Trello zna prawie każdy, kto kiedykolwiek przesuwał karteczkę między kolumnami „Do zrobienia" i „Zrobione". Task Manager to polski program do zadań i komunikacji zespołu, który instalujesz na własnym hostingu i kupujesz raz. Zestawiamy oba narzędzia bez uprzedzeń: gdzie Trello jest po prostu lepsze, gdzie Task Manager robi rzeczy, których Trello nie robi, i ile każde kosztuje zespół 10 osób przez 3 lata. Krótka odpowiedź: Trello, gdy chcesz tablicę „na już" i pracujesz głównie z telefonu; Task Manager, gdy zależy Ci na danych u siebie, jednym programie zamiast kilku i przewidywalnym koszcie.
Dwa różne pomysły na to samo zadanie
Oba narzędzia rozwiązują ten sam problem: „kto co robi i na kiedy". Robią to z dwóch różnych stron.
Trello to tablica. Karta, lista, przeciągnij. Cała reszta (kalendarz, widok tabeli, integracje, automatyzacje) dochodzi w wyższych planach albo przez Power-Upy. Rozmowę o zadaniu prowadzisz w komentarzach pod kartą, pocztę i pliki masz w innych programach.
Task Manager to raczej „jedno okno na całą pracę zespołu". Zadanie jest jednocześnie wątkiem rozmowy: ma temat, opis, termin, osoby i całą dyskusję pod spodem, z reakcjami, wzmiankami i załącznikami. Obok listy zadań są czaty, kalendarz, notatki i Asystent AI, a w wariancie Pro dochodzą Poczta, Pliki, Automatyzacje, szyfrowanie AES-256 i baza wiedzy dla AI. Widok tablicy też jest, ale jako jeden z widoków, nie jako serce programu.
Z tej różnicy w założeniach wynika większość pozycji w tabeli poniżej.
W czym Trello jest lepsze
Najpierw to, czego Task Manager nie ma albo ma inaczej.
- Start w minutę, za darmo. Plan Free daje do 10 współpracowników w Workspace, do 10 tablic, załączniki do 10 MB na plik i 250 uruchomień automatyzacji miesięcznie. Trzyosobowej ekipie to często wystarcza na długo.
- Czysty kanban. W Trello kolumny są tym, czym chcesz: etapami procesu, tygodniami, osobami. Przesunięcie karty zmienia jej etap. W Task Managerze kolumny Tablicy to workspace'y, a status zadania (w toku / zrobione / anulowane) zmieniasz z menu ⋮ na karcie albo ikoną statusu na liście, nie przeciągnięciem między kolumnami. Jeśli zespół myśli etapami procesu, Trello jest tu bardziej naturalne.
- Aplikacje mobilne. Trello ma natywne aplikacje na iOS i Android we wszystkich planach. Task Manager działa na telefonie jako aplikacja instalowana z przeglądarki (PWA) z układem dostosowanym do dotyku, ale nie znajdziesz go w App Store ani Google Play.
- Ekosystem. Power-Upy podpinają Trello do Google Drive, Slacka, Jiry i wielu innych usług, w planie Free bez limitu na tablicę. Task Manager ma synchronizację z Kalendarzem Google i eksperymentalną integrację z n8n (webhooki i API), ale nie ma katalogu gotowych wtyczek.
- Etykiety i widoki. Etykiety kolorowe, widok osi czasu (Timeline), widok mapy, pulpity (Dashboard) w planie Premium. Task Manager ma filtry, sortowanie, kalendarz i tablicę, ale bez etykiet i bez osi czasu.
Jeśli po tej liście myślisz „w sumie tylko tego potrzebuję", Trello jest prawdopodobnie właściwym wyborem. Czytaj dalej, jeśli któraś z poniższych rzeczy Cię uwiera.
W czym Task Manager robi coś, czego Trello nie robi
Dane leżą na Twoim serwerze
Trello to usługa chmurowa. Atlassian pisze wprost, że dane Trello leżą w centrach danych Amazon Web Services w USA, a „funkcje usługi wymagają, aby dane były przesyłane do Stanów Zjednoczonych". Dla wielu firm to nie problem. Dla biura rachunkowego, kancelarii albo firmy startującej w przetargach publicznych bywa to pierwsze pytanie od klienta lub audytora.
