Task Manager vs Trello: porównanie dla zespołu 5-30 osób

Marta prowadzi Kreskę, siedmioosobowe studio graficzne w Poznaniu, które za rok ma zatrudniać dziesięć osób. Tablica w Trello działa tam od czterech lat. Dwa tygodnie temu klient z branży medycznej zapytał w ankiecie bezpieczeństwa, w jakim kraju leżą pliki z projektami.

Trello i Task Manager: dwa pomysły na to, kto, co i na kiedy

Trello organizuje pracę wokół tablicy, list i kart przesuwanych między kolejnymi etapami. Task Manager zaczyna od zadania, które jest jednocześnie miejscem rozmowy zespołu.

W Trello możesz utworzyć kartę, przypisać osobę, ustawić termin i przenosić pracę z listy „Do zrobienia” do „Gotowe”. Komentarze zostają przy karcie, ale poczty, dłuższych rozmów i firmowych plików zespół często szuka w innych usługach.

W Task Managerze zadanie ma temat, opis, termin, osoby przypisane, status i wątek wiadomości z reakcjami, wzmiankami, cytowaniem oraz załącznikami do 100 MB. Obok działają czaty, Kalendarz i Notatki, a wariant Pro dodaje Pocztę, Pliki, Automatyzacje, szyfrowanie treści AES-256 i bazę wiedzy AI. Tablica pozostaje jednym z widoków, nie osią całego programu.

W czym Trello jest lepsze

Trello wygrywa tam, gdzie liczy się czytelny proces etapowy, szybki start i praca z telefonu. Jeśli Twoja firma potrzebuje głównie tablicy kanban, może nie potrzebować zmiany.

• Plan Free obsługuje mały zespół bez opłat. Obejmuje do 10 współpracowników w Workspace, do 10 tablic, załączniki do 10 MB i 250 uruchomień automatyzacji Butler miesięcznie.
• Kolumny mogą odpowiadać etapom procesu. Marta przeciąga kartę z „Brief” do „Projekt”, a potem do „Akceptacja klienta”. W Task Managerze kolumnami są workspace'y, a status zmieniasz na karcie lub liście.
• Natywne aplikacje działają na iOS i Androidzie. Task Manager instaluje się z przeglądarki jako PWA i nie występuje w App Store ani Google Play.
• Katalog Power-Ups rozszerza tablice. Trello oferuje integracje między innymi z Google Drive, Slackiem i Jirą, podczas gdy Task Manager nie ma katalogu gotowych wtyczek.
• Premium dodaje więcej sposobów oglądania pracy. Obejmuje między innymi Timeline, Dashboard i Map, których Task Manager nie ma.

Jeśli tablica dobrze prowadzi Twoją pracę od pierwszej do ostatniej kolumny, nie zmieniaj tego, co działa.

Gdzie Task Manager robi coś, czego Trello nie robi

Task Manager odróżnia się własnym miejscem instalacji, jednorazową licencją i połączeniem zadań z komunikacją. Różnica nie polega na wyglądzie kart, lecz na tym, gdzie działa program i ile firmowych spraw obejmuje.

Dane leżą na serwerze, który wskazujesz

Task Manager przechowuje bazę i pliki na hostingu wybranym przez Twoją firmę. Trello jest usługą chmurową, a Atlassian podaje, że dane są przechowywane w centrach AWS w USA i że działanie usługi wymaga przesyłania danych do Stanów Zjednoczonych. (support.atlassian.com)

Pliki aplikacji Task Managera są napisane w PHP, a dane zapisuje baza MySQL. Zwykły hosting współdzielony wystarcza, a przeglądarka pobiera biblioteki, czcionki i ikony z Twojego serwera. Dzięki temu aplikacja może działać w firmowej sieci bez dostępu do internetu.

Wyjątkiem od lokalnego działania są połączenia wychodzące serwera. Z panelem licencyjnym łączy się sam, ale przekazuje mu tylko dane licencji, takie jak klucz i domena, oraz wersję programu. Z innymi usługami łączy się dopiero wtedy, gdy je włączysz. Jeśli korzystasz z Asystenta AI, zapytanie wraz z potrzebnym kontekstem trafia do wybranego dostawcy modelu na Twoim kluczu. Bez klucza program działa dalej, tylko bez funkcji AI. Więcej pokazuje opis modelu, w którym dane zostają na Twoim serwerze.

Płacisz raz za stanowiska, nie co miesiąc za osobę

Task Manager ma bezterminową licencję na określoną liczbę stanowisk. Trello rozlicza plany Standard i Premium za użytkownika miesięcznie, więc opłata wraca co miesiąc albo co rok. (trello.com)

Starter obejmuje do 8 osób i kosztuje 690 zł, Classic do 20 osób kosztuje 1 490 zł, a Max do 35 osób kosztuje 2 290 zł. Wariant Pro kosztuje odpowiednio 1 990 zł, 3 990 zł i 5 990 zł.

W cenie dostajesz 12 miesięcy nowych wersji. Później możesz kupić roczne odnowienie albo nadal pracować na zainstalowanej wersji bez kolejnych opłat. Szczegóły opisuje strona o bezterminowej licencji Task Managera.

