W poniedziałek Marta znów otwiera skrzynkę biura rachunkowego. W sześcioosobowym zespole ktoś musi wyłapać faktury, odłożyć załączniki i sprawdzić, czy żaden mail nie zginął - a we wrześniu Marta naliczyła 94 takie wiadomości. Automatyzacja zadań może zdjąć z niej powtarzalne kroki, jeśli poczta, pliki i zadania są w tym samym programie.
Automatyzacja zadań zaczyna się od granicy programu
Jeśli chcesz zapisać załącznik z Poczty w folderze Task Managera, możesz ustawić regułę w programie. Jeśli ma ona połączyć aplikacje różnych dostawców, potrzebujesz narzędzia do integracji, takiego jak Zapier. Zapier przedstawia katalog ponad 9000 integracji - to przewaga, której wbudowane Automatyzacje Task Managera nie zastępują.
Marta nie zaczyna więc od pytania „które aplikacje połączyć?”. Najpierw zapisuje drogę jednej sprawy: mail z załącznikiem przychodzi na jej skrzynkę, plik trafia do folderu, a ona dostaje powiadomienie. To wszystko może wydarzyć się w Task Managerze, bez dokładania zewnętrznej usługi do tej konkretnej drogi.
Inaczej wygląda firma, w której zamówienie powstaje w sklepie, stan towaru jest w osobnym systemie magazynowym, a wynik trzeba wpisać do arkusza. Wtedy szeroki katalog integracji Zapiera ma praktyczne znaczenie.
GDY - JEŚLI - WYKONAJ: jedna receptura, trzy decyzje
Reguła w Task Managerze zaczyna się od zdarzenia GDY, zawęża je warunkami JEŚLI i kończy akcjami WYKONAJ. Ten porządek pozwala Ci przeczytać recepturę jak instrukcję dla współpracownika, zamiast rozszyfrowywać schemat połączeń.
GDY określa początek. Może nim być utworzenie zadania, zmiana statusu, zbliżający się termin, cisza w zadaniu, nowa wiadomość, wzmianka, dodany załącznik, wydarzenie w Kalendarzu, nowy e-mail albo wybrana godzina w określone dni tygodnia. Przy fakturach wrzucanych do czatu wybierz „Dodano załącznik”, nie „Nowa wiadomość”: program najpierw zapisuje wiadomość, a dopiero potem wgrywa plik. Wklejony w treść obrazek nie jest załącznikiem i tej reguły nie uruchomi.
JEŚLI odrzuca zdarzenia, które nie pasują. Możesz sprawdzić workspace, status, przypisaną osobę, autora albo nazwę pliku; przy poczcie - nadawcę i temat maila. Różne warunki łączą się przez „i”: każdy musi być spełniony. Wyjątek znajdziesz w pojedynczym polu „zawiera” - wpisanie faktur, fv, rozliczen oznacza, że wystarczy jedna z tych fraz.
Jeśli we wtorek Marta wpisze w warunku „faktura”, reguła nie złapie słowa „faktury” ani „fakturę”, bo szuka fragmentu tekstu, a nie odmienia wyrazów. Rdzeń „faktur” obejmie te formy. Gdy potrzebujesz dwóch różnych zestawów warunków połączonych przez „albo”, przygotuj dwie receptury.
WYKONAJ określa, co program zrobi po przejściu warunków. Może między innymi utworzyć zadanie, zapisać załączniki w folderze, dodać notatkę, pokazać powiadomienie lub wysłać e-mail z własnej skrzynki autora. Akcji może być najwyżej 10 i wykonują się po kolei. Jeśli wiadomość ma trafić do nowego zadania, najpierw ustaw „Utwórz zadanie”, a dopiero potem akcję napisania wiadomości.
Regułę możesz powiedzieć Asystentowi AI jednym zdaniem
Nie musisz układać wszystkich kart ręcznie: Asystent AI przygotuje szkic z opisu zwykłym zdaniem. Szkic pozostaje niezapisany i wyłączony, więc samo polecenie nie uruchamia automatyzacji.
Marta może napisać: „Chcę, żeby wszystkie pliki, które przychodzą na czat Księgowość, były zapisywane do katalogu FV, oraz żebym dostała powiadomienie «FV została zapisana»”. Asystent rozpisze nazwę, wyzwalacz, warunki i akcje, a pod odpowiedzią pokaże kartę „Przejdź do Automatyzacji”. Dopiero kliknięcie karty otworzy okno ze szkicem.
