Marta prowadzi dziewięcioosobowe biuro podróży. W poniedziałek otwiera arkusz „ZADANIA 2026”, potem Gmaila, żeby sprawdzić, czy Kasia dostała nowe ustalenia od klienta. Firma ma już Google Workspace - po co jej jeszcze program do zadań?
Google Workspace zostaje tam, gdzie zespół pisze i spotyka się
Google Workspace zostaw do poczty, współtworzonych dokumentów, arkuszy, plików i spotkań wideo. Task Manager nie zastępuje tych usług: nie ma edytora arkuszy ani odpowiednika Meet. (workspace.google.com)
Jeśli Kasia i Marta wspólnie poprawiają ofertę w Dokumentach Google, nie ma powodu przenosić samego dokumentu. Podobnie z arkuszem, w którym firma liczy marżę wycieczek. Osobne pytanie brzmi: gdzie zapisać, kto ma wysłać ofertę, na kiedy i co klient zmienił po ostatniej rozmowie?
Google ma na to własne odpowiedzi. Zadanie z datą pojawia się w Kalendarzu Google, z wiadomości w Gmailu można utworzyć zadanie, a w przestrzeni Google Chat można przydzielić zadanie innej osobie. Zanim kupisz kolejny program, sprawdź, czy te funkcje rozwiązują problem Twojego zespołu.
Arkusz pokazuje termin. Co się stało z zadaniem, sprawdzasz gdzie indziej
Arkusz wystarcza, gdy potrzebujesz zestawienia spraw i ktoś pilnuje jego aktualności. Zmianę terminu i poprzednią datę sprawdzisz w wątku zadania Task Managera; jeśli ustalenia zapadły przez telefon, sam wiersz arkusza nie pokaże Ci ich przebiegu.
W poniedziałek Marta wpisuje: „Oferta dla Nord - Kasia - piątek”. W środę klient zmienia kierunek wyjazdu, Kasia dostaje nowe wyceny, a termin przesuwają przez telefon. W piątek komórka z datą pokazuje już poniedziałek, lecz Marta musi zapytać, skąd wzięła się zmiana.
W Task Managerze zakładasz zadanie z tematem, opisem, przypisanymi osobami, priorytetem i terminem. Status zmieniasz z listy. Marta widzi czerwony termin sprawy po czasie, niebieski termin na dziś i zielony termin przyszłej pracy. Kafle nad listą pozwalają jej wyświetlić zadania na dziś lub po terminie.
Różnicę widać po otwarciu zadania. Wiadomości, wzmianki i załączniki są przy jego karcie, a wpis systemowy zachowuje informację, kto przesunął termin i jaka data obowiązywała wcześniej. Zamiast pytać „dlaczego w arkuszu jest poniedziałek?”, czytasz wątek. Zobacz też, jak działa rozmowa przy zadaniu.
Ilustracja pokazuje rozmowę z listą to-do; sprawę Marty prowadzisz w wątku zadania.
Google Tasks pomaga także zespołowi, ale pracę układa inaczej
Google Tasks nie jest już tylko osobistą listą: zadania można przydzielać w przestrzeniach Google Chat oraz, w odpowiednich planach, w Dokumentach Google. Zadanie przydzielone Tobie trafia również na Twoją listę, a zadanie z datą i godziną może pojawić się w Kalendarzu Google. (support.google.com)
To dobra droga, jeśli zespół ustala wszystko w jednej przestrzeni Chat albo bezpośrednio w dokumencie. Google opisuje powiadomienia o przydzieleniu i ukończeniu zadania. Jeśli masz dostęp do przestrzeni lub dokumentu, możesz też sprawdzić ich historię. W Google da się przydzielić pracę i sprawdzić, kto ją zakończył. (support.google.com)
Task Manager wybierasz z innego powodu: zadanie ma własny wątek, statusy „W trakcie”, „Zrobione” i „Anulowane”, priorytet oraz wpis o zmianie terminu z poprzednią wartością. W środę Kasia odhacza „Zebrać wyceny hoteli” na liście to-do w opisie. Marta widzi postęp „2 z 4 zrobione” i awatar osoby, która zaznaczyła punkt. Nie musi szukać tej informacji między dokumentem a czatem.
