Marta prowadzi dziesięcioosobowe biuro projektowe. W poniedziałek pyta, na czym stanęła oferta dla Nordu: zadanie jest w Microsoft Plannerze, część ustaleń w komentarzach, a ostatnia decyzja zapadła na czacie w Teams. Firma już płaci za Microsoft 365, więc drugi program musi rozwiązać konkretny problem - nie tylko pokazać kolejną tablicę.
Microsoft Planner czy Task Manager: gdzie zostają ustalenia?
Jeśli decyzje zapadają poza zadaniem, samo odhaczenie karty nie wyjaśni zespołowi, dlaczego zmienił się termin. Oba programy pozwalają pracować nad zadaniami, ale inaczej układają rozmowę wokół nich.
Microsoft Planner ma komentarze przy zadaniach; nie trzeba przenosić każdej uwagi do Teams. Plany i zadania podstawowe Microsoft przechowuje w Azure, załączniki w SharePoint, a rozmowy Plannera w Exchange. Teams może być miejscem, z którego zespół korzysta z Plannera. To spójny zestaw, choć Marta może szukać decyzji w komentarzach, na czacie Teams i w plikach.
W Task Managerze pod kartą zadania toczy się wątek z wiadomościami, wzmiankami @, reakcjami i załącznikami. Wiadomości systemowe zapisują również zmianę statusu, osób przypisanych, priorytetu oraz terminu wraz z poprzednią wartością. Jeśli w środę Marta przesunie termin „Projektu strony” z piątku na kolejny wtorek, uczestnicy zobaczą w tym samym wątku, kto i kiedy to zrobił. Więcej o układzie pracy pokazuje opis zadań w Task Managerze.
To nie jest argument, że Planner nie nadaje się do rozmowy o pracy. Jeśli Twój zespół konsekwentnie komentuje zadania w Plannerze, problem Marty może w ogóle nie wystąpić. Jeśli jednak decyzje regularnie kończą w czacie, sprawdź, czy przeniesienie rozmowy do wątku zadania odpowiada Waszemu sposobowi pracy.
Kiedy Planner wystarczy bez dokupowania programu?
Planner wystarczy, gdy masz plan Microsoft 365, który go obejmuje, a ludzie rzeczywiście pracują w tym środowisku. Microsoft udostępnia podstawowego Plannera w firmowych planach Microsoft 365; działa on w przeglądarce i w Teams, a zadania mogą zawierać pliki, listy kontrolne i etykiety.
Marta zakłada tablicę dla 10 osób. Jeśli wszyscy mają już właściwe licencje Microsoft 365, nie musi kupować osobnego planu Planner (plan 1), żeby zacząć przydzielać zadania. Zespół zostaje przy znanym koncie i aplikacji. Dla firmy, która potrzebuje przede wszystkim wspólnej listy pracy, to mocny argument.
Nie mieszaj jednak podstawowego Plannera z płatnymi możliwościami projektowymi. Na polskiej stronie Microsoft wariant Planner (plan 1) obejmuje między innymi sprinty, tworzenie zależności między zadaniami i widok osi czasu; Planner i Project (plan 3) dokłada kolejne możliwości. Jeśli prowadzisz złożone projekty i korzystasz już z tych funkcji, porównuj Task Managera z rzeczywistą pracą zespołu, a nie tylko z ceną licencji. Task Manager nie zastąpi też Worda, Excela ani Teams - jest programem do zadań i komunikacji zespołu, nie pakietem biurowym.
Ile kosztują trzy lata pracy 10 osób w obu programach?
Jeśli masz już plan Microsoft 365 obejmujący podstawowego Plannera, nie dopłacasz za niego; Task Manager w planie Classic, wariancie Standard, kosztuje 1 490 zł jednorazowo albo 2 384 zł z dwoma opcjonalnymi odnowieniami aktualizacji przez trzy lata, bez hostingu. Porównanie całej faktury za Microsoft 365 z ceną Task Managera nie pokazuje kosztu zastąpienia samego Plannera: za tę fakturę dostajesz również inne usługi.
Microsoft podaje na polskiej stronie Microsoft 365 Business Basic z Teams za 6,07 € netto za użytkownika miesięcznie przy subskrypcji rocznej. Dla 10 osób i 36 miesięcy daje to 2185,20 € netto za cały pakiet przy założeniu niezmiennej ceny. Jeśli już płacisz za ten plan, za podstawowego Plannera nie dopłacasz. Ceny Microsoft sprawdzono 24 września 2026 r.; strona podaje je w euro, więc nie przeliczamy ich na złote według przypadkowego kursu.
Osobny Planner (plan 1) Microsoft wycenia na 8,70 € netto za użytkownika miesięcznie przy subskrypcji rocznej. Dziesięć takich licencji przez 36 miesięcy oznaczałoby 3132 € netto dodatkowo przy stałej cenie; nie jest to wydatek konieczny do używania podstawowego Plannera. Sprawdź, ilu członków zespołu naprawdę potrzebuje funkcji premium, zanim pomnożysz stawkę przez wszystkich.
