Michał prowadzi 9-osobową firmę wykończeniową. We wtorek po południu pisze do Kasi w zadaniu „Oferta dla klienta Nord”: „Potrzebuję decyzji o cenie do środy”. Jeśli odpowiedź nie przyjdzie, chce wrócić do sprawy rano - bez karteczki, alarmu w telefonie i zgadywania, której oferty dotyczył. O sygnał na rano poprosi Agenta AI w Task Managerze.
Gdy czekasz na odpowiedź, potrzebujesz sygnału przy sprawie
Gdy czekasz na odpowiedź, ustaw moment powrotu do konkretnego zadania, zamiast liczyć na pamięć. Agent AI może Ci o nim przypomnieć, ale nie wykryje samodzielnie, że Kasia nadal milczy.
W środę rano Michał ma też wycenę materiałów, zgodę drugiego klienta i umowę do podpisu. Alarm opisany „zapytać Kasię” niewiele mu powie, jeśli w międzyczasie pojawią się dwie inne Kasie i trzy nowe sprawy. W wątku zadania widzi rozmowę, której dotyczy przypomnienie.
„Przypomnij mi jutro o 8:30 o decyzji Kasi” oznacza sygnał dla Michała o 8:30, niezależnie od tego, czy Kasia już odpowiedziała. Gdy odpowiedź przyjdzie wcześniej, Michał może odwołać przypomnienie. Jeśli chce stałej reguły uruchamianej przez ciszę w zadaniach, potrzebuje innego mechanizmu.
Agent AI zajmuje się tym, co ma wydarzyć się później
Asystent AI odpowiada na pytanie tu i teraz, a Agent AI obsługuje działania zaplanowane na później: przypomnienia i zaplanowane wysyłki. Możesz poprosić go zwykłym zdaniem, bez uczenia się osobnego języka poleceń.
Agent AI ustawia osobiste przypomnienia - są to wpisy niezależne od pól zadań i czatów, choć możesz przypiąć przypomnienie do terminu zadania. Rozumie terminy takie jak „jutro o 9:00”, „za tydzień” czy „za 30 minut” i przelicza je na konkretną datę. Sam tekst odpowiedzi Asystenta AI nie oznacza jednak, że cokolwiek zostało zapisane. Musisz zobaczyć okno potwierdzenia i kliknąć „Tak, wykonaj”.
Aby sprawdzić, czy przypomnienie zostało zapisane, napisz „pokaż moje przypomnienia”. Dostaniesz listę z terminami i identyfikatorami, czyli numerami potrzebnymi do anulowania konkretnej pozycji. Limit wynosi 50 aktywnych przypomnień na osobę. Więcej przykładów takich próśb znajdziesz w opisie przypomnień AI.
Jak ustawić przypomnienie Agent AI w wątku zadania?
Aby ustawić przypomnienie przy zadaniu, włącz w jego polu odpowiedzi przycisk „Asystent AI” i napisz, kiedy chcesz wrócić do sprawy. Pytanie oraz odpowiedź zobaczysz tylko Ty, nie pozostali uczestnicy wątku.
Michał otwiera „Ofertę dla klienta Nord” i klika fioletową kulę z podpisem „Asystent AI”. Edytor przełącza się w prywatny tryb, a pasek nad nim informuje, że pytanie nie trafi do uczestników. Michał pisze: „Przypomnij mi jutro o 8:30 o decyzji Kasi w sprawie Nord”.
Asystent pokazuje potwierdzenie z datą i godziną. Michał je czyta, klika „Tak, wykonaj”, a odpowiedź w wątku dostaje plakietkę „TYLKO DLA CIEBIE”. Kasia nie widzi ani prośby, ani przypomnienia. Asystent ma przy tym dostęp do treści tego wątku i jego załączników, więc Michał nie musi przepisywać całej rozmowy do osobnego narzędzia.
Może też poprosić: „Przygotuj krótką wiadomość, którą wyślę, jeśli nadal nie będzie odpowiedzi”. To szkic na teraz, nie polecenie, by Agent AI obserwował Kasię. Michał sprawdzi rano wątek i sam zdecyduje, czy użyć tekstu. Wysyłka e-maila przez Asystenta AI wymaga osobnego potwierdzenia oraz własnej skrzynki w module Poczta, dostępnym w wariancie Pro.
Termin zadania może sterować terminem przypomnienia
Zamiast podawać datę, możesz poprosić: „Przypomnij mi o tym zadaniu dzień przed terminem”. Jeśli zmienisz termin zadania, przypomnienie przesunie się razem z nim.
To przydaje się Michałowi, gdy klient przeniesie termin oferty z piątku na poniedziałek. Nie musi odtwarzać przypomnienia z pamięci. Może też poprosić o sygnał 2 godziny przed terminem, rano w dniu terminu albo dokładnie w terminie. Gdy zadanie ma datę bez godziny, do wyliczenia przypomnienia aplikacja przyjmuje 9:00.
