, Plików lub Automatyzacji, porównuj już wariant Pro / Classic za 3 990 zł, nie Standard / Classic. Na własnym hostingu potrzebujesz PHP 8.1+ i MySQL lub MariaDB; zwykły hosting współdzielony wystarcza. Instalacja polega na wgraniu plików i przejściu pięciu ekranów instalatora w przeglądarce.
Zostać przy Notion czy zmienić narzędzie?
Zostań przy Notion, jeśli własne bazy, relacje i widoki są częścią sposobu pracy Twojej firmy. Rozważ Task Manager, jeśli ważniejsze są dla Ciebie gotowe zadania z rozmową, dokumenty udostępniane konkretnym osobom i dane aplikacji na Twoim serwerze. Żaden z tych wyborów nie naprawi jednak ustaleń, których zespół nigdzie nie zapisuje.
Notion będzie mocnym wyborem dla firmy, która prowadzi w jednym systemie treści, projekty i inne powiązane rejestry. Pozwala też publikować strony w sieci. Task Manager nie oferuje własnych baz z relacjami, projektowanych samodzielnie właściwości i widoków ani publicznego publikowania stron. Nie ma również opisanej funkcji importu z Notion, więc zmiany narzędzia nie planuj jako automatycznego przeniesienia archiwum. (notion.com)
Jutro wypisz pięć spraw, przy których w tym tygodniu padło pytanie „na czym stanęliśmy?”. Sprawdź, czy odpowiedź leży przy zadaniu, czy trzeba szukać jej w czyjejś prywatnej rozmowie. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda pierwszy wariant, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Notion czy Task Manager - co wybrać do zadań w małej firmie?
Wybierz Task Manager, jeśli chcesz od razu pracować na zadaniach ze statusem, terminem i rozmową przy każdym z nich. Wybierz Notion, jeśli potrzebujesz samodzielnie projektować bazy, właściwości i widoki dla różnych rodzajów pracy.
Czy Task Manager całkowicie zastąpi Notion?
Nie, Task Manager nie zastąpi własnych baz danych z relacjami, projektowanych widoków ani publikowania stron w sieci. Może natomiast przejąć bieżące zadania, rozmowy zespołu i dokumenty robocze.
Czy da się automatycznie przenieść dane z Notion do Task Managera?
Nie ma opisanej funkcji importu z Notion do Task Managera. Zaplanuj osobne utworzenie potrzebnych zadań i Notatek, zaczynając od spraw, nad którymi zespół obecnie pracuje.
Ile kosztuje Notion AI w porównaniu z Asystentem AI?
Według cennika z 25 września 2026 r. Notion AI jest dostępne w Business i Enterprise, podczas gdy Free oraz Plus oferują próbne możliwości AI; wybrane modele premium mogą zużywać dodatkowe kredyty. Asystent AI w Task Managerze korzysta z własnego klucza klienta, a użycie modelu rozliczasz bezpośrednio z jego dostawcą. (notion.com)
Czy notatkę przypisaną do Workspace widzi cały zespół?
Nie, przypisanie do Workspace jest etykietą do filtrowania, a nie udostępnieniem. Notatkę widzą jej właściciel i osoby, którym właściciel przyznał dostęp „Tylko podgląd” albo „Może edytować”.
Źródła
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (dostęp: 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (dostęp: 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (dostęp: 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (dostęp: 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (dostęp: 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (dostęp: 2026-09-25).
- Task Manager, Funkcje: Notatki - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (dostęp: 2026-09-25).
- Task Manager, Funkcje: Zadania - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (dostęp: 2026-09-25).
- Task Manager, Funkcje: Asystent AI - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (dostęp: 2026-09-25).
- Task Manager, Cennik - https://taskmanager.pl/#cennik (dostęp: 2026-09-25).
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