Task Manager to pliki PHP i baza MySQL na Twoim hostingu: zwykły polski hosting współdzielony wystarcza. Zadania, rozmowy, notatki i załączniki są tam, gdzie je zainstalowałeś. Przeglądarka użytkownika nie pobiera niczego z obcych serwerów (biblioteki, czcionki i ikony serwuje Twój serwer), więc program działa nawet w sieci bez dostępu do internetu. Więcej o tym modelu przeczytasz na stronie Dane zostają u Ciebie.
Jedno uczciwe zastrzeżenie: gdy używasz Asystenta AI, zapytanie z potrzebnym kontekstem trafia do wybranego dostawcy modelu (OpenAI, Google, Anthropic albo xAI) na Twoim kluczu. Program działa też bez AI, jeśli Twoja polityka na to nie pozwala.
Płacisz raz, nie co miesiąc za osobę
Trello rozlicza się za użytkownika miesięcznie. Każda nowa osoba w zespole to nowa pozycja na fakturze, a rezygnacja z abonamentu oznacza powrót do limitów planu Free.
Task Manager kupujesz jako bezterminową licencję na liczbę stanowisk: Starter do 8 osób (690 zł netto), Classic 9-20 osób (1 490 zł), Max 21-35 osób (2 290 zł). Wariant Pro (poczta, pliki, automatyzacje i inne) kosztuje odpowiednio 1 990, 3 990 i 5 990 zł. Pierwszy rok dostępu do nowych wersji jest w cenie; potem odnawiasz go za roczną opłatę albo zostajesz przy swojej wersji i pracujesz dalej bez opłat. Szczegóły są na stronie Bezterminowa licencja.
Zadania, rozmowy, poczta i pliki w jednym oknie
W Trello dyskusja o zadaniu toczy się w komentarzach, ale ustalenia „obok" (szybkie pytanie, mail od klienta, plik z ofertą) żyją w Slacku, Outlooku i na dysku. W Task Managerze zadanie jest wątkiem jak w komunikatorze, czat to ta sama rozmowa bez statusu i terminu, a w wariancie Pro obok listy zadań masz pełną skrzynkę IMAP/SMTP i wspólny dysk z folderem każdego zadania. Wątek maila możesz powiązać z zadaniem, a załączniki z całej korespondencji zapisać jednym kliknięciem do Plików.
Asystent AI na Twoim kluczu
W Trello podstawowe funkcje AI (wyłapywanie zadań z maila, Slacka i Teams) są od planu Standard (5 USD za użytkownika miesięcznie), a podsumowania, porządkowanie kart i tablice generowane przez AI - od planu Premium (10 USD).
W Task Managerze podłączasz własne konto u dostawcy modelu i płacisz mu bezpośrednio za zużycie, bez marży pośrednika. Asystent zna zadania, terminy, rozmowy i załączniki, do których masz dostęp: zakłada zadania (otwiera wypełniony formularz i czeka na Twoje zatwierdzenie), porządkuje długie wątki, składa pliki Word i PDF, ustawia przypomnienia. Administrator włącza AI osobno dla zadań, czatów i okna Asystenta, więc możesz zacząć od jednego miejsca. Zobacz Asystent AI.
Polski interfejs i polskie wsparcie
Trello ma polski interfejs (jeden z ponad 20 języków), ale dokumentacja i pomoc techniczna są głównie po angielsku; na zgłoszenia w innych językach Atlassian odpowiada z pomocą tłumaczenia. Task Manager powstał w Polsce: interfejs, instrukcja, cennik w złotówkach z fakturą VAT i wsparcie po polsku.