Google Workspace i program do zadań: co zostaje po której stronie?
Google Workspace pozostaje zestawem narzędzi do poczty, dokumentów i współpracy, a Task Manager może przejąć prowadzenie zadań zespołu. Poniższe zestawienie nie zakłada rezygnacji z żadnej usługi Google. (workspace.google.com)
| Sprawa | Google Workspace | Task Manager |
|---|---|---|
| Dokumenty i arkusze | Dokumenty i Arkusze Google ze współpracą nad plikami | Notatki i załączniki; bez edytora arkuszy |
| Poczta i spotkania | Gmail i Meet | Poczta przez IMAP/SMTP w wariancie Pro; bez odpowiednika Meet |
| Przydzielanie zadań | Tasks, także zadania współdzielone w Chat i Dokumentach | Zadania z przypisanymi osobami, statusami, priorytetem i terminem |
| Rozmowa o pracy | Wiadomości w Chat, komentarze w dokumentach, Gmail | Wątek bezpośrednio przy zadaniu, ze wzmiankami i załącznikami |
| Kalendarz | Kalendarz Google | Kalendarz z zadaniami, wydarzeniami i nieobecnościami; połączenie z Kalendarzem Google |
| Dane aplikacji | Usługi i infrastruktura Google | Pliki aplikacji i baza danych na serwerze klienta |
| Rozliczenie | Opłata za użytkownika miesięcznie | Bezterminowa licencja z limitem stanowisk |
Wiersz o danych nie oznacza, że dodanie Task Managera przenosi firmową pocztę lub dokumenty z Google. Oznacza tylko, że dane samej instalacji Task Managera znajdują się na Twoim hostingu, podczas gdy usługi Google działają w infrastrukturze Google.
Kalendarza Google nie trzeba porzucać - trzeba go połączyć
Kalendarz Google może nadal służyć Ci do spotkań, a Task Manager pokaże jego wydarzenia obok zadań i nieobecności zespołu. Zmiany wydarzeń synchronizują się w obie strony: te z Google pojawiają się w Task Managerze co kilka minut, a edycja w Task Managerze zapisuje się w Google.
Połączenie jest osobiste. Gdy Marta podłączy swój kalendarz, wydarzenia z niego widzi w Task Managerze tylko ona, nie całe biuro. Może też połączyć kilka kont. Jeśli właśnie zmieniła spotkanie w Google i chce pobrać zmianę bez czekania, używa ikony synchronizacji w Kalendarzu.
Jest warunek techniczny: administrator musi wcześniej utworzyć poświadczenia OAuth w Google Cloud i wpisać Client ID oraz Client Secret w ustawieniach Task Managera. OAuth to sposób, w jaki Google udziela aplikacji dostępu do kalendarza za zgodą właściciela konta. Potem każda osoba podłącza własne konto i wybiera kalendarz. Przebieg opisuje instrukcja połączenia Kalendarza Google.
Rozłączenie konta usuwa z Task Managera wydarzenia zaimportowane z tego połączenia, ale nie usuwa ich z Google. Pamiętaj też, że edycja lub usunięcie połączonego wydarzenia w Task Managerze zapisuje tę zmianę również w Kalendarzu Google.
Poczta obok zadania pomaga, ale nie udostępnia maila zespołowi
Kasia nie zobaczy maila Marty tylko dlatego, że Marta powiąże go z zadaniem, do którego obie mają dostęp. Powiązanie służy do przechodzenia między mailem a zadaniem, nie do udostępniania korespondencji.
