Na czym polega automatyzacja w Task Managerze?
Automatyzacja w Task Managerze może zdjąć z Ciebie część pracy przy zgłoszeniach z formularza. Zgłoszenie przychodzi mailem. Ktoś musi je przeczytać, przepisać dane firmy do notatki i założyć zadanie z terminem na jutro. Gdy zgłoszeń przybywa, te czynności zajmują coraz więcej czasu.
Automatyzacje to moduł wariantu Pro. Receptura ma trzy części: GDY coś się wydarzy, JEŚLI spełnione są warunki, WYKONAJ akcje. Nie musisz układać jej z klocków. Możesz napisać Asystentowi AI: „Chcę, żeby wszystkie pliki, które przychodzą na czat Księgowość, były zapisywane do katalogu FV, oraz żebym dostał powiadomienie „FV została zapisana””. Asystent przygotuje szkic z nazwą, wyzwalaczem, warunkami i akcjami.
Szkic jest niezapisany i wyłączony. Dopóki nie klikniesz Zapisz, receptura nie działa. To Ty decydujesz, czy reguła ma wykonywać działania w Twoim imieniu.
Jak wygląda ułożenie reguły?
Gdy prosisz Asystenta o regułę opartą na wskazanych materiałach, rozpisuje plan w punktach: GDY, JEŚLI, WYKONAJ. Jeśli okno Automatyzacji jest zamknięte i plan się zgadza, klikasz kartę „Przejdź do Automatyzacji” i zapisujesz szkic. Jeśli nie, odpisujesz: „Zmień folder na Faktury”, „Dodaj warunek, że plik ma być PDF-em” albo „Usuń powiadomienie”. Przy otwartym oknie Automatyzacji poprawki trafiają do szkicu od razu, bez karty. Możesz podać nazwę „czat Księgowość”, „folder FV” lub „Kasia Dąbrowska”. Aplikacja znajdzie właściwy obiekt, a nierozpoznane nazwy wypisze w uwagach nad szkicem.
Warunek nie musi być sztywnym filtrem. Obok priorytetu, statusu czy frazy w temacie jest „AI oceni (własny warunek)”. Możesz zapytać, czy załącznik wygląda na fakturę. AI widzi nadawcę, temat, autora, fragment treści, tytuł wydarzenia i nazwy załączników, ale nie zagląda do wnętrza plików. Odpowiada „tak” albo „nie”; przy niepewności wybiera „nie”. Ten warunek sprawdzany jest na końcu, po pozostałych filtrach, żeby nie płacić za zbędne zapytania.
Przed włączeniem receptury przycisk Testuj sprawdza ostatnie zdarzenia pasujące do wyzwalacza i pokazuje, co by się stało. Niczego nie wykonuje ani nie wysyła. Później w Historii zobaczysz wykonane kroki, warunek, który zatrzymał pominięte uruchomienie, lub komunikat błędu serwera. Wpisy zostają 30 dni.
Co zyskujesz?
Nie przepisujesz każdego zgłoszenia z maila do notatki i zadania. Zamiast wracać do wiadomości między spotkaniami, możesz przeczytać przygotowany opis i zająć się kontaktem.
Nie potrzebujesz osoby, która zna się na układaniu reguł. Opisujesz, co ma się dziać, tak jak powiedziałbyś to nowej osobie w zespole. Gdy plan nie odpowiada Twoim potrzebom, mówisz, co zmienić.
Kiedy nie sprawdzasz swojej poczty, zgłoszenie może nadal trafić do przygotowanej notatki lub zadania. Reguła dotyczy jednak tylko Twojej skrzynki, a zadanie trafia do osoby wskazanej wcześniej. Jeśli Twoja receptura napotka błąd, dostaniesz powiadomienie przy pierwszym błędzie serii, zamiast dowiedzieć się o problemie dopiero od klienta.
Use case: lead z formularza staje się notatką i zadaniem
Biuro dostaje zgłoszenia z formularza na stronie. W katalogu gotowców, pod +, są dwie receptury z kategorii *Sprzedaż i leady*. Pierwsza, *Lead z formularza → notatka (AI)*, rozpoznaje zgłoszenie, pisze raport o tym, kto się zgłasza, czego potrzebuje i jaki może być pierwszy krok, a potem zapisuje go jako notatkę w folderze Leady. Nie musisz niczego uzupełniać, ale możesz zmienić folder.
Druga, *Nowy lead → zadanie kontaktu (AI)*, na podstawie tego samego rozpoznania tworzy zadanie z wysokim priorytetem i terminem na jutro. Przed zapisem wskazujesz workspace. Obie receptury otwierają się jako niezapisane szkice, więc możesz je obejrzeć.
Receptura tworząca zadanie z maila nie odczyta terminu z treści wiadomości ani nie dobierze odpowiedzialnej osoby na podstawie zgłoszenia. Termin ustawiasz jako *+N dni* od przyjścia wiadomości, a przypisujesz osobę, którą wskażesz. Jeśli zgłoszenia mają trafiać do różnych osób, tworzysz kilka receptur z różnymi warunkami dotyczącymi nadawcy lub tematu.
Najczęstsze pytania
Czy automatyzacje są w wariancie Standard?
Nie, to moduł wariantu Pro.
Czy receptura ułożona przez Asystenta zacznie działać sama?
Nie. Asystent przygotowuje niezapisany, wyłączony szkic. Receptura zacznie działać dopiero wtedy, gdy ją obejrzysz i klikniesz Zapisz.
Czy muszę używać AI w warunku?
Nie. Możesz ustawić warunek dotyczący priorytetu, statusu, workspace, frazy w temacie lub wiadomości, nadawcy, nazwy pliku albo godziny zdarzenia. „AI oceni” to jedna z opcji. Gotowiec *Zgłoszenie awarii → zadanie* korzysta ze słów kluczowych „awaria”, „pilne” i „nie działa”.
Co się stanie, jeśli receptura zacznie się mylić albo odpalać za często?
Po trzech błędach z rzędu receptura automatycznie się pauzuje, a Ty dostajesz powiadomienie i e-mail. Po przekroczeniu limitu uruchomień na godzinę także się wstrzymuje.
Czy automatyzacja sięgnie do cudzej poczty?
Nie. Receptura reaguje tylko na wiadomości w skrzynkach autora i działa z jego uprawnieniami. Nie napisze w cudzym zadaniu ani nie doda zadania w cudzym workspace. Nie może tego zrobić również administrator.