Tabela porównawcza
| Trello | Task Manager | |
|---|---|---|
| Model licencji | Abonament za użytkownika miesięcznie (Free / Standard / Premium / Enterprise) | Jednorazowa licencja na liczbę stanowisk, bezterminowa w obrębie wersji 2.x |
| Gdzie są dane | Chmura Atlassian, centra danych AWS w USA | Twój serwer (zwykły hosting współdzielony z PHP i MySQL) |
| Rdzeń pracy | Tablice kanban, karty, listy kontrolne, komentarze | Zadania jako wątki rozmów, czaty, kalendarz, tablica, notatki, wyszukiwarka |
| Poczta i pliki | Poza programem (integracje przez Power-Upy) | Wariant Pro: skrzynka IMAP/SMTP i wspólny dysk w aplikacji |
| Automatyzacje | Butler: 250 uruchomień/mies. w Free, 1 000 w Standard, bez limitu w Premium | Wariant Pro: receptury GDY - JEŚLI - WYKONAJ, z testem przed włączeniem |
| AI | AI od planu Standard; podsumowania i porządkowanie od Premium | Asystent AI na własnym kluczu (OpenAI, Gemini, Claude, Grok), bez marży; działa też bez AI |
| Integracje | Katalog Power-Upów | Kalendarz Google; n8n przez webhooki i API (funkcja eksperymentalna) |
| Aplikacje mobilne | Natywne iOS i Android | Aplikacja instalowana z przeglądarki (PWA), układ dotykowy; brak w sklepach |
| Język | Interfejs po polsku; wsparcie głównie po angielsku | Interfejs, instrukcja i wsparcie po polsku |
| Koszt, 10 osób, 3 lata | Abonament, liczony w sekcji poniżej | Licencja jednorazowa + opcjonalne odnowienie, liczone w sekcji poniżej |
Ceny Trello z oficjalnego cennika (dostęp 2026-09-20). Trello, Atlassian, Power-Ups i Butler są znakami towarowymi Atlassian Pty Ltd.
Ile to naprawdę kosztuje: 10 osób przez 3 lata
Weźmy Kreskę, siedmioosobowe studio graficzne z Poznania, które w ciągu roku urośnie do 10 osób. Właścicielka, Marta, liczy koszt narzędzia na 3 lata, bo tyle mniej więcej trwa u niej „życie" jednego procesu pracy.
Trello (ceny katalogowe z trello.com/pricing, netto):
| Plan | Cena za osobę | 10 osób × 36 miesięcy | W złotych (kurs NBP 3,7998 zł z 2026-09-18) |
|---|---|---|---|
| Standard, rozliczenie roczne | 5 USD/mies. | 1 800 USD | ok. 6 840 zł |
| Standard, rozliczenie miesięczne | 6 USD/mies. | 2 160 USD | ok. 8 210 zł |
| Premium, rozliczenie roczne | 10 USD/mies. | 3 600 USD | ok. 13 680 zł |
| Premium, rozliczenie miesięczne | 12,50 USD/mies. | 4 500 USD | ok. 17 100 zł |
Task Manager (cennik na taskmanager.pl, netto):
| Wariant | Licencja jednorazowa (Classic, 9-20 osób) | Odnowienie aktualizacji w latach 2 i 3 (opcjonalne) | Razem, 3 lata |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł = 894 zł | 2 384 zł (albo 1 490 zł bez odnowienia) |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł = 2 394 zł | 6 384 zł (albo 3 990 zł bez odnowienia) |
Trzy zastrzeżenia, bez których ta kalkulacja byłaby nieuczciwa:
- Hosting. Task Manager potrzebuje serwera. Jeśli firma ma już hosting pod stronę www i pocztę (a większość ma), zwykle wystarczy to samo konto. Jeśli nie, dolicz jego roczny koszt.
- AI. W Trello AI jest w cenie planu (zakres zależy od planu). W Task Managerze płacisz dostawcy modelu za faktyczne zużycie na własnym kluczu: rachunek zależy od wybranego modelu, liczby pytań i tego, ile dokumentów podsuwasz Asystentowi. Zużycie widzisz na koncie u dostawcy, a u większości z nich możesz ustawić miesięczny limit wydatków. Jak to policzyć, opisujemy na stronie Koszty AI.
- Instalacja. Program instalujesz sam - to wgranie plików i uruchomienie instalatora; w cenniku jest też usługa zdalnej instalacji.
Po doliczeniu odnowień Marta wychodzi w wariancie Standard na około jednej trzeciej kosztu Trello Standard, a w wariancie Pro (z pocztą, plikami i automatyzacjami) na kwocie zbliżonej do Trello Standard i wyraźnie niższej niż Premium. Porównujemy wyłącznie ceny, nie zakres funkcji, bo ten różni się w obie strony: Trello ma oś czasu i Power-Upy, Task Manager ma pocztę i wspólny dysk. Wyliczenie dla Twojego zespołu zrobi kalkulator w cenniku.
Kiedy Trello będzie lepszym wyborem
- Zespół do 10 osób (limit współpracowników w planie Free), jedna-dwie tablice, zero budżetu.
- Praca głównie z telefonu: kurierzy, ekipa eventowa, handlowcy w terenie.