Zadanie, rozmowa, a w wariancie Pro także mail i plik są blisko siebie

W Task Managerze zadanie jest jednocześnie wątkiem rozmowy. Nie musisz szukać ustalenia w komunikatorze, jeśli zespół omawiał je przy konkretnej pracy.

We wtorek Marta zakłada zadanie „Katalog jesienny”, przypisuje trzy osoby i dodaje termin. Grafik wkleja podgląd, copywriter oznacza Martę wzmianką, a wspólna lista to-do pokazuje 4 z 6 wykonanych punktów wraz z podpisami osób, które je odhaczyły.

W wariancie Pro możesz podłączyć prywatną skrzynkę IMAP/SMTP. Łączysz wątek maila z zadaniem i potem przechodzisz między nimi jednym kliknięciem; sama treść maila nie staje się przez to widoczna dla innych osób. Wszystkie załączniki wątku pocztowego zapiszesz jednym kliknięciem w module Pliki, gdzie każde zadanie i każdy czat mają własny folder.

Asystent AI działa na Twoim kluczu

Asystent AI w Task Managerze korzysta z klucza klienta do OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Płacisz dostawcy modelu za faktyczne zużycie, bez marży doliczanej przez producenta programu.

Asystent AI widzi tylko materiały dostępne dla zalogowanej osoby. Może wypełnić formularz nowego zadania, zmienić status i przefiltrować listę. Przygotuje też plik Word, PDF, Excel, CSV lub HTML, a w wątku zadania tryb „Porządkuj” streszcza rozmowę na czas sesji, nie ruszając oryginałów. Administrator osobno włącza AI dla zadań, czatów i okna Asystenta AI.

Trello udostępnia funkcje AI od planu Standard, a podsumowania i porządkowanie kart oraz tablice generowane przez AI dopiero od planu Premium. W obu programach AI pozostaje dodatkiem do organizacji pracy, ale model rozliczenia jest inny: abonament Trello obejmuje funkcje planu, a w Task Managerze rachunek za model otrzymujesz bezpośrednio od jego dostawcy. Porównanie wydatków znajdziesz w materiale o kosztach AI na własnym kluczu.

Polski interfejs nie zawsze oznacza polską dokumentację

Trello ma polski interfejs i obsługuje ponad 20 języków. Zgłoszenie do wsparcia możesz wysłać w innym języku niż angielski, ale Atlassian prowadzi wsparcie głównie po angielsku i posiłkuje się tłumaczeniem.

Task Manager ma interfejs, instrukcję i wsparcie po polsku. Cennik jest podany w złotych.

Trello i Task Manager mają dwa różne modele pracy

Trello jest przede wszystkim chmurową tablicą do prowadzenia kart przez etapy. Task Manager łączy zadania, rozmowy i własne miejsce instalacji, ale nie zastępuje wszystkich widoków Trello.

Ceny i limity Trello pochodzą z oficjalnego cennika sprawdzonego 20 września 2026 roku. Trello, Atlassian, Power-Ups i Butler są znakami towarowymi Atlassian Pty Ltd.

Ile kosztuje Task Manager vs Trello dla 10 osób przez trzy lata

Dla 10 osób plan Classic w wariancie Standard kosztuje przez trzy lata 1 490 zł bez odnowień albo 2 384 zł z dwoma odnowieniami aktualizacji. Trello Standard kosztuje w tym samym okresie 1800 USD, czyli około 6840 zł, a Premium 3600 USD, czyli około 13 680 zł, przy rozliczeniu rocznym.

Plan Classic w wariancie Pro kosztuje 3 990 zł bez odnowień albo 6 384 zł z dwoma odnowieniami. Jego koszt możesz porównać bezpośrednio z Trello Standard i Premium w poniższych tabelach.

Ceny Trello są cenami katalogowymi netto. Przeliczenie korzysta ze średniego kursu NBP z 18 września 2026 roku: 1 USD = 3,7998 zł.

Dla 10 osób w Task Managerze wybierasz plan Classic, który obejmuje do 20 stanowisk.

Do rachunku Task Managera dolicz hosting, jeśli firma jeszcze go nie ma. Instalację możesz przeprowadzić sam przez pięć ekranów w przeglądarce; zdalna instalacja kosztuje 299 zł w Starterze i jest w cenie od planu Classic.

Za użycie AI ponosisz osobny koszt u dostawcy modelu. W Trello funkcje AI są częścią odpowiedniego planu, a w Task Managerze płacisz za faktyczne użycie własnego klucza.

To porównanie cen, nie identycznych pakietów. Trello daje Timeline, Map i Power-Ups, a Task Manager w wariancie Pro dodaje Pocztę, Pliki, Automatyzacje, szyfrowanie treści AES-256 i bazę wiedzy AI. Aktualne warianty sprawdzisz w cenniku Task Managera.

Kiedy zostać przy Trello

Zostań przy Trello, jeśli tablice odpowiadają Twojemu procesowi i nie potrzebujesz własnej instalacji. Migracja oznacza ręczne przeniesienie aktywnych kart i zmianę nawyków zespołu, więc bez konkretnej korzyści dokładasz sobie pracy.

