Według GUS w 2025 r. z technologii sztucznej inteligencji korzystało 8,7% przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 10 osób, a wśród małych (10-49 osób) - 6,1%. Reszta zna AI głównie z prezentacji i nagłówków. Ten tekst pokazuje siedem czynności, które Asystent AI w Task Managerze wykonuje w zwykłym dniu pracy zespołu: co mu mówisz, co dostajesz i ile to kosztuje.
Czym różni się AI wpleciona w pracę od chatbota obok
Większość firm, które „próbowały AI", otworzyła czat w przeglądarce, wkleiła maila i wkleiła odpowiedź z powrotem. Model nie wie, kto jest kim w zespole, jaki jest termin i co ustalono tydzień temu. W Task Managerze Asystent AI siedzi tam, gdzie jest praca: pytasz o otwarty wątek, wskazujesz workspace, notatkę albo folder plików jako źródło. Model wybierasz sam spośród OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude i xAI Grok - różnica nie leży w modelu, tylko w tym, że AI widzi kontekst i ma ręce w programie.
Poniżej siedem sytuacji z trzech zespołów: biura rachunkowego Bilans Plus z Poznania (7 osób), agencji Studio Kreska z Wrocławia (12 osób) i serwisu Termo-Serwis spod Łodzi (9 osób). Firmy są wymyślone, polecenia i wyniki - prawdziwe.
1. Podsumowanie długiego wątku
Sytuacja. Ola z Bilans Plus wraca z urlopu. W zadaniu „Oferta dla klienta Nord" czeka 46 wiadomości: klient zmieniał zakres, Marek dopytywał o VAT, ktoś wrzucił trzy wersje umowy.
Polecenie. W wątku klika Porządkuj i wybiera Streść. Albo przełącza pole wiadomości w tryb pytania (przycisk Asystent AI) i pisze: „Podsumuj ten wątek - co ustalono, kto za co odpowiada, jakie padły terminy".
Co dostaje. W trybie Streść każda wiadomość zamienia się w 1-2 zdania, partiami po 8 od najnowszych. W trybie pytania - jedno streszczenie podzielone na decyzje, terminy i „kto za co", widoczne tylko dla pytającego. Oryginały zostają nietknięte, a pod każdą przetworzoną wiadomością jest dopisek „AI może popełniać błędy". Kilkanaście sekund zamiast pół godziny czytania.
Na zrzucie poniżej krótszy przykład z demo: czat „Ustalenia z klientem", 14 wiadomości z trzech dni. Asystent wyciągnął z nich trzy decyzje o stronie (ciemna tonacja, formularz kontaktowy, blog w drugim etapie), dwa terminy (uwagi do makiety jutro do 15:00, spotkanie w piątek 25 września o 11:00) i podział pracy między Marka, Annę i Olę - razem z dwoma wariantami oferty, 14 900 i 19 800 zł.
Więcej: Podsumowania.
2. Checklista z opisu zadania
Sytuacja. W Studio Kreska Michał zakłada zadanie „Projekt strony" dla klienta ABC. Opis ma dwie strony: struktura podstron, teksty w dwóch językach, makiety, kodowanie, wgranie treści i odbiór.
Polecenie. W wątku zadania włącza tryb pytania (przycisk Asystent AI) i pisze: „Zrób z opisu zadania checklistę do odhaczania".
Co dostaje. Listę pozycji z checkboxami i paskiem postępu, widoczną tylko dla niego - rozmowa z Asystentem w wątku jest prywatna. Na zrzucie poniżej jest pięć pozycji, dwie już odhaczone i przekreślone (struktura pięciu podstron ustalona z klientem, teksty PL i EN zebrane), pasek pokazuje „2 z 5 zrobione". Żeby na liście pracował cały zespół, Michał kopiuje pozycje do pola Opis zadania i zaznacza je przyciskiem Lista to-do (ten sam, co w edytorze wiadomości). Od tej chwili checklista jest klikalna w karcie zadania, a stan zaznaczeń wspólny: gdy Ania odhaczy makiety, pozostali widzą to od razu, z jej mini awatarem i datą. Kwadrans rozpisywania briefu zamienia się w jedno zdanie i wklejenie.
Więcej: Checklisty.
3. Mail, który zamienia się w zadanie
Sytuacja. Do Termo-Serwisu reklamacje i zgłoszenia problemów przychodzą mailem, o różnych porach i w różnej formie. Dotąd ktoś rano przeglądał skrzynkę i przepisywał je na listę.