W wariancie Pro moduł Poczta pozwala podłączyć skrzynkę IMAP/SMTP, również Gmaila. IMAP służy do odbierania wiadomości, a SMTP do ich wysyłania; przy podłączaniu Gmaila instrukcja Task Managera wymaga hasła aplikacji i włączonego IMAP.
W czwartek na skrzynkę Marty przychodzi pytanie od Nord. Marta może powiązać wątek mailowy z zadaniem „Oferta dla klienta Nord”, żeby przechodzić między nimi. To jednak skrót nawigacyjny, nie udostępnienie korespondencji. Jeśli Kasia ma poznać ustalenia, Marta wpisuje je do wątku zadania. Więcej o tym rozdziale pracy znajdziesz w tekście jak ogarnąć maile w zespole.
Każda podłączona skrzynka jest prywatna, również wobec administratora aplikacji. Task Manager nie kasuje wiadomości z serwera pocztowego, a odłączenie skrzynki usuwa lokalną kopię w programie. Gmail może więc nadal być firmową pocztą; Pro zmienia miejsce, z którego Marta ją czyta, nie dostawcę poczty.
Rachunek porównuj jako dwa różne zakupy
Google Workspace rozlicza konta użytkowników, a Task Manager licencję na określoną liczbę stanowisk. Nie odejmuj więc ceny jednego od drugiego tak, jakby oba produkty dostarczały ten sam zestaw usług. (workspace.google.com)
Na polskiej stronie z cennikiem Google 20 października 2026 r. widniała cena 31,50 zł netto za użytkownika miesięcznie dla planu Google Workspace Business Starter przy zobowiązaniu rocznym. (workspace.google.com) Dla dziewięciu osób mechanika rachunku to 9 × cena miesięczna × liczba miesięcy. Przed zakupem sprawdź kwotę końcową i podatek w zamówieniu; promocje i sposób rozliczenia mogą zmienić ofertę. (workspace.google.com)
Task Manager dla dziewięcioosobowego zespołu mieści się w planie Classic, do 20 osób. Licencja Standard Classic kosztuje 1 490 zł, a Pro Classic 3 990 zł. Obejmuje 12 miesięcy aktualizacji; później możesz dalej korzystać z posiadanej wersji albo odnowić aktualizacje - w Standard Classic za 447 zł rocznie. To nie jest abonament naliczany za każdą osobę co miesiąc.
Do własnego rachunku dodaj hosting. Jeśli chcesz używać Asystenta AI, potrzebujesz też własnego klucza u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok i płacisz dostawcy modelu bez marży Task Managera. Program działa również bez AI. Rozpisany sposób liczenia znajdziesz w rachunku kosztu programu do zadań przez trzy lata.
Jeśli biuro Marty potrzebuje Gmaila, dokumentów i Meet, nadal będzie płacić za Google Workspace. Zakup Task Managera oznacza wtedy dodatkowy koszt za inny sposób prowadzenia zadań, a nie automatyczną oszczędność na Google.
Własny serwer daje kontrolę, ale dodaje obowiązek
Task Manager instalujesz na swoim hostingu i sam odpowiadasz za utrzymanie tego środowiska. Potrzebuje PHP 8.1 lub nowszego oraz MySQL albo MariaDB; wystarcza hosting współdzielony. To inny układ niż logowanie do usługi Google i opłacanie kolejnych kont.
Instalator działa w przeglądarce, a aktualizacje uruchamiasz z poziomu ustawień aplikacji - nie instalują się bez udziału administratora. W planie Classic zdalna instalacja jest ujęta w cenie; w Starterze jest osobną usługą za 299 zł. Jeśli nie chcesz zajmować się hostingiem, uwzględnij ten obowiązek przed wyborem, a nie po przeniesieniu zadań.
Także własny serwer nie oznacza, że każda informacja zawsze na nim pozostaje. Gdy włączysz Asystenta AI, zapytanie wraz z użytym kontekstem trafi do wybranego dostawcy modelu na Twoim kluczu. Jeśli firma pracuje bez AI, ta część połączenia nie jest potrzebna.
