Wtorek, 9:41. Anna Wiśniewska wysyła formularz „Poproś o wycenę” na stronie siedmioosobowej firmy Instalacje Mazur, a jej mail ląduje między fakturą z hurtowni i newsletterem producenta. Leady z formularza nie wskazują w e-mailu osoby odpowiedzialnej ani daty kolejnego ruchu. W piątek Tomek znajduje zgłoszenie podczas przewijania skrzynki, ale Anna ma już dwie inne oferty.
Lead przegrywa ze skrzynką, bo nie ma właściciela ani daty
E-mail z formularza łatwo przeoczyć, ponieważ nie wskazuje osoby odpowiedzialnej ani terminu kontaktu. Zadanie zmienia sytuację: ustawiasz wysoki priorytet, termin i przypisujesz konkretną osobę.
W Instalacjach Mazur Tomek zakłada, że odpisze Michał. Michał sądzi, że sprawą zajmuje się Tomek. Nikt nie widzi daty, po której zgłoszenie staje się spóźnione.
Brakuje też kontekstu. Żeby ocenić zapytanie Anny, trzeba otworzyć wiadomość, znaleźć miejscowość, powierzchnię domu i oczekiwany termin realizacji. Faktura ma datę płatności. Zgłoszenie „proszę o wycenę” nie ma nic.
42 godziny wystarczą, żeby klient poszedł dalej
Harvard Business Review opisał badanie 2241 firm w 2011 roku. Tylko 37 proc. odpowiadało na internetowe zgłoszenie w ciągu godziny, 23 proc. nie odpowiadało wcale, a średni czas reakcji wśród firm, które podjęły kontakt, wynosił 42 godziny.
Ta sama publikacja przywołuje analizę 1,25 mln leadów. Kontakt w ciągu godziny dawał około siedmiokrotnie większą szansę na rozmowę kwalifikującą niż kontakt podjęty godzinę później. Nie chodzi więc o błyskawiczne przygotowanie całej oferty. Chodzi o zauważenie zgłoszenia i wyznaczenie następnego ruchu.
Ręczne pilnowanie skrzynki działa do pierwszego urlopu, wyjazdu w teren albo dnia pełnego spotkań. Reguła nie zapomina.
Leady z formularza trafiają z poczty do zadań
Leady z formularza możesz przenosić do zadań za pomocą reguły w module Automatyzacje. Reguła działa według schematu GDY - JEŚLI - WYKONAJ: wyzwalacz wykrywa nowy e-mail, warunki oddzielają zgłoszenia od reszty poczty, a akcje tworzą zadanie i mogą dopisać streszczenie przez AI.
Nie znajdziesz gotowego szablonu o nazwie „Lead z formularza”. Regułę dla sprzedaży składasz samodzielnie z dostępnych klocków.
| Klocek | Ustawienie | Rezultat |
|---|---|---|
| GDY | Nowy e-mail w skrzynce | Reguła reaguje na wiadomość odebraną przez skrzynkę autora |
| JEŚLI | Skrzynka biuro@, temat zawiera „wycen” lub „zgłoszenie” | Faktury i newslettery nie przechodzą dalej |
| WYKONAJ 1 | Napisz wiadomość przez AI | W wątku zdarzenia pojawia się streszczenie zgłoszenia |
| WYKONAJ 2 | Utwórz zadanie | Powstaje sprawa z wysokim priorytetem i terminem kontaktu |
Rdzeń „wycen” obejmuje między innymi „wycena”, „wycenę” i „wyceny”. To drobna zmiana, ale zmniejsza liczbę wiadomości pominiętych przez zbyt dokładny warunek.
Jedna reguła, nazywana w module także recepturą GDY - JEŚLI - WYKONAJ, może wykonać do 10 akcji. Działa wewnątrz aplikacji, bez zewnętrznej usługi automatyzacyjnej. Reaguje wyłącznie na skrzynki swojego autora, więc nikt inny nie zobaczy przez nią Twojej poczty. Więcej przykładów znajdziesz w opisie Automatyzacji w Task Managerze.
Zadanie daje leadowi osobę, termin i widoczne opóźnienie
W zadaniu ustawiasz temat, opis, priorytet, termin i osoby przypisane. Kolor na liście od razu pokazuje, czy termin przypada dziś, jeszcze nie minął, czy jest już po czasie.
We wtorek o 9:41 przychodzi mail Anny. Dwie minuty później na liście sprzedaży jest zadanie „Skontaktuj się: Anna Wiśniewska”, z wysokim priorytetem i terminem na środę. Tomek otwiera je, wybiera „Edytuj”, wskazuje Michała w sekcji „Przypisani” i zapisuje zmianę.
