Task Manager | Program do zarządzania zadaniami

1. Dodaj działy i stanowiska

Każdy pracownik znajdujący się w systemie Task Manager jest przypisany do konkretnego działu i stanowiska. Podstawowym działem jest “Dział IT” a stanowiskiem, stanowisko “Administratora”.

Aby przypisać użytkowników do właściwych dla nich działów i stanowisk, najpierw musimy je stworzyć.

Dodaj działy

Aby dodać działy wybieramy z górnego menu "Zaawansowane" opcję "Dodaj dział". Następnie pojawi się formularz dzięki któremu dodamy wszystkie działy.

Przy tworzeniu działów należy pamiętać o strukturze organizacyjnej jaka panuje w firmie.
‍
Dla przykładu, działy mogą wyglądać następująco:

Dział Marketingu
Dział Sprzedaży
Dział IT
Dział HR

Dodaj stanowiska

Aby dodać stanowiska wybieramy z górnego menu "Zaawansowane" opcję "Dodaj stanowisko". Następnie pojawi się formularz dzięki któremu dodamy wszystkie stanowiska.

Przy tworzeniu stanowisk należy pamiętać o strukturze organizacyjnej jaka panuje w firmie.

Przykład struktury działu marketingu:

Dyrektor Marketingu
Marketing Manager
Specjalista ds. Marketingu
Graphic Designer

2. Dodaj pracowników

Gdy mamy już wpisane do systemu wszystkie stanowiska, które znajdują się w naszej firmie, następnym krokiem jest dodanie pracowników.

Dodaj pracownika

Aby dodać pracownika wybieramy z górnego menu "Zaawansowane" opcję "Dodaj pracownika". Pokaże nam się formularz w którym podajemy podstawowe informacje o danym pracowniku.
‍
Podajemy tu takie informacje jak:

Lokalizacja
Dział
Stanowisko
Imię
Nazwisko
Telefon (pole opcjonalne)
Email (służący również jako login)
Status użytkownika

Co to jest “Status użytkownika”?
Jest to miejsce gdzie faktycznie przypisujemy rolę jaką dany pracownik spełnia w firmie (w programie).Poniżej znajdują opisy wszystkich statusów.

Status: Pracownik

Jest to status przeznaczony dla pracowników "niższego szczebla", i jego funkcja w programie Task Manager zawęża się do realizacji otrzymanych zadań, nadawania im statusów na jakim etapie jest dane zadanie (np. pracuję nad tym), oraz wysyłania i odbierania wiadomości dotyczących danego zadania.

Status: Kierownik grupy

Jest to status przeznaczony dla grupy osób sprawujących funkcje kierownicze. Powinny się tu znaleźć wszystkie osoby które przydzielają zadania innym pracownikom. Np. Dyrektor, Manager.

Istotne jest, aby każdy użytkownik ze statusem "Kierownik grupy" miał przypisane podległe mu stanowiska. Dzięki temu dany "Kierownik grupy" będzie mógł kontrolować tylko i wyłącznie przypisane do niego stanowiska.

Na przykład, Manager Marketingu ma przypisane następujące stanowiska którymi zarządza:

Specjalista ds. Marketingu
Graphic Designer
Junior Graphic Designer

Status: Administrator

Ostatni status użytkownika, kierowany jest do osób zarządzających programem Task Manager. Użytkownicy z tym statusem mogą wykonywać wszystkie czynności dostępne w programie Task Manager i mają pełny dostęp do zgromadzonych w nim informacji. Dlatego ważne jest aby te konto było przydzielane osobom sprawującym faktyczną rolę administracyjną w programie Task Manager.

3. Przydzielaj zadania

Gdy mamy już gotową pełną strukturę organizacyjną w naszej firmie możemy zabrać się do wykorzystania Task Managera w praktyce i przydzielić pracownikom zadania do wykonania. Aby przydzielić zadanie, wybieramy z górnego menu "Przydziel zadanie" opcję "Przydziel zadanie". Pokaże się