Poniedziałek, 8:40. Ola z siedmioosobowego biura rachunkowego Bilans Plus wraca z urlopu, a w jednym wątku czeka na nią 46 wiadomości. Dla Oli AI w firmie ma sens tylko wtedy, gdy pomaga przejść od tej liczby do decyzji i terminów. Według GUS w 2025 roku z AI korzystało 8,7% firm zatrudniających co najmniej 10 osób, a wśród małych firm od 10 do 49 osób było to 6,1%. Zamiast kolejnej prezentacji o sztucznej inteligencji zobaczysz siedem konkretnych sytuacji z poleceniem, wynikiem i kosztem.
AI w firmie ma sens, gdy pracuje na właściwym kontekście
AI w firmie oszczędza czas wtedy, gdy nie musisz ręcznie przenosić do niego maili, zadań i ustaleń. W Task Managerze wskazujesz źródła, a Asystent AI odpowiada na podstawie treści, do których masz dostęp.
Zwykły czat otwarty w drugiej karcie nie wie, kim jest klient Nord, jaki termin padł tydzień temu i dlaczego Marek czeka z makietą. Najpierw kopiujesz więc rozmowę do modelu, potem przenosisz odpowiedź z powrotem. Przy krótkim pytaniu trwa to minutę, ale przy 20 takich operacjach powstaje nowy obowiązek zamiast oszczędności.
W Task Managerze możesz wskazać jako źródło swoje zadania, Kalendarz, cały Workspace, konkretne zadanie, czat, notatkę, folder, pojedynczy plik albo własną skrzynkę pocztową. Pasek pokazuje, ile wiedzy zmieściło się w zapytaniu, a Asystent informuje, czego nie uwzględnił.
Dostawcę wybierasz sam: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude albo xAI Grok. Podajesz własny klucz API, a lista modeli pobiera się z Twojego konta. Więcej o tym mechanizmie znajdziesz na stronie Asystenta AI w Task Managerze.
Siedem zastosowań AI i Automatyzacji w pracy
Asystent AI streszcza rozmowę, układa checklistę, przygotowuje tabelę z plikiem, tłumaczy wiadomość, ustawia przypomnienie i proponuje plan Agenta AI; osobny scenariusz pokazuje recepturę Automatyzacji, która tworzy zadanie po nadejściu maila. To siedem niezależnych sytuacji z Bilans Plus, Studia Kreska i Termo-Serwisu, a nie plan jednego tygodnia.
Asystent przygotowuje treść i formularze, ale to Ty zapisujesz zadanie, potwierdzasz mail albo włączasz recepturę Automatyzacji.
1. Wracasz z urlopu, a w wątku czeka 46 wiadomości
W poniedziałek Ola otwiera rozmowę „Ustalenia z klientem”. Zamiast czytać wszystko po kolei, wybiera w funkcji Porządkuj tryb Streść, który skraca każdą wiadomość do 1-2 zdań i przetwarza rozmowę partiami po 8 wiadomości.
Może też prywatnie zapytać w wątku: „Podsumuj tę rozmowę. Wypisz decyzje, terminy i osoby odpowiedzialne”. Odpowiedź zobaczy tylko ona, z plakietką „TYLKO DLA CIEBIE”.
Podgląd Porządkuj znika po zakończeniu bieżącej sesji, a oryginalne wiadomości pozostają bez zmian. Program nie zapisuje nowej wersji rozmowy.
Tak działa funkcja podsumowania rozmów przez AI: najpierw dostajesz skrót, a dopiero potem otwierasz wiadomości, które wymagają decyzji.
2. Brief na dwie strony zmienia się w pięć punktów
We wtorek Michał z dwunastoosobowego Studia Kreska otwiera zadanie „Projekt strony”. Opis ma dwie strony, dlatego wpisuje prywatnie: „Zrób z opisu zadania checklistę do odhaczania”.
Asystent zwraca pięć punktów, ale jego odpowiedź nadal jest prywatna. Michał przenosi je więc do opisu zadania jako listę to-do. Od tej chwili zespół odhacza pozycje bez wchodzenia w edycję, pasek pokazuje postęp, a przy wykonanym punkcie widać osobę, która go zaznaczyła.
Gdy Ania kończy makiety i odhacza swoją pozycję, pozostałe osoby widzą ten sam stan. Różnica jest prosta: checklista w odpowiedzi Asystenta służy Michałowi, a lista to-do w opisie zadania służy całemu zespołowi.