Może też powiedzieć Asystentowi AI: „Przypisz zadanie Skontaktuj się: Anna Wiśniewska do Michała”. Asystent AI rozumie zwykły język, więc nie trzeba uczyć się składni poleceń.
Datę obiecaną klientowi wpisujesz w zadaniu. Jeśli ktoś przesunie termin, wątek zapisze poprzednią datę. Taki sam ślad zostaje po zmianie statusu, priorytetu lub osób przypisanych. Nie trzeba odtwarzać przebiegu z pamięci.
Wątek e-maila możesz powiązać z zadaniem, lecz takie powiązanie jest tylko skrótem nawigacyjnym. Nie udostępnia treści prywatnej skrzynki innym osobom. Zasady działania skrzynek opisuje strona Poczta w Task Managerze.
Raport o kliencie przygotowuje Asystent AI, nie sama reguła
Asystent AI pomaga przygotować pełny raport o kliencie, ale sama reguła go nie tworzy. Reguła może utworzyć zadanie i dopisać streszczenie przez AI, natomiast gotowy raport zapisujesz jako notatkę w założonym przez siebie folderze.
Polecenie może brzmieć tak:
Przeczytaj to zgłoszenie i przygotuj raport: kto pisze, firma, czego potrzebuje, na kiedy oraz proponowany pierwszy krok.
Dla Instalacji Mazur raport ma cztery krótkie części:
- Anna Wiśniewska, kontakt z formularza wyceny,
- dom o powierzchni 160 m² w Swarzędzu,
- pompa ciepła potrzebna „przed sezonem”,
- pierwszy krok: telefon i pytanie o izolację budynku.
Michał od razu widzi powierzchnię domu, miejscowość i oczekiwany termin. Może zacząć rozmowę od pytania o izolację budynku, zamiast ponownie czytać całą wiadomość. Jeżeli raport ma trafić do podwykonawcy, notatkę można wyeksportować do PDF, Word albo TXT.
Notatka pozostaje prywatna, dopóki sam jej nie udostępnisz. Możesz przyznać drugiej osobie tylko podgląd albo prawo edycji, a przypisanie notatki do Workspace'u działa jako etykieta i nie otwiera dostępu automatycznie.
Folder zakładasz sam. Katalogi Notatek są wspólne z modułem Pliki, więc folder „Leady” zobaczysz w obu miejscach.
Polecenie skraca pracę przy samym zadaniu
Nie musisz ręcznie uzupełniać każdego pola nowej sprawy. Możesz napisać do Asystenta AI:
Załóż zadanie „Zadzwonić do Anny Wiśniewskiej” w Workspace Sprzedaż, ustaw wysoki priorytet i termin na jutro.
Asystent AI otworzy formularz z wypełnionymi polami. Przed zapisaniem widzisz rezultat i możesz poprawić nazwę, termin albo opis. Podobny przebieg pokazuje przykład automatyzacji opisanej zwykłymi słowami.
Asystent AI nie odpowie, jeśli administrator nie ustawi dostawcy, klucza API i modelu w Ustawieniach AI. Task Manager obsługuje OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude i xAI Grok na kluczu klienta, bez marży pośrednika. Więcej informacji znajdziesz w opisie Asystenta AI.
Test i Historia pokazują, gdzie reguła się pomyliła
Przycisk Testuj pokazuje, co stałoby się po uruchomieniu reguły, ale nie wykonuje żadnej akcji. Historia uruchomień obejmuje 30 dni i zapisuje wykonane przebiegi, powody pominięcia oraz treść błędów.
W piątek Tomek otwiera pozycje pominięte i widzi, że formularz ze strony używał tematu „Prośba o ofertę”, którego nie obejmował warunek „wycen”. Dodaje drugi fragment, ponownie testuje regułę i dopiero wtedy zostawia ją w pracy.
Task Manager przycina pętle, ogranicza liczbę uruchomień na godzinę, a po trzech kolejnych błędach reguła przechodzi w pauzę i autor dostaje e-mail. Reguła wykonuje akcje z jego uprawnieniami.
Jeśli używasz akcji Napisz wiadomość przez AI, streszczenie maila i kontekst potrzebny do jego przygotowania trafiają do wybranego dostawcy modelu. Zapytanie jest wysyłane na Twoim kluczu. Dane aplikacji pozostają na Twoim serwerze, ale samo zapytanie wychodzi na zewnątrz. Poczta jako źródło wiedzy AI jest domyślnie wyłączona i włącza ją administrator.
