Czym jest synchronizacja z kalendarzem Google?
Synchronizacja z kalendarzem Google pozwala zobaczyć spotkania z Google obok zadań i terminów w Kalendarzu Task Managera. Nie musisz składać planu dnia z dwóch terminarzy. Zmiany działają w obie strony: przesunięcie spotkania w Task Managerze zapisuje się od razu w Google. Zmiany z Google program pobiera co kilka minut, gdy ktoś korzysta z aplikacji.
Nowe wydarzenia utworzone w Task Managerze też mogą trafiać do Google. Przy pierwszym podłączonym kalendarzu eksport włącza się automatycznie. Program wysyła wtedy także przyszłe wydarzenia, które nie zostały jeszcze wysłane. Przy kilku połączeniach możesz wybrać inne konto jako cel eksportu. Cel eksportu może być tylko jeden - włączenie go dla jednego połączenia wyłącza go dla pozostałych.
Połączenie jest osobiste. Wydarzenia ze swojego Google widzisz wyłącznie Ty. Możesz podpiąć kilka kont, na przykład firmowe i prywatne. Każde ma własny wybrany kalendarz, okno importu i przycisk „Rozłącz”.
Jak wygląda podłączenie i co dzieje się potem?
Administrator zakłada projekt w konsoli Google Cloud i pobiera Client ID oraz Client Secret. Wkleja je w Ustawienia → Zaawansowane → Kalendarz Google (OAuth). Program pokazuje tam adres przekierowania kończący się na /api/gcal/oauth-callback. Trzeba wpisać go w Google Cloud co do znaku, inaczej przy łączeniu konta pojawi się błąd „redirect_uri_mismatch”. To konfiguracja dla całej firmy. Potem każdy pracownik wchodzi w Ustawienia → Profil → Kalendarz Google, wybiera „Połącz konto Google”, zgadza się na dostęp i wskazuje kalendarz do importu.
Domyślny import obejmuje okres od 30 dni wstecz do roku w przód. Okno można zmienić osobno dla każdego połączenia. Google rozwija cykle wydarzeń, które następnie pojawiają się w Task Managerze. Przyszłe wydarzenia przypominają o sobie o godzinie rozpoczęcia, a przeszłe trafiają bez powiadomienia do historii dnia. Całodniowe widać od 8:00, a wielodniowe do 18:00 ostatniego dnia. Po przesunięciu na inny dzień wydarzenie całodniowe pozostaje całodniowe także w Google.
Kolor zaimportowanego wydarzenia pochodzi z Google, a jeśli wydarzenie nie ma własnego koloru - z wybranego kalendarza. Synchronizacja nie nadpisuje w Task Managerze koloru wydarzenia wyeksportowanego do Google. Program przyciemnia bardzo jasne pastele, bo kolor wydarzenia służy również za kolor tekstu. Przy wysyłaniu zmian do Google kolor może się różnić, ponieważ aplikacje mają inne palety. Okno edycji pokazuje napis „Wydarzenie z Google” i odnośnik do oryginału. Ikona dwóch strzałek w kółko na pasku Kalendarza pobiera zmiany bez czekania na automatyczną synchronizację. Pokazuje też liczbę wydarzeń dodanych, zmienionych i usuniętych. Jeśli ostatnia próba w tle się nie udała, ikona staje się pomarańczowa. Po najechaniu zobaczysz powód.
Co zyskujesz?
Nie musisz rano sprawdzać dwóch terminarzy, żeby ustalić plan dnia. Spotkania z klientami widzisz obok terminów z Task Managera. Łatwiej zauważysz zajęty poranek, zanim umówisz na niego kolejną rozmowę.
Gdy klient przesuwa spotkanie, nie musisz pamiętać o poprawieniu terminu w drugim miejscu.
Możesz zachować kalendarz, którego używasz na co dzień. Twoje wydarzenia z Google pozostają niewidoczne dla zespołu. Gdy rozłączysz konto, znikną z Twojego kalendarza w Task Managerze, ale pozostaną w Google.
Przykład z codziennej pracy
Handlowiec dostaje zaproszenia na firmowy adres Google, a oferty i terminy ich oddania prowadzi w Task Managerze. Rano otwiera dwa terminarze i składa z nich plan dnia.
Po podłączeniu konta widzi spotkania i terminy w jednym Kalendarzu. Klient przesuwa spotkanie w Google - zmiana dociera do programu w ciągu kilku minut, gdy ktoś korzysta z aplikacji. Handlowiec może też uruchomić synchronizację ikoną na pasku Kalendarza i sprawdzić, ile wydarzeń doszło, zmieniło się lub zniknęło we wszystkich połączonych kalendarzach. Gdy usuwa odwołane spotkanie w Task Managerze, znika ono również w Google. Nowe wydarzenie utworzone po rozmowie z klientem trafia do firmowego kalendarza, jeśli eksport jest dla niego włączony. Prywatne konto może podpiąć osobno, z własnym kalendarzem i oknem importu. Eksport pozostawia przy koncie firmowym.
Najczęstsze pytania
Czy synchronizacja działa w obie strony?
Tak. Wydarzenia z Google pojawiają się w Kalendarzu Task Managera. Przesunięcie, zmiana treści i usunięcie wydarzenia w Task Managerze zapisują się także w Google. Nowe wydarzenia trafiają do wybranego kalendarza Google, jeśli eksport jest włączony. Przy pierwszym podłączonym kalendarzu włącza się on automatycznie.
Czy mogę podpiąć więcej niż jedno konto?
Tak. Możesz połączyć kilka kont Google, na przykład firmowe i prywatne. Każde połączenie ma własny wybrany kalendarz i okno importu.
Czy zespół widzi mój kalendarz Google?
Nie. Połączenie z kalendarzem Google jest osobiste, a zaimportowane wydarzenia widzisz wyłącznie Ty.
Co się stanie, gdy rozłączę konto?
Rozłączenie usuwa z Twojego kalendarza w Task Managerze wydarzenia zaimportowane z tego konta. W Google nic nie znika, a pozostałe połączenia działają dalej.
Jak szybko zmiana z Google dociera do Task Managera?
Automatyczna synchronizacja pobiera zmiany co kilka minut, gdy ktoś korzysta z aplikacji. Możesz też pobrać je od razu ikoną synchronizacji na pasku Kalendarza albo przyciskiem „Synchronizuj teraz” przy połączeniu w ustawieniach profilu.
Czy podłączę prywatnego Gmaila, gdy firma używa Google Workspace?
Tak. Jeśli konfiguracja firmy dopuszcza tylko konta z jej domeny, prywatne konto połączysz przez własne poświadczenia Google. Najpierw musisz założyć własny projekt na prywatnym koncie Google, wybrać typ Zewnętrzny, opublikować aplikację i uzyskać Client ID oraz Client Secret. Następnie w Ustawienia → Profil → Kalendarz Google rozwiń „Połącz z własnymi poświadczeniami (zaawansowane)”. Znajdziesz tam adres przekierowania do wpisania w Google Cloud oraz pola na poświadczenia, które Task Manager zapisze w postaci zaszyfrowanej.