Task Manager dla 10 osób wymaga planu Classic. Wariant Standard kosztuje 1 490 zł jednorazowo i obejmuje 12 miesięcy aktualizacji. Jeśli wykupisz dwa kolejne roczne odnowienia po 447 zł, trzyletni koszt licencji i dostępu do nowych wersji wyniesie 2 384 zł. Bez odnowień nadal pracujesz na posiadanej wersji. Do własnego rachunku dopisz hosting oraz czas osoby, która zajmie się instalacją i aktualizacjami; zasady licencji bezterminowej pomagają oddzielić te koszty.
| Pytanie | Microsoft Planner w Microsoft 365 | Task Manager, Classic Standard |
|---|---|---|
| Jak płacisz? | Za uprawniający plan Microsoft 365 na użytkownika; podstawowy Planner jest w nim dostępny. | Jednorazowo za plan obejmujący do 20 osób. |
| Gdzie są dane? | W usługach chmurowych Microsoft; dane podstawowych planów, załączniki i rozmowy są przechowywane w różnych usługach. | Na serwerze firmy, na którym instalujesz aplikację. |
| Gdzie omawiasz zadanie? | Możesz użyć komentarzy Plannera albo pracować w środowisku Teams. | W wątku pod kartą zadania, obok zapisu zmian. |
| Co z nowszymi wersjami? | Korzystasz z usługi w ramach aktywnej subskrypcji. | Pierwsze 12 miesięcy aktualizacji jest w cenie; późniejsze odnowienie jest opcjonalne. |
Porównujesz koszt dostępu do pakietu usług z kosztem licencji na program do zadań i komunikacji. Szerszy sposób liczenia opisuje porównanie abonamentu i licencji jednorazowej.
Co zmienia własny serwer?
W Plannerze dane pozostają w usługach chmurowych Microsoft, a w Task Managerze aplikacja i jej dane działają na serwerze Twojej firmy. Nie zakładaj przy tym, że wszystkie dane Microsoft 365 leżą w jednym miejscu: Microsoft opisuje osobno przechowywanie danych Plannera, załączników i rozmów oraz zasady lokalizacji danych usług.
Task Manager uruchomisz na zwykłym hostingu współdzielonym obsługującym PHP 8.1 lub nowsze i MySQL albo MariaDB. Instalator działa w przeglądarce. Biblioteki, czcionki, ikony i awatary przeglądarka pobiera z serwera firmy, nie z zewnętrznych serwerów. Jeśli pytanie o miejsce przechowywania danych wraca w rozmowach z klientami, instalacja na Twoim hostingu jest różnicą, którą możesz opisać bez ogólnych obietnic bezpieczeństwa.
Własny serwer oznacza też własne obowiązki. Ktoś musi przygotować hosting i dopilnować aktualizacji: administrator w aplikacji wybiera Pobierz, a następnie Zainstaluj przy większości wydań; niektóre wymagają drogi ręcznej. W planie Classic zdalna instalacja jest w cenie. Nie myl jej z obietnicą, że późniejsze aktualizacje wykonają się same.
Jak Task Manager pokazuje terminy?
Task Manager pokazuje stan terminu kolorem na liście, Tablicy i w Kalendarzu oraz przypomina o nadchodzących sprawach, gdy aplikacja jest otwarta. Marta od razu widzi, które zadania są po terminie; Planner również powiadamia o zadaniach.
W poniedziałek Marta widzi czerwone zadania po terminie, niebieskie na dziś, zielone z terminem w kolejnych dniach i szare bez terminu lub zamknięte. Kafle „Terminowe”, „Na dziś”, „Po terminie” i „Czat” są zarazem licznikami i filtrami. Nie musi otwierać każdego zadania, żeby znaleźć zaległości; opis pilnowania terminów w zespole rozwija ten sposób pracy.
Centrum powiadomień przypomina godzinę przed terminem zadania z godziną, a przy zadaniu z samą datą - o 16:00. Raz dziennie, przy pierwszym wejściu po 6:00, pokazuje poranny briefing z klikalną listą dnia; gdy dzień jest pusty, briefing się nie pojawia. Jeśli aplikacja jest całkiem zamknięta, powiadomienia nie pojawią się w jej oknie. Kanałem pozostaje e-mail. Wysyłkę w tle obsługuje CRON - zadanie uruchamiane cyklicznie na serwerze, ustawiane przez administratora. Sprawdź ten warunek, jeśli zespół często zamyka aplikację.
Czy AI zmienia wynik porównania?