Są granice tego powiązania. Jeśli termin zadania zostanie usunięty albo minie, przypomnienie zostanie anulowane. Gdy po przesunięciu moment „dzień przed” jest już za Tobą, ale sam termin jeszcze nie minął, przypomnienie odezwie się przy najbliższej okazji. Zadanie bez terminu nie nadaje się do takiego powiązania - Asystent AI zaproponuje zwykłe przypomnienie z konkretną datą i godziną. O innych sposobach pracy z terminami przeczytasz w tekście o pilnowaniu terminów zadań w zespole.
Kalendarz pokazuje przypomnienia i zaplanowane wysyłki osobno
W Kalendarzu widać zadania, wydarzenia (w tym przypomnienia ustawione przez Asystenta AI), zaplanowane przez Agenta AI wysyłki AI - wiadomości, e-maile i powiadomienia, oznaczone grafitowym kolorem - oraz nieobecności zespołu.
Michał może więc sprawdzić, co przypada na środowy poranek. Klikasz wysyłkę AI i zmieniasz jej termin, treść, kolor albo sposób powiadomienia; możesz też anulować tę wysyłkę. Anulowanie jednego kroku nie zatrzymuje pozostałych kroków planu. Edycję lub anulowanie wysyłki zrobione w Kalendarzu można też cofnąć ikoną strzałki albo skrótem Ctrl+Z - do 20 zmian wstecz w ramach otwartej aplikacji.
Jeśli chcesz anulować cały plan Agenta AI, wróć do prywatnego trybu Asystent AI w wątku zadania albo czatu. Wiadomość musi zaczynać się od słowa „anuluj”, na przykład „anuluj plan 13” lub „anuluj wszystko”. W osobnym oknie Asystenta AI planów się nie anuluje. Pojedyncze osobiste przypomnienie odwołasz poleceniem „anuluj przypomnienie …” z numerem ID z listy zwróconej przez „pokaż moje przypomnienia”.
Zrzut z instancji Demo pokazuje kartę zapisanego planu z numerem, krokami i godzinami oraz poleceniem anulowania. Każdy krok ma ustalony termin - Agent AI nie sprawdza, czy ktoś odpowiedział.
Mail przy zamkniętej aplikacji wymaga ustawienia serwera
Przypomnienie wyświetli powiadomienie w otwartej aplikacji, a powiadomienie e-mail przy zamkniętej aplikacji wymaga zadania cyklicznego CRON na serwerze. CRON to ustawione na serwerze regularne uruchamianie programu, dzięki któremu wysyłka może działać również wtedy, gdy nikt nie korzysta z aplikacji.
Wydarzenia tworzone przez Asystenta AI domyślnie nie wysyłają maila. Jeśli Michał chce go dostać, musi powiedzieć: „i wyślij też mailem”. Gdy pracuje w innej karcie przeglądarki, przypomnienie dociera powiadomieniem systemowym. Przy zamkniętej aplikacji dostarczenie maila w tle zależy od CRON-a; jeśli zadanie cykliczne nigdy nie wystartowało, Task Manager pokaże ostrzeżenie przy ustawianiu przypomnienia. Bez CRON-a e-mail wyjdzie tylko wtedy, gdy ktoś akurat korzysta z aplikacji.
Jeśli zamiast pojedynczej sprawy chcesz codziennie widzieć własne zaległości, w Ustawieniach → Profil możesz włączyć Codzienny skrót zadań. O wybranej godzinie, domyślnie o 8:00, podaje liczbę i tytuły przypisanych Ci nieukończonych, niezarchiwizowanych zadań na dziś oraz po terminie. To osobne powiadomienie, raz na dobę, a nie obserwacja odpowiedzi Kasi.
Agent AI przypomina o sprawie, Automatyzacje reagują na ciszę
Agent AI obsługuje prywatne przypomnienie dotyczące konkretnej sprawy, a Automatyzacje tworzą stałą regułę dla pasujących zadań. Jeśli potrzebujesz reakcji na brak aktywności w zadaniu, wyzwalacz „cisza w zadaniu” znajdziesz w Automatyzacjach - wyłącznie w wariancie Pro.
| Pytanie | Agent AI | Automatyzacje w wariancie Pro |
|---|---|---|
| Jak to ustawiasz? | Prosisz zdaniem o przypomnienie w wybranym momencie. | Układasz recepturę „GDY - JEŚLI - WYKONAJ”. |
| Co uruchamia działanie? | Wskazany czas albo moment wyliczony z terminu zadania. | Na przykład cisza w zadaniu lub termin mijający za określoną liczbę godzin. |
| Jaki jest zakres? | Osobiste przypomnienie do jednej sprawy. | Stała reguła dla zadań spełniających warunki. |
We wtorek Michał chce tylko wrócić rano do oferty Nord. Wybiera przypomnienie. Gdyby co tydzień dziesiątki ofert czekały bez odpowiedzi, mógłby w wariancie Pro przygotować regułę korzystającą z wyzwalacza ciszy. Przed jej włączeniem opcja „Testuj przed włączeniem” pokaże, co by się stało, niczego nie wykonując. Więcej o tym mechanizmie znajdziesz w opisie Automatyzacji.