Jutro przenieś jedną sprawę, nie całą firmę
Nie musisz od razu przebudowywać pracy dziewięciu osób. W środę wybierz jedną aktywną sprawę z arkusza, utwórz dla niej Workspace i trzy zadania z osobami oraz terminami. Ustalenia dotyczące tych zadań zapisuj w ich wątkach, a ofertę nadal pisz w Dokumentach Google. Po tygodniu sprawdź, czy na pytanie „kto przesunął termin i dlaczego?” odpowiada już samo zadanie. Jeśli chcesz najpierw zobaczyć układ programu, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager zastąpi nam Gmaila i Dysk Google?
Nie. Gmail, Dysk, Dokumenty, Arkusze i Meet mogą zostać w Google; Task Manager służy do prowadzenia zadań i rozmów zespołu, a wariant Pro pozwala podłączyć istniejącą skrzynkę przez IMAP/SMTP. (workspace.google.com)
Czy da się widzieć wydarzenia z Kalendarza Google w Task Managerze?
Tak, po połączeniu konta zobaczysz wydarzenia z Google w Kalendarzu Task Managera, a ich zmiany będą synchronizowane w obie strony. Administrator musi wcześniej skonfigurować poświadczenia OAuth; zaimportowane wydarzenia widzi tylko właściciel połączonego konta.
Czy Google Tasks wystarczy małej firmie?
Google Tasks może wystarczyć, jeśli zadania przydzielane w Google Chat lub Dokumentach odpowiadają sposobowi pracy Twojego zespołu. Jeśli potrzebujesz osobnego wątku przy każdym zadaniu, statusów, priorytetu i zapisu poprzedniego terminu, sprawdź Task Manager. (support.google.com)
Ile kosztuje program do zadań obok Google Workspace?
Task Manager wymaga osobnej opłaty za licencję z limitem stanowisk, a Google Workspace nadal nalicza opłaty za używane konta. Do rachunku za Task Manager dodaj hosting oraz, jeśli włączysz Asystenta AI, koszt wybranego dostawcy modelu; odnowienie aktualizacji po 12 miesiącach jest opcjonalne. (workspace.google.com)
Czy po podłączeniu Task Managera nasze dane przestaną być u Google?
Nie: poczta, dokumenty i pozostałe dane usług Google zostają tam, gdzie korzystasz z tych usług. Dane aplikacji Task Manager znajdują się na Twoim serwerze, a przy użyciu Asystenta AI zapytanie z kontekstem jest wysyłane do dostawcy modelu na Twoim kluczu.
Źródła
- Task Manager, karta faktów i instrukcje „Zadania”, „Kalendarz Google - połączenie krok po kroku” oraz „Poczta”, przekazane do redakcji (dostęp: 2026-10-20).
- Task Manager, Funkcje: Zadania - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (dostęp: 2026-10-20).
- Task Manager, Funkcje: Kalendarz Google - https://taskmanager.pl/funkcje/kalendarz-google (dostęp: 2026-10-20).
- Task Manager, Funkcje: Poczta - https://taskmanager.pl/funkcje/poczta (dostęp: 2026-10-20).
- Task Manager, Cennik - https://taskmanager.pl/#cennik (dostęp: 2026-10-20).
- Google Workspace, „Porównanie abonamentów elastycznych” - https://workspace.google.com/pricing?hl=pl (dostęp: 2026-10-20).
- Google Workspace, polska strona z cennikiem - https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html (dostęp: 2026-10-20).
- Google Tasks - Pomoc, „Learn about Google Tasks” - https://support.google.com/tasks/answer/7675772 (dostęp: 2026-10-20).
- Google Tasks - Pomoc, „Get started with shared tasks” - https://support.google.com/tasks/answer/11549608 (dostęp: 2026-10-20).
- Google Workspace - Pomoc, „Choose a geographic location for your data” - https://support.google.com/a/answer/14310028 (dostęp: 2026-10-20).
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