3. Reklamacja z maila staje się zadaniem
W środę o 16:47 do dziewięcioosobowego Termo-Serwisu przychodzi reklamacja. Nie obsługuje jej samodzielnie Asystent AI, lecz wcześniej zapisana i włączona receptura Automatyzacji.
Receptura reaguje na nowy e-mail i sprawdza warunek opisany zwykłym zdaniem. Następnie tworzy zadanie w Workspace Sprzedaż dla Kasi Wójcik, z wysokim priorytetem i terminem za jeden dzień.
Automatyzacje mają postać „GDY - JEŚLI - WYKONAJ” i działają wewnątrz aplikacji. Reguła może uwzględniać nadawcę, temat, skrzynkę i obecność załącznika, a jedna receptura obsługuje do 10 akcji.
Bezpieczniki Automatyzacji
Przed uruchomieniem klikasz „Testuj”, aby zobaczyć przewidywany wynik bez wykonywania działań. Historia obejmuje 30 dni i pokazuje powody pominięcia oraz błędy. Po trzech błędach z rzędu receptura zatrzymuje się i wysyła e-mail. Reguła pocztowa reaguje wyłącznie na skrzynki swojego autora.
Poczta i Automatyzacje należą do wariantu Pro. Pełny przebieg pokazuje przykład maila, który zakłada zadanie.
4. Zestawienie trafia do Excela bez ręcznego przepisywania
Michał prosi Asystenta o zestawienie z wybranego Workspace. Po sprawdzeniu tabeli dodaje: „Wygeneruj z tego plik Excel”.
AI przygotowuje treść, a aplikacja składa plik. Dostępne formaty to PDF, DOCX, XLSX, CSV i HTML. Prywatny link działa przez 24 godziny i otworzy go tylko zalogowana osoba, która ma dostęp do źródłowego zadania albo czatu.
Przy dużym projekcie Michał wskazuje jako źródło konkretny Workspace albo pojedyncze zadania, zamiast pytać o wszystko naraz. Pasek źródeł pokazuje, ile treści zmieściło się w zapytaniu, więc nie musi zgadywać, czy raport objął wszystkie materiały.
5. Niemiecki najemca pisze do polskich techników
W piątek Termo-Serwis dostaje wiadomość od zarządcy hali. Kasia pyta w wątku: „Przetłumacz ostatnią wiadomość na polski”, a po przygotowaniu odpowiedzi prosi o tłumaczenie w drugą stronę.
Asystent widzi wskazany kontekst rozmowy, więc może zachować nazwy urządzeń i wcześniejsze ustalenia. Tłumaczenie ma plakietkę „TYLKO DLA CIEBIE”. Do klienta trafia dopiero tekst, który Kasia sprawdzi i skopiuje do zwykłej wiadomości.
6. Jedno zdanie pilnuje terminu faktury
Ola wpisuje: „Przypomnij mi jutro o 9 o fakturze dla Nord”. Drugi rodzaj to przypomnienie przypięte do terminu zadania, na przykład dzień przed terminem - gdy termin się przesuwa, przypomnienie przesuwa się razem z nim. Jednocześnie aktywnych przypomnień może być 50.
Raz dziennie Asystent wysyła skrót z liczbą zadań na dziś i po terminie. Osobno Centrum powiadomień przypomina 15 minut przed wydarzeniem, w chwili jego rozpoczęcia, godzinę przed terminem zadania i pokazuje poranny briefing z listą dnia.
Przypomnienia w aplikacji działają zawsze. E-maile wysyłane w tle przy zamkniętej aplikacji wymagają CRON-a, czyli cyklicznego zadania uruchamianego na serwerze. Program ostrzega o tym podczas ustawiania przypomnienia.
7. Agent AI układa plan zamiast pojedynczej odpowiedzi
Ola czeka na odpowiedź Kasi w sprawie oferty dla Nord. Wpisuje złożone polecenie: „Jeśli Kasia nie odpisze do jutra, przypomnij jej o 8:30, a o 9:00 daj mi znać”.
Agent AI to tryb Asystenta przeznaczony do wieloetapowych zadań. Proponuje plan, który pojawia się w wątku, i działa wyłącznie w granicach uprawnień osoby, która go uruchomiła. Kroki odłożone w czasie wymagają CRON-a na serwerze.