- Proces oparty na etapach (lejek sprzedażowy, rekrutacja, produkcja treści) albo firma, która już siedzi w Atlassianie i zależy od konkretnego Power-Upa.
Kiedy Task Manager będzie lepszym wyborem
- Klienci albo audytor pytają, gdzie są dane: biura rachunkowe, kancelarie, sektor publiczny, agencje pracujące na materiałach pod NDA.
- Chcesz jednego programu zamiast czterech: jedno hasło, jedna wyszukiwarka i jedno miejsce, w którym nowa osoba szuka historii sprawy.
- Wolisz licencję kupioną raz i AI na swoich zasadach: koszt nie rośnie z każdą osobą w obrębie pakietu, a rachunek za AI widzisz u dostawcy modelu.
Jak wygląda przejście z Trello
Bez lukru: Task Manager nie ma importera tablic Trello. Przejście to praca ręczna, w praktyce mniejsza, niż się wydaje, bo stare tablice zwykle są w połowie martwe. Sposób, który działa w zespole do 30 osób:
- Jedna tablica Trello = jeden workspace. Zakładasz workspace'y dla działów albo projektów i ustawiasz, kto może dodawać zadania i czaty.
- Przenosisz tylko otwarte karty. Zamknięte zostają w Trello jako archiwum; plan Free nie wygasa, więc nic nie tracisz.
- Kolumny etapów zamieniasz na status i checklistę. „W robocie" to status „W toku"; etapy akceptacji wpisujesz jako listę to-do w opisie zadania, którą zespół odhacza wprost na karcie, z podpisem, kto co zaznaczył.
- Rozmowy projektowe przenosisz do czatów. Czat „Wspólny" powstaje przy instalacji, kolejne zakładasz przy workspace'ach.
Szczegóły są w materiale Pierwsze kroki. W Kresce za porządek przy przejściu odpowiadała Marta i zajęło jej to dwa popołudnia.
Jeśli po tym porównaniu Trello wychodzi Ci lepiej, śmiało: nie ma sensu zmieniać czegoś, co działa. Jeśli jednak ciągnie Cię do jednego okna, danych u siebie i licencji kupowanej raz, sprawdź program na własnych zadaniach w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager ma tablicę kanban jak Trello?
Ma widok Tablica: każdy workspace to kolumna z sekcjami Ulubione, Zadania i Czaty, karty i kolumny przeciągasz, układ jest zapamiętywany. Różnica: kolumny to workspace'y, nie etapy procesu; status zadania zmieniasz z menu ⋮ na karcie. Tablicę z własnymi kolumnami etapów Trello robi lepiej.
Ile kosztuje Trello w 2026 roku?
Według oficjalnego cennika (dostęp 2026-09-20): Free 0 USD, Standard 5 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (6 USD miesięcznie), Premium 10 USD (12,50 USD miesięcznie), Enterprise 17,50 USD przy rozliczeniu rocznym. Plan Free ma limit 10 współpracowników w Workspace, 10 tablic i 10 MB na załącznik.
Czy Task Manager działa bez internetu i bez AI?
Tak. Program potrzebuje tylko połączenia z Twoim serwerem, więc działa w sieci firmowej bez dostępu do internetu. Asystent AI jest opcją: bez wpisanego klucza program działa normalnie, tylko bez funkcji AI.
Gdzie są przechowywane dane w Trello, a gdzie w Task Managerze?
Atlassian podaje, że dane Trello są przechowywane w centrach danych AWS w USA i że funkcje usługi wymagają przesyłania danych do Stanów Zjednoczonych. Task Manager przechowuje bazę i pliki na serwerze, na którym go zainstalujesz, na przykład na polskim hostingu współdzielonym.
Czy da się zaimportować tablice z Trello do Task Managera?
Nie ma automatycznego importera. Otwarte zadania zakładasz ręcznie (albo dyktujesz je Asystentowi AI, który wypełnia formularz i czeka na zatwierdzenie), a zamknięte karty zostawiasz w Trello jako archiwum.
Źródła
- Atlassian, Trello Pricing
- Atlassian Support, Trello and GDPR - Our Commitment to Data Privacy
- Atlassian Support, Change your language in Trello
- Atlassian Support, Does Trello offer support in other languages?
- Narodowy Bank Polski, kurs średni USD z tabeli A z dnia 2026-09-18 (3,7998 zł)
- Task Manager, cennik i warunki licencji
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