• Masz do 10 osób, mieścisz się w limitach Free i nie przeszkadzają Ci załączniki do 10 MB.
• Zespół pracuje głównie z telefonu, na przykład jako handlowcy w terenie albo ekipa eventowa.
• Proces opiera się na etapach, a firma korzysta już z Jiry, Slacka lub Power-Ups połączonych z Trello.

Kiedy policzyć Task Managera

Pierwszy sygnał pojawia się, gdy pytanie o miejsce przechowywania danych wraca w ankietach klientów albo podczas audytu. Sprawdź Task Managera także wtedy, gdy zadania, rozmowy, poczta i pliki rozeszły się po kilku usługach.

Koszty obu modeli często porównują biura rachunkowe, kancelarie, agencje pracujące pod NDA i zespoły obsługujące sektor publiczny. Drugi sygnał pojawia się wtedy, gdy 10 osób opłaca cztery narzędzia, ale nadal pyta na czacie: „Gdzie jest ostatnia wersja?”.

Trzecim sygnałem jest model kosztów. Kupujesz licencję na stanowiska, możesz pracować bez kolejnych opłat i sam wybierasz dostawcę AI.

Jak wygląda przejście z Trello

Task Manager nie ma importera tablic Trello, więc otwarte karty przenosisz ręcznie. Nie musisz jednak kopiować czterech lat archiwum, jeśli do bieżącej pracy potrzebujesz tylko aktywnych spraw.

Marta zrobiła to w Kresce przez dwa popołudnia. Przyjęła cztery zasady:

1. Jedna tablica projektowa stała się jednym workspace'em z własnymi uprawnieniami do zadań i czatów.
2. Otwarte karty przeniosła, a zamknięte zostawiła w Trello jako archiwum.
3. Kolumny etapów zastąpiła statusami zadań i listami to-do w opisach.
4. Rozmowy projektowe przeniosła do czatów, a ogólne ustalenia zespołu do czatu „Wspólny”, który powstaje podczas instalacji.

Otwarte zadania możesz też podyktować Asystentowi AI. Asystent AI wypełni formularz, ale poczeka na Twoje zatwierdzenie. Sam start programu opisuje instrukcja pierwszych kroków z Task Managerem.

Jutro wypisz z Trello otwarte karty i policz, ile z nich zawiera w komentarzach ustalenia niedostępne nigdzie indziej. To jest faktyczny rozmiar przeprowadzki. Potem otwórz Demo i odtwórz w nim jeden prawdziwy projekt.

Najczęstsze pytania

Czy Task Manager ma tablicę kanban jak Trello?

Task Manager ma widok Tablica, ale jego kolumnami są workspace'y z sekcjami Ulubione, Zadania i Czaty. Możesz przeciągać kolumny i karty, jednak status zmieniasz na karcie lub liście, więc proces z własnymi kolumnami etapów Trello obsługuje lepiej.

Ile kosztuje Trello w 2026 roku?

Według oficjalnego cennika sprawdzonego 20 września 2026 roku Free kosztuje 0 USD, Standard 5 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej lub 6 USD przy miesięcznej, a Premium 10 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej lub 12,50 USD przy miesięcznej. Enterprise kosztuje 17,50 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.

Czy Task Manager działa bez internetu i bez AI?

Tak, Task Manager potrzebuje połączenia z serwerem firmy, ale może działać w sieci bez dostępu do internetu. Asystent AI jest opcjonalny, więc bez klucza API program zachowuje pozostałe funkcje.

Gdzie są przechowywane dane w Trello, a gdzie w Task Managerze?

Atlassian podaje, że dane Trello są przechowywane w centrach AWS w USA, natomiast Task Manager zapisuje bazę i pliki na serwerze, na którym go zainstalujesz. Może to być na przykład polski hosting współdzielony. (support.atlassian.com)

Czy da się zaimportować tablice z Trello do Task Managera?

Nie, Task Manager nie ma importera tablic Trello. Otwarte zadania zakładasz ręcznie albo dyktujesz Asystentowi AI, który wypełnia formularz i czeka na zatwierdzenie, a zamknięte karty możesz zostawić w Trello jako archiwum.

Źródła

1. Atlassian - Trello Pricing (dostęp: 2026-09-20)
2. Atlassian Support - Trello and GDPR: Our Commitment to Data Privacy (dostęp: 2026-09-20)
3. Atlassian Support - Change your language in Trello (dostęp: 2026-09-20)
4. Atlassian Support - Does Trello offer support in other languages? (dostęp: 2026-09-20)
5. Narodowy Bank Polski - kurs średni USD z tabeli A z dnia 2026-09-18 (3,7998 zł) (dostęp: 2026-09-20)
6. Task Manager - cennik i warunki licencji (dostęp: 2026-09-22)
7. Task Manager - Bezterminowa licencja (dostęp: 2026-09-22)
8. Task Manager - Instalacja na Twoim hostingu (dostęp: 2026-09-22)

Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.