To więcej niż odpowiedź tekstowa, ale nadal widzisz plan przed jego dalszym działaniem. Szczegóły tego trybu opisuje strona Agent AI.
Co wymaga Twojego potwierdzenia, a co nie zmienia programu
Odpowiedzi tekstowe Asystenta niczego w programie nie zmieniają. Ty zapisujesz zadanie, potwierdzasz wysłanie maila i włączasz recepturę Automatyzacji.
| Co przygotowuje AI | Co dzieje się dalej |
|---|---|
| Podsumowanie, tabela, tłumaczenie lub checklista w wątku | Odpowiedź pozostaje prywatną treścią i niczego nie zmienia |
| Zadanie z Asystenta | Asystent otwiera formularz z wypełnionymi polami, a Ty zapisujesz zadanie |
| Mail z Asystenta | Wiadomość zostaje wysłana dopiero po Twoim potwierdzeniu |
| Reguła Automatyzacji | Zapisujesz ją i włączasz, a „Testuj” nie wykonuje akcji |
| Przypomnienie lub plan Agenta AI | Powstaje na podstawie Twojego polecenia i jest widoczny w wątku |
Po włączeniu Automatyzacja wykonuje zapisane akcje, na przykład tworzy zadanie po nadejściu maila. Działa z uprawnieniami autora, ma limit uruchomień na godzinę i zabezpieczenie przed pętlami.
Ile kosztuje AI w firmie: licencja raz, tokeny osobno
Koszt AI w Task Managerze składa się z licencji programu i opcjonalnych opłat za użycie modelu. Za tokeny płacisz bezpośrednio OpenAI, Google, Anthropic albo xAI na własnym kluczu API, bez marży Task Managera.
Licencja jest bezterminowa, a jej cena zależy od liczby stanowisk. Nie płacisz abonamentu od użytkownika. Cena obejmuje 12 miesięcy aktualizacji. Później możesz odnowić dostęp do nowych wersji albo pozostać przy posiadanej wersji bez kolejnych opłat licencyjnych.
| Plan | Standard | Pro |
|---|---|---|
| Starter, do 8 osób | 690 zł | 1 990 zł |
| Classic, do 20 osób | 1 490 zł | 3 990 zł |
| Max, do 35 osób | 2 290 zł | 5 990 zł |
Wariant Pro dodaje Pocztę, Pliki, Automatyzacje, szyfrowanie treści AES-256 i bazę wiedzy AI, która pozwala Asystentowi odpowiadać z materiałów całej firmy. Sam Asystent AI działa w obu wariantach. Dla zespołu powyżej 35 osób dostępny jest Enterprise z wyceną indywidualną.
Dostawcy rozliczają osobno tokeny wejściowe i wyjściowe. Token to fragment tekstu przetwarzany przez model. Anthropic szacuje, że jeden token odpowiada około czterem znakom po angielsku, natomiast tekst po polsku zwykle zużywa ich więcej.
Przy założeniu 8000 tokenów wejścia i 600 tokenów odpowiedzi jedno streszczenie może kosztować od około 0,003 do 0,02 USD, zależnie od modelu. Zespół 10 osób, w którym każdy zadaje 10 takich pytań przez 22 dni robocze, wygeneruje 2200 zapytań. Szacowany rachunek wyniesie od kilku do około 44 USD miesięcznie. Limit wydatków ustawiasz w panelu dostawcy.
Program działa także bez AI, więc opłata za modele jest opcjonalna. Sposób rozliczeń szerzej opisuje strona kosztów AI bez marży.
Gdzie trafiają dane, gdy prosisz o streszczenie
Dane aplikacji, takie jak zadania, wiadomości, pliki i poczta, leżą na Twoim serwerze. Gdy używasz Asystenta AI, treść wskazana jako kontekst zapytania trafia jednak do wybranego dostawcy modelu na Twoim kluczu API.
Administrator włącza AI osobno dla zadań, czatów i okna Asystenta, a użytkownik wskazuje źródła potrzebne do odpowiedzi. Poczta jako źródło wiedzy jest domyślnie wyłączona. Po jej włączeniu Asystent i Automatyzacje widzą wyłącznie własne skrzynki użytkownika.