Potem Marta dopowiada: „Zmień folder na Faktury” albo „Usuń powiadomienie”. Może też poprosić o warunek dotyczący nazwy PDF-a. Podaje nazwy tak, jak mówi o nich zespół - „czat Księgowość”, „folder FV”, „Kasia Dąbrowska” - a jeśli programu nie uda się dopasować do którejś z nich, zobaczy uwagę nad szkicem. Przed zapisem przeczytaj cały układ GDY - JEŚLI - WYKONAJ. Opisanie zamiaru i zatwierdzenie działania to dwa różne kroki.
Jeśli wolisz zacząć od gotowca, otwórz Automatyzacje ikoną widoków w górnej belce i kliknij „+”. Katalog zawiera między innymi „Faktura z maila → folder (AI)”, „Zgłoszenie awarii → zadanie” oraz „Piątkowe podsumowanie tygodnia (AI)”. Gotowiec również otwiera się jako niezapisany szkic; w niektórych trzeba wskazać workspace lub czat. Pozycje oznaczone „(AI)” zobaczysz po skonfigurowaniu AI, a pocztowe - jeśli masz dostęp do Poczty. Więcej scenariuszy pokazuje automatyzacja opisana słowami.
Trzy powtarzalne sprawy, trzy różne receptury
Fakturę, zgłoszenie klienta i tygodniowy raport możesz obsłużyć trzema osobnymi recepturami. Każda ma własny początek i wynik, dlatego łatwiej sprawdzić ją osobno niż budować jedną regułę do wszystkiego.
Wtorek: załącznik z fakturą. Marta ustawia GDY „Nowy e-mail w skrzynce”, JEŚLI „Ma załącznik” oraz „AI oceni: czy załącznik wygląda na fakturę”. WYKONAJ zapisuje załącznik w Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} i pokazuje jej powiadomienie. Brakujące foldery powstają przy zapisie, a plik o tej samej nazwie i rozmiarze zostaje pominięty jako duplikat. To przykład z warunkiem AI, więc wymaga skonfigurowanego modelu; na podstawie samej nazwy pliku i dostępnego kontekstu nie należy oczekiwać pewnego rozpoznania każdej faktury.
Środa: mail od klienta. Piotr prowadzi obsługę zgłoszeń w ośmioosobowym zespole. Ustawia GDY „Nowy e-mail w skrzynce”, JEŚLI nadawca zawiera domenę klienta, a WYKONAJ kolejno: utwórz zadanie w wybranym workspace z przypisaną osobą i terminem +2 dni, dopisz wiadomość do jego wątku i zapisz załączniki w Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Temat i treść zadania może wypełnić zmiennymi {{mail.temat}} i {{mail.tresc}} - zmienna to pole, w które program wstawia dane bieżącego maila. Zadanie zostaje powiązane z korespondencją. Ta receptura nie odczyta jednak terminu z treści maila ani sama nie wybierze odpowiedzialnej osoby na jej podstawie. Jeśli różne zgłoszenia mają trafiać do różnych osób, Piotr tworzy osobne reguły z różnymi warunkami. O takim przejściu między skrzynką a listą zadań przeczytasz też w materiale mail, który zakłada zadanie.
Piątek, 15:00: stan tygodnia. Kasia wskazuje czat w gotowcu „Piątkowe podsumowanie tygodnia (AI)”. O tej godzinie AI pisze tam, co ukończono, co jest w toku i co przekroczyło termin. To inna kategoria pracy niż przeniesienie pliku: wynik jest tekstem przygotowanym przez model, więc przed korzystaniem z gotowca trzeba skonfigurować AI.
Reguła może też zapisać wynik pracy AI jako notatkę. Poniższy ekran pokazuje raport o leadzie w folderze Leady.
AI może oceniać zdarzenia, ale nie czyta wnętrza pliku w tym warunku
Warunek „AI oceni” przydaje się wtedy, gdy sztywna fraza nie wystarcza do podjęcia decyzji. Nie zagląda jednak do wnętrza załącznika: dostaje między innymi nadawcę, temat, autora, fragment treści i nazwy plików, a następnie odpowiada „tak” albo „nie”. Przy niepewności odpowiada „nie”.