Polecenie. Właściciel opisuje Asystentowi regułę: „Gdy przyjdzie nowy mail do skrzynki, a AI oceni, że to reklamacja, skarga albo zgłoszenie problemu, załóż zadanie w workspace Sprzedaż dla Kasi Wójcik z wysokim priorytetem i terminem na jutro". Asystent składa szkic receptury GDY - JEŚLI - WYKONAJ i pokazuje kartę „Przejdź do Automatyzacji". Właściciel poprawia jedno pole, klika Zapisz, potem Włącz.
Co dostaje. Każdy mail, który AI oceni jako reklamację, staje się zadaniem z osobą i terminem, zanim ktokolwiek otworzy skrzynkę. Warunek „AI oceni" widzi nadawcę, temat, fragment treści i nazwy załączników; przy niepewności odpowiada „nie" - automat woli nic nie zrobić, niż zrobić źle. Jeśli chcesz oszczędzać na zapytaniach, dokładasz przed nim tańsze warunki (np. konkretna skrzynka albo słowo w temacie) - AI ocenia dopiero to, co przez nie przejdzie. Przycisk Testuj pokazuje, co by się stało, bez wykonywania. Scenariusz wymaga Poczty i Automatyzacji (wariant Pro).
Na zrzucie receptura „Reklamacja od klienta" z demo, jeszcze wyłączona, tuż po zapisaniu: warunek AI zapisany po ludzku („Wiadomość to reklamacja, skarga albo zgłoszenie problemu - autor jest niezadowolony, coś nie działa albo żąda naprawy, zwrotu lub wyjaśnień") i akcja „Utwórz zadanie" z chipami Sprzedaż, dla: Kasia Wójcik, priorytet: wysoki, termin: +1 dni.
Cały scenariusz krok po kroku: Mail, który sam zakłada zadanie.
4. Tabela z zadań i eksport do Excela
Sytuacja. Zarząd Studia Kreska chce co miesiąc zestawienie zamkniętych zadań według klientów. Michał robił to w arkuszu, kopiując z listy.
Polecenie. W panelu Asystenta, ze wskazanym workspace'em Klienci: „Zrób tabelę zadań zakończonych we wrześniu: klient, temat, kto zamknął, termin, czy po terminie". Po sprawdzeniu: „Wygeneruj z tego plik Excel".
Co dostaje. Tabelę wprost w odpowiedzi, a po drugim poleceniu przycisk „Pobierz" z plikiem .xlsx. Tak samo działa Word, PDF, CSV i HTML - AI pisze treść, program składa plik. Dane pochodzą wyłącznie z zadań, do których pytający ma dostęp; przy bardzo szerokich pytaniach zawęź okres albo workspace.
Więcej: Tabele i zestawienia.
5. Tłumaczenie wiadomości w wątku
Sytuacja. Termo-Serwis obsługuje halę niemieckiego najemcy. Kierownik obiektu pisze po niemiecku, technicy odpowiadają po polsku.
Polecenie. W wątku, w trybie pytania: „Przetłumacz ostatnią wiadomość na polski". Po ustaleniu odpowiedzi: „Przetłumacz na niemiecki: wymiana zaworu w piątek 8:00, potrzebny dostęp do maszynowni".
Co dostaje. Tłumaczenie obok oryginału, widoczne tylko dla pytającego (plakietka „TYLKO DLA CIEBIE"). Wersję do wysłania kopiuje do zwykłej wiadomości i sam decyduje, co idzie do klienta. Model zna kontekst wątku, więc „zawór" nie zamienia się w „wentyl".
6. Przypomnienie z jednego zdania
Sytuacja. Ola ma do 25. wysłać deklarację klienta; termin zadania to 24. Chce przypomnienia, ale nie chce klikać po kalendarzu.
Polecenie. W wątku zadania: „Przypomnij mi o tym zadaniu dzień przed terminem". Albo w panelu Asystenta: „Przypomnij mi jutro o 9 o fakturze dla Nord i wyślij też mailem".
Co dostaje. W wątku zadania przypomnienie przypięte do terminu powstaje od razu - moment wylicza program, a Asystent odpisuje „Przypomnienie ustawione: dzień przed terminem" z datą i godziną. Gdy termin zmieni się na 28., przypomnienie samo przeskoczy na 27. W panelu, przy konkretnej dacie, najpierw dostajesz kartę z datą i klikasz „Tak, wykonaj" - dopiero wtedy przypomnienie istnieje. O wskazanej porze przychodzi powiadomienie w aplikacji, e-mail tylko na wyraźną prośbę. Listę sprawdzisz zdaniem „pokaż moje przypomnienia", zbędne odwołasz przez „anuluj przypomnienie" z numerem z listy.