Zapisane działanie sprawdzisz, zamiast wierzyć odpowiedzi AI
Aby sprawdzić, czy przypomnienie zostało zapisane, wpisz „pokaż moje przypomnienia” i sprawdź termin na liście. Gdy AI napisze, że wykonało działanie, którego faktycznie nie wykonało, Task Manager pokaże pod odpowiedzią żółty blok „Sprostowanie”. Blok wyjaśni, co się stało i jak poprosić o rzeczywisty efekt.
Michał nie musi więc opierać się na zdaniu „ustawiłem przypomnienie”. Po potwierdzeniu sprawdza termin na liście. Jeśli Asystent AI w ogóle nie odpowie, w wątku zobaczy przyczynę, taką jak przekroczony czas, nieprawidłowy klucz API, limit zapytań albo niedostępny model.
Tekst przygotowany przez Asystenta AI nie jest wysłaną wiadomością, tak jak odpowiedź o przypomnieniu nie zastępuje kliknięcia „Tak, wykonaj”. Najpierw sprawdzasz skutek, potem podejmujesz kolejną decyzję.
Task Manager trzyma zadanie i rozmowę w jednym miejscu
Task Manager pozwala poprosić o przypomnienie w tym samym wątku, w którym czytasz zadanie i odpowiedzi zespołu. Program instaluje się na serwerze klienta, a dane aplikacji znajdują się na tym serwerze; pytanie do AI wraz z potrzebnym kontekstem trafia jednak do wybranego dostawcy modelu.
Możesz użyć własnego klucza OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok i płacić dostawcy bezpośrednio, bez marży Task Managera. Jak działa to rozliczenie, wyjaśnia tekst o własnym kluczu AI w firmie. Sam program działa również bez AI - przypomnienia Agenta AI są dodatkiem do pracy z zadaniami i rozmowami.
Licencja jest bezterminowa: płacisz jednorazowo za liczbę stanowisk, bez abonamentu od użytkownika. W wariancie Standard plan Starter obejmuje do 8 osób i kosztuje 690 zł, a Classic obejmuje do 20 osób i kosztuje 1 490 zł. Cena zawiera 12 miesięcy aktualizacji, późniejsze odnowienie jest opcjonalne. Do instalacji wystarcza zwykły hosting współdzielony z PHP i MySQL, choć działanie mailowych powiadomień w tle wymaga opisanej wcześniej konfiguracji CRON-a.
Jutro otwórz jedno zadanie, w którym czekasz na odpowiedź. Ustaw przypomnienie na konkretną godzinę albo dzień przed terminem zadania, potwierdź je i sprawdź poleceniem „pokaż moje przypomnienia”. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda prywatne pytanie w wątku, otwórz Demo.
Najczęstsze pytania
Czym różni się Agent AI od Asystenta AI?
Asystent AI odpowiada na pytanie teraz, a Agent AI obsługuje przypomnienia i zaplanowane wysyłki na później. Asystent może przygotować szkic wiadomości, ale nie jest to równoznaczne z jej wysłaniem.
Czy Agent AI sam przypomni mi, jeśli ktoś nie odpowie?
Nie, Agent AI nie wykrywa sam braku odpowiedzi: ustawiasz godzinę sygnału albo wiążesz go z terminem zadania. Regułę reagującą na ciszę w zadaniu możesz utworzyć w Automatyzacjach wariantu Pro.
Czy przypomnienie przesunie się razem z terminem zadania?
Tak, przypomnienie powiązane z terminem zadania przesunie się, gdy zmienisz ten termin. Jeśli usuniesz termin albo termin minie, przypomnienie zostanie anulowane.
Czy Kasia zobaczy przypomnienie ustawione w jej zadaniu?
Nie, pytanie zadane w prywatnym trybie Asystent AI, odpowiedź i przypomnienie widzi tylko ich autor. Zwykła wiadomość wysłana do wątku to inna czynność.
Jak anulować plan Agenta AI, gdy odpowiedź już przyszła?
W prywatnym trybie Asystent AI w wątku zadania lub czatu napisz wiadomość zaczynającą się od „anuluj”, na przykład „anuluj plan 13”. Jedną zaplanowaną wysyłkę AI możesz też anulować w Kalendarzu, nie zatrzymując pozostałych kroków planu.
Źródła
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