AI jest kryterium wyboru dla zespołu, który zamierza korzystać z tych funkcji. Task Manager działa bez AI, a funkcje Copilot w Plannerze wymagają odpowiedniej licencji Microsoft 365 Copilot. Nie porównuj więc samej ceny dodatku Copilot z kosztem używania Task Managera bez AI: to różne zakresy usług.
W Task Managerze administrator może podłączyć własny klucz OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Firma rozlicza użycie bezpośrednio z dostawcą modelu, bez marży Task Managera. Asystent AI może przygotować formularz nowego zadania z wypełnionymi polami, zmienić status, przefiltrować listę albo prywatnie odpowiedzieć na pytanie o wątek. Funkcja „Porządkuj” pozwala między innymi wyświetlić streszczenie rozmowy; oryginalne wiadomości zostają bez zmian.
Własny klucz nie oznacza, że treść pytania zostaje wyłącznie na Twoim serwerze. Zapytanie wraz z wybranym kontekstem trafia do dostawcy modelu. Jeśli to istotny warunek w firmie, przeczytaj jak działa własny klucz modelu AI i zdecyduj, czy włączać tę opcję.
Jak rozstrzygnąć wybór w 15 minut?
Weź jedną zakończoną sprawę i sprawdź, gdzie zapadły jej decyzje. Taki test powie Ci więcej o potrzebach zespołu niż długa lista funkcji.
Wybierz na przykład ofertę dla Nordu z zeszłego tygodnia. Otwórz zadanie, komentarze, czat i załączniki. Policz, w ilu miejscach trzeba szukać odpowiedzi na pytania: kto obiecał termin, kto go zmienił i jaka wersja pliku jest aktualna. Jeśli znajdujesz wszystko szybko, a ludzie pracują w Teams, zostań przy Plannerze i ustal jedną zasadę zapisywania decyzji. Jeśli odtwarzanie historii zajmuje więcej czasu niż sama rozmowa o ofercie, sprawdź w Task Managerze pracę z jednym wątkiem zadania.
Jutro rano powtórz ten test na kolejnej sprawie, zanim zdecydujesz o zakupie. W Demo zobaczysz, czy układ zadania i rozmowy odpowiada temu, jak pracuje Twój zespół.
Najczęstsze pytania
Czy Microsoft Planner wystarczy firmie na 10 osób?
Tak, podstawowy Microsoft Planner może wystarczyć dziesięcioosobowej firmie, która ma uprawniający plan Microsoft 365 i konsekwentnie zapisuje ustalenia przy zadaniach lub w znanym zespołowi środowisku Teams. Osobny program sprawdź wtedy, gdy regularnie tracisz czas na odtwarzanie rozmowy o zadaniu.
Ile kosztuje Task Manager dla 10 osób przez trzy lata?
Task Manager Classic Standard kosztuje 1 490 zł jednorazowo, a z dwoma opcjonalnymi rocznymi odnowieniami aktualizacji - 2 384 zł. Bez odnowień nadal korzystasz z posiadanej wersji; osobno uwzględnij hosting.
Czy muszę zrezygnować z Microsoft 365, żeby używać Task Managera?
Nie, możesz nadal używać Microsoft 365 do pracy z dokumentami i spotkań, a Task Managera do zadań oraz komunikacji zespołu. Task Manager nie zastępuje Worda, Excela ani Teams.
Gdzie są dane po zainstalowaniu Task Managera?
Dane aplikacji Task Manager są na serwerze firmy, na którym instalujesz program. Jeśli włączysz Asystenta AI, zapytanie z wybranym kontekstem trafi do dostawcy modelu na kluczu Twojej firmy.
Czy Microsoft Planner ma komentarze przy zadaniach?
Tak, Microsoft Planner ma komentarze przy zadaniach; Microsoft podaje, że rozmowy są przechowywane w Exchange. Nie zakładaj, że cała rozmowa musi toczyć się na czacie Teams - sprawdź, gdzie Twój zespół faktycznie zapisuje decyzje.
Źródła
- Microsoft, Ceny platformy Microsoft 365 dla firm - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing (dostęp: 2026-09-24).
- Microsoft, Microsoft 365 Planner: porównaj plany i ceny - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner-business-plans-and-pricing (dostęp: 2026-09-24).
- Microsoft, Oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami: Microsoft Planner - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner (dostęp: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Security, privacy, and compliance in Microsoft Planner - https://learn.microsoft.com/en-us/planner/planner-security-privacy-compliance (dostęp: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Manage the Planner app for your organization in Microsoft Teams - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-tasks-app (dostęp: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Microsoft 365 data locations - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations (dostęp: 2026-09-24).
- Task Manager, Zadania - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (dostęp: 2026-09-24).
- Task Manager, Licencja bezterminowa - https://taskmanager.pl/funkcje/licencja-bezterminowa (dostęp: 2026-09-24).
- Task Manager, Cennik - https://taskmanager.pl/#cennik (dostęp: 2026-09-24).
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