Polecenie „czy załącznik wygląda na fakturę” nie oznacza w recepturze Marty przeczytania pozycji i kwot z PDF-a. Jeśli klient nazwie plik skan001.pdf i nie wspomni o fakturze w wiadomości, AI może nie mieć podstaw, by go przepuścić. Taką sytuację lepiej zobaczyć w Historii jako pominięcie niż zakładać, że model odczytał dokument.
Warunek AI jest sprawdzany na końcu, po pozostałych filtrach. Administrator może ustawić dzienny limit zapytań AI z Automatyzacji w Ustawieniach → AI; domyślnie wynosi on 200, a po wyczerpaniu receptury z AI są pomijane tego dnia z wpisem w Historii. Receptury bez elementów AI nie potrzebują klucza modelu.
Jeżeli dodasz do akcji „Napisz wiadomość przez AI” wybraną notatkę lub folder jako źródło wiedzy, ich materiał będzie trafiał do modelu przy pasujących zdarzeniach. Task Manager działa na Twoim serwerze, ale zapytanie z kontekstem wysyła do wybranego dostawcy AI na Twoim kluczu - OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Zanim dołączysz korespondencję lub dokumenty, sprawdź co trafia do dostawcy AI.
„Testuj” pokazuje pomyłkę, zanim zrobisz ją naprawdę
Przycisk „Testuj” bierze ostatnie zdarzenia pasujące do wyzwalacza i pokazuje, które przeszłyby warunki oraz jakie wiadomości mogłyby powstać. Niczego nie wykonuje i niczego nie wysyła, więc możesz poprawić frazę albo kolejność akcji przed zapisaniem włączonej reguły.
Po uruchomieniu zaglądaj do Historii. Przez 30 dni pokazuje przebiegi wykonane wraz z krokami, pominięte wraz z warunkiem, który je zatrzymał, oraz błędy z komunikatem serwera. Przy poczcie pamiętaj o różnicy: mail odrzucony filtrem ustawionym już przy wyzwalaczu nie trafi do Historii; mail zatrzymany warunkiem JEŚLI będzie w niej widoczny z powodem.
Reguła może być włączona, a mimo to niczego nie robić - na przykład klient zmienił sposób tytułowania maili. Po 48 godzinach bez wykonania program pokazuje informację o ostatnim wykonaniu i odrzucanych zdarzeniach. Po ponad tygodniu od włączenia reguły wyzwalacz może objąć co najmniej 10 zdarzeń bez żadnego wykonania. W takim przypadku dostaniesz powiadomienie w Centrum powiadomień z informacją o warunku, który je zatrzymywał.
Są też granice uprawnień. Receptura działa jako jej autor: nie napisze w zadaniu, do którego autor nie ma dostępu, i nie obejmie cudzej skrzynki - nawet wtedy, gdy recepturę poprawia administrator, bo nadal działa ona z uprawnieniami autora. Po trzech błędach z rzędu zostaje wstrzymana; limit uruchomień na godzinę chroni ją przed lawiną zdarzeń. Powód sprawdzisz w Historii, zamiast zgadywać, czy automat nadal pracuje.
Task Manager czy Zapier: wybierz według miejsca, w którym dzieje się praca
Task Manager pasuje do reguł dotyczących pracy wewnątrz jego zadań, czatów, Poczty, Plików i Kalendarza. Zapier ma szerszy zakres integracji, gdy proces przechodzi przez aplikacje różnych dostawców; jego katalog obejmuje ponad 9000 aplikacji.