7. Agent AI: plan zamiast pojedynczej odpowiedzi
Sytuacja. Ola z Bilans Plus czeka w wątku „Oferta dla klienta Nord" na odpowiedź Kasi Wójcik. Bez niej nie domknie oferty i nie chce pilnować wątku.
Polecenie. W wątku zadania, w trybie pytania: „Jeśli Kasia nie odpisze do jutra, przypomnij jej o 8:30, a o 9:00 daj mi znać".
Co dostaje. Agent AI od razu zapisuje plan i pokazuje go w wątku jako wpis „Plan AI #16 zapisany" z jednym zdaniem podsumowania („Czekam na odpowiedź Kasi do jutra 8:30. Jeśli jej nie będzie - przypomnę w wątku, a o 9:00 dam Ci znać.") i trzema krokami z datami: (1) czekaj na odpowiedź do 8:30, (2) wyślij wiadomość o 8:30, (3) powiadom o 9:00. Kroki „na teraz" wykonują się natychmiast, odległe w czasie odpala cron na serwerze. Jeśli Kasia odpisze o 16:00, kroki warunkowe są pomijane i plan gaśnie sam. Pod wpisem stoi gotowe polecenie odwołania: „@aipriv /anuluj plan 16", do użycia w dowolnej chwili. Agent działa w granicach uprawnień Oli i tylko wśród uczestników wątku.
Czym Agent AI różni się od Asystenta: Agent AI.
Co wymaga potwierdzenia, a co nie
| Co | Potwierdzenie |
|---|---|
| Podsumowanie, tabela, tłumaczenie, checklista | nie - sama odpowiedź nic nie zmienia |
| Zadanie z Asystenta | tak - Zapisz w oknie zadania |
| Mail z Asystenta | tak - „Wyślij" |
| Reguła automatyzacji | tak - Zapisz i Włącz |
| Przypomnienie z panelu | tak - „Tak, wykonaj" |
| Przypomnienie z wątku (przypięte do terminu) | nie - od razu; odwołasz przez „anuluj przypomnienie" |
| Plan Agenta AI | nie - plan zapisuje się od razu; odwołasz go jednym zdaniem |
Jeśli model napisze „ustawiłem przypomnienie", a tego nie zrobił, pod odpowiedzią pojawi się żółty blok „Sprostowanie" z tym, co faktycznie się stało.
Ile to kosztuje: własny klucz, bez marży
Task Manager nie sprzedaje pakietów AI. Licencję programu kupujesz raz: wariant Standard to Starter 690 zł netto (do 8 osób), Classic 1 490 zł (9-20 osób) i Max 2 290 zł (21-35 osób); wariant Pro z Pocztą, Plikami i Automatyzacjami, potrzebny do scenariusza 3, kosztuje 1 990 / 3 990 / 5 990 zł netto (pełny cennik). Za zapytania płacisz dostawcy modelu według jego cennika, na własnym kluczu API, bez marży i bez limitu „zapytań w pakiecie".
Dostawcy rozliczają tokeny, czyli kawałki tekstu (według Anthropic około 4 znaki po angielsku; polski zużywa ich więcej). Wybrane stawki za milion tokenów z oficjalnych cenników (USD, stan na 20 września 2026):
| Dostawca i model | Wejście (1 mln tokenów) | Wyjście (1 mln tokenów) |
|---|---|---|
| OpenAI gpt-5-mini | 0,25 USD | 2,00 USD |
| OpenAI gpt-4.1 | 2,00 USD | 8,00 USD |
| Anthropic Claude Haiku 4.5 | 1,00 USD | 5,00 USD |
| Anthropic Claude Sonnet 5 | 2,00 USD | 10,00 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash-Lite | 0,30 USD | 2,50 USD |
| Google Gemini 3.5 Flash | 1,50 USD | 9,00 USD |
Przykład z sekcji 1: wątek z 46 wiadomościami to, powiedzmy, 8 000 tokenów na wejściu, a streszczenie - 600 na wyjściu. Na gpt-5-mini kosztuje to około 0,003 USD (8 000 × 0,25 / 1 mln + 600 × 2 / 1 mln), na Claude Haiku 4.5 około 0,011 USD, na gpt-4.1, Claude Sonnet 5 albo Gemini 3.5 Flash - około 0,02 USD, czyli dwa centy. Zespół 10 osób po 10 pytań dziennie przez 22 dni robocze to 2 200 zapytań miesięcznie: około 44 USD przy dwóch centach za zapytanie, kilka dolarów przy modelu klasy „mini". To szacunek: rachunek zależy od modelu, długości wątków i liczby źródeł; limit wydatków ustawiasz w panelu dostawcy. Cennika xAI dla Grok nie przytaczamy, bo nie sprawdzaliśmy go w dniu publikacji.