Asystent korzysta tylko z treści, do których masz dostęp. Administrator globalny zarządza aplikacją oraz widzi zadania i czaty, ale poczta, notatki i rozmowy z Asystentem pozostają prywatne także dla niego. Klucze API oraz hasła SMTP, czyli dane logowania do serwera wysyłającego pocztę, są szyfrowane w bazie.
Serwer łączy się z usługami, które zostały włączone, np. z dostawcą AI, serwerem pocztowym, Kalendarzem Google czy webhookami n8n. Bez osobnej decyzji łączy się tylko z panelem licencyjnym, któremu przekazuje dane licencji i wersję programu, bez treści z bazy. Przeglądarka pobiera biblioteki, czcionki, ikony i awatary z serwera aplikacji, a nie z usług zewnętrznych. Oznacza to, że sama przeglądarka nie łączy się po te elementy z obcymi serwerami.
Asystent czyta pliki TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX i PDF. Program nie ma OCR, czyli funkcji rozpoznawania tekstu ze skanów, dlatego nie odczyta zeskanowanego PDF-a ani dokumentu w starym formacie DOC. Obrazy może analizować wizualnie, jeśli wybrany model obsługuje taką funkcję.
Przed podłączeniem dostawcy sprawdź jego warunki przetwarzania danych. Dostawcę, klucz, model, limit długości odpowiedzi, historię rozmów i streszczenia załączników ustawiasz w Ustawieniach → AI.
Jutro zacznij od jednego wątku
Na początek wybierz wątek, którego przeczytanie zajęło Ci dziś więcej niż pięć minut. Jutro rano zapytaj w nim Asystenta: „Co ustalono, kto za co odpowiada i jakie padły terminy?”.
Nie konfiguruj od razu siedmiu scenariuszy. Sprawdź jeden wynik na własnych danych w Demo.
Najczęstsze pytania
Czy AI w firmie może coś zrobić bez mojego kliknięcia?
Sam Asystent nie zapisuje nic za Ciebie - zadanie powstaje w formularzu, który zatwierdzasz, a mail wychodzi dopiero po Twoim potwierdzeniu. Bez Twojego kliknięcia działa tylko wcześniej zapisana i włączona Automatyzacja oraz przypomnienie lub plan Agenta AI, który sam zleciłeś.
Który model AI wybrać na początek?
Na początek wybierz tańszy model dostępny na Twoim koncie i sprawdź go na streszczeniach, checklistach oraz tłumaczeniach. Przy długich dokumentach możesz porównać wynik z bardziej rozbudowanym modelem, zmieniając jedno pole w Ustawieniach → AI.
Czy dane z mojego serwera trafiają do dostawcy AI?
Tak, do dostawcy trafia treść zapytania oraz kontekst wskazany jako źródło. Dane aplikacji pozostają na Twoim serwerze, ale zapytanie jest przetwarzane przez wybranego dostawcę na Twoim kluczu API.
Czy muszę płacić za AI, żeby używać Task Managera?
Nie, Task Manager działa bez AI. Konto u dostawcy modelu jest opcjonalne, a po jego podłączeniu płacisz dostawcy bezpośrednio i bez marży pośrednika.
Czy plan Agenta AI zadziała po zamknięciu przeglądarki?
Nie, chyba że na serwerze działa CRON. Odłożone w czasie kroki Agenta AI oraz e-maile wykonywane w tle wymagają CRON-a, czyli cyklicznego zadania serwera, które uruchamia działania bez otwartej przeglądarki.
Źródła
- Główny Urząd Statystyczny, „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2025 r.”
- OpenAI, „Pricing”
- Anthropic, „Pricing”
- Google, „Gemini Developer API pricing”
- Task Manager, cennik
- Task Manager, „Asystent AI”
- Task Manager, instrukcje „Asystent AI”, „Ustawienia AI” i „Automatyzacje” - https://taskmanager.pl/materialy/asystent-ai, https://taskmanager.pl/materialy/ustawienia-ai, https://taskmanager.pl/materialy/automatyzacje (dostęp: 2026-09-22)
Zespół Task Managera - piszemy o pracy zespołowej, AI w firmie i porządku w zadaniach na przykładach z Task Managera, programu instalowanego na własnym serwerze. Task Managera tworzy od 2013 roku Blue Creation Group (Piotr Łącz); korzystają z niego m.in. Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna i Polpharma - zobacz opinie klientów. Teksty sprawdzamy z instrukcją i aktualną wersją programu.