| Pytanie | Task Manager | Zapier |
|---|---|---|
| Gdzie działa automatyzacja? | W programie zainstalowanym na Twoim serwerze. | W usłudze Zapiera łączącej aplikacje. |
| Co obejmuje? | Zdarzenia i akcje wewnątrz Task Managera, w tym własną Pocztę autora. | Przepływy między aplikacjami z katalogu ponad 9000 integracji. |
| Jak płacisz? | Automatyzacje są w wariancie Pro. Licencja jest bezterminowa, opłata za stanowiska jednorazowa, a po 12 miesiącach odnowienie aktualizacji jest opcjonalne. | Cennik wymienia plany Free, Professional, Team i Enterprise oraz rozliczenie oparte na użyciu zadań. |
| Co ogranicza przebiegi? | Administrator ustawia limit uruchomień na godzinę; dla elementów AI osobno ustawia limit dziennych zapytań. | Plan Free obejmuje 100 zadań miesięcznie; w płatnych planach wybiera się poziom użycia. Nie każde uruchomienie przepływu oznacza jedno naliczone zadanie. |
| Jak włączasz AI? | Program działa bez AI; jeśli go używasz, korzystasz z własnego klucza u dostawcy modelu. | Zapier oferuje narzędzia AI w ramach swojej platformy. |
Nie porównuj liczby „100 zadań” Zapiera z liczbą zadań na liście zespołu. W cenniku Zapiera chodzi o jednostki użycia automatyzacji, a nie firmowe sprawy do wykonania; sposób naliczania zależy od kroków przepływu.
Dla zespołu do 20 osób wariant Pro Task Managera kosztuje 3 990 zł. W zamian dostajesz także Pocztę i Pliki, ale nie katalog integracji Zapiera. Integracja n8n w Task Managerze jest eksperymentalna i domyślnie wyłączona - nie traktuj jej jako obietnicy gotowych połączeń z obcymi systemami. Jeśli chcesz sprawdzić zakres samego modułu, zobacz Automatyzacje w Task Managerze. Zapier jest nazwą i znakiem towarowym należącym do jego właściciela.
Jutro wybierz jedną czynność, nie cały proces
Jutro wypisz trzy czynności, które wykonałeś ręcznie więcej niż pięć razy w ostatnim tygodniu, i wybierz jedną odbywającą się wewnątrz Task Managera. Opisz ją Asystentowi AI jednym zdaniem, sprawdź szkic przyciskiem „Testuj”, popraw warunki i dopiero wtedy kliknij „Zapisz”. Chcesz najpierw zobaczyć program? Otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czy Automatyzacje są w każdym planie Task Managera?
Nie, Automatyzacje są dostępne w wariancie Pro, razem z Pocztą i Plikami. Plan Classic w tym wariancie obejmuje zespół do 20 osób i kosztuje 3 990 zł w modelu bezterminowej licencji.
Czy muszę umieć programować, żeby ułożyć regułę?
Nie, wybierasz zdarzenie, warunki i akcje w układzie GDY - JEŚLI - WYKONAJ albo opisujesz zamiar Asystentowi AI. Przygotowany przez niego szkic nie działa, dopóki go nie zapiszesz.
Czy ktoś inny może uruchomić automatyzację na mojej skrzynce?
Nie, receptura pocztowa reaguje wyłącznie na skrzynki swojego autora. Administrator może edytować recepturę, ale nie może oprzeć jej działania na cudzej poczcie.
Czy mogę sprawdzić regułę, zanim zacznie działać?
Tak, „Testuj” pokazuje możliwy wynik na ostatnich zdarzeniach, niczego nie wykonując ani nie wysyłając. Po uruchomieniu przebiegi i powody pominięć sprawdzisz w Historii przez 30 dni.
Czy automatyzacja zadań w Task Managerze zastąpi Zapiera?
Tak, jeśli automatyzujesz pracę wewnątrz Task Managera; nie, jeśli potrzebujesz łączyć wiele zewnętrznych aplikacji. Zapier udostępnia katalog ponad 9000 integracji, podczas gdy wbudowane Automatyzacje Task Managera dotyczą zdarzeń i akcji w jego własnym programie.
Źródła
- Task Manager, Automatyzacje - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (dostęp: 2026-10-01).
- Task Manager, Automatyzacja opisana słowami - https://taskmanager.pl/use-cases/automatyzacja-opisana-slowami (dostęp: 2026-10-01).
- Task Manager, AI w automatyzacjach - https://taskmanager.pl/ai/ai-w-automatyzacjach (dostęp: 2026-10-01).
- Task Manager, cennik - https://taskmanager.pl/#cennik (dostęp: 2026-10-01).
- Zapier, Plans & Pricing - https://zapier.com/pricing (dostęp: 2026-10-01).
- Zapier, Apps and Software Integrations - https://zapier.com/apps (dostęp: 2026-10-01).
- Zapier, How is task usage measured in Zapier? - https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496196837261-How-is-task-usage-measured-in-Zapier (dostęp: 2026-10-01).
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