Szczegóły rozliczenia: Koszty AI bez marży.
Gdzie trafiają dane
Dane aplikacji - zadania, wiadomości, pliki, poczta - leżą na Twoim serwerze. Ale gdy prosisz o streszczenie wątku, jego treść (i wskazane załączniki) idzie w zapytaniu do wybranego dostawcy modelu, na Twoim kluczu. Co program robi, żebyś nad tym panował:
- Administrator decyduje, co jest źródłem. Poczta jako źródło wiedzy AI jest domyślnie wyłączona, bo korespondencja zawiera dane osób trzecich; po włączeniu każdy widzi tylko własne skrzynki.
- Model widzi tylko to, do czego masz dostęp. Asystent nie sięgnie do workspace'u, do którego nie należysz; dokumenty w bazie wiedzy są filtrowane uprawnieniami. Wyjątkiem jest administrator, który przez Asystenta widzi wszystkie zadania i czaty (poczty innych osób - nie).
- Klucz API jest szyfrowany i po zapisaniu nie jest już wyświetlany w całości.
- Pasek zajętości źródeł pokazuje, ile treści zmieściło się w zapytaniu.
Zanim włączysz AI dla zespołu, przeczytaj warunki przetwarzania danych u wybranego dostawcy - to Ty zawierasz z nim umowę przez klucz API. Dostawcę zmienisz w każdej chwili w Ustawieniach → AI.
Siedem czynności z tego tekstu nie wymaga wdrożenia ani zmiany sposobu pracy - tylko klucza API i jednego zdania w odpowiednim miejscu. Najprościej sprawdzić to na własnych wątkach: Demo.
Najczęstsze pytania
Czy AI może coś zrobić w programie bez mojej wiedzy?
Bez Twojej wiedzy - nie; bez kliknięcia - w dwóch przypadkach tak. Zadanie, mail, przypomnienie z panelu i reguła automatyzacji czekają na Twoje potwierdzenie. Plan Agenta AI i przypomnienie przypięte do terminu zapisują się od razu po Twoim zdaniu, ale zostawiają wpis w wątku i odwołasz je jednym poleceniem („@aipriv /anuluj plan 16", „anuluj przypomnienie").
Który model wybrać na początek?
Tańszy model z rodziny „mini" lub „Flash" wystarcza do streszczeń, checklist i tłumaczeń. Droższy ma sens przy długich dokumentach i zestawieniach, w których liczy się precyzja. Zmiana modelu to jedno kliknięcie w Ustawieniach → AI.
Czy dane z mojego serwera trafiają do dostawcy AI?
Tak - w zakresie, który wskażesz jako źródło rozmowy albo który obejmuje reguła automatyzacji. Dane aplikacji zostają na Twoim serwerze; do dostawcy idzie zapytanie z kontekstem, na Twoim kluczu, według warunków tego dostawcy.
Czy Agent AI zadziała, gdy zamknę przeglądarkę?
Kroki planu i e-maile w tle wymagają zadania cyklicznego (cron) na serwerze; hostingi z cronem HTTP też się nadają. Bez niego plany ruszają dopiero, gdy ktoś z zespołu korzysta z aplikacji.
Źródła
- Główny Urząd Statystyczny, „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2025 r." (przedsiębiorstwa o liczbie pracujących 10 osób i więcej; s. 112-114)
- OpenAI, „Pricing" (API)
- Anthropic, „Pricing" (Claude Developer Platform; także szacunek 1 token ≈ 4 znaki)
- Google, „Gemini Developer API pricing"
- Task Manager, cennik
- Task Manager, instrukcja użytkownika: Asystent AI, Ustawienia AI, Automatyzacje - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (dostęp: 2026-09-20)
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