AI nie jest potrzebne do wyłapywania leadów. Warunki dotyczące skrzynki, nadawcy i tematu utworzą zadanie także bez niego, tylko bez automatycznego streszczenia.
Ta automatyzacja nie przeczyta wszystkiego za Ciebie
Automatyzacja nie odczyta z treści maila obiecanego terminu i nie wybierze handlowca na podstawie opisu zapytania. Datę oraz przypisanie ustawiasz w zadaniu albo budujesz osobne reguły oparte na udokumentowanych warunkach, takich jak temat i nadawca.
AI nie ma OCR, czyli mechanizmu odczytywania tekstu ze skanów. Skan PDF oraz stary binarny plik DOC nie zostaną przeczytane jak zwykła treść wiadomości.
Asystent AI nie wysyła maila bez Twojego zatwierdzenia. W Automatyzacjach istnieje osobna akcja „wyślij e-mail ze swojej skrzynki” - to Ty decydujesz, czy w ogóle ją w regule ustawisz, a przed włączeniem reguły sprawdzisz ją przyciskiem Testuj.
Przy zamkniętej aplikacji wysyłka powiadomień e-mail wymaga CRON-a, czyli harmonogramu uruchamiającego zadania na serwerze. Bez niego wiadomości wychodzą wtedy, gdy ktoś korzysta z aplikacji.
Poczta i Automatyzacje wymagają wariantu Pro
Poczta i Automatyzacje są dostępne w wariancie Pro. Task Manager działa również bez AI, więc możesz tworzyć zadania z wiadomości na podstawie skrzynki, nadawcy i tematu bez podłączania modelu.
Licencja Task Managera jest jednorazowa i bezterminowa. Obejmuje 12 miesięcy aktualizacji, a późniejsze odnowienie dostępu do nowych wersji pozostaje opcjonalne. Bez odnowienia nadal pracujesz na posiadanej wersji. Zasady opisuje strona Bezterminowej licencji.
Jutro sprawdź trzy ostatnie zgłoszenia
Jutro rano otwórz trzy ostatnie leady z formularza i policz, ile godzin czekały na pierwszą odpowiedź. Jeśli któryś czekał dłużej niż dobę, zbuduj jedną regułę: GDY przyjdzie nowy e-mail, JEŚLI trafi na biuro@ i temat zawiera „wycen”, WYKONAJ utwórz zadanie z terminem na następny dzień.
Potem użyj Testuj i sprawdź, czy reguła oddziela zgłoszenie od faktury oraz newslettera. Gotowy przebieg możesz obejrzeć w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy muszę używać Asystenta AI, żeby wyłapać leady z formularza?
Nie, Asystent AI nie jest potrzebny do utworzenia zadania z wiadomości. Wyzwalacz „nowy e-mail w skrzynce” oraz warunki dotyczące tematu, nadawcy lub skrzynki działają bez AI, ale nie przygotują automatycznego streszczenia ani raportu.
Kto widzi notatkę i wiadomość z mojej skrzynki?
Tylko Ty widzisz swoją skrzynkę i prywatną notatkę, także administrator nie ma do nich dostępu. Notatkę możesz udostępnić z prawem podglądu albo edycji, a powiązanie e-maila z zadaniem nie udostępnia treści poczty.
Czy mogę podłączyć skrzynkę Gmail albo Outlook?
Tak, Task Manager podłącza skrzynki przez IMAP i SMTP, w tym Gmail, Outlook oraz konta na polskich hostingach. W przypadku konta Google może być potrzebne hasło do aplikacji zgodnie z zasadami Google.
Co się stanie, gdy reguła przeoczy prawdziwe zgłoszenie?
Wiadomość pozostanie w skrzynce, a w Historii uruchomień zobaczysz powód pominięcia z ostatnich 30 dni. Po zmianie warunku możesz użyć przycisku Testuj, który pokaże rezultat bez wykonywania akcji.
Czy do automatyzacji leadów potrzebny jest wariant Pro?
Tak, Poczta i Automatyzacje należą do wariantu Pro. Licencję opłacasz jednorazowo, 12 miesięcy aktualizacji jest w cenie, a późniejsze odnowienie pozostaje opcjonalne.
Źródła
- Task Manager, Automatyzacje
- Task Manager, instrukcja: Automatyzacje
- Task Manager, Poczta
- Task Manager, instrukcja: Poczta
- Task Manager, Notatki
- Task Manager, Asystent AI
- Task Manager, Licencja bezterminowa
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads”
- Google, Pomoc konta Google, „Sign in with app passwords”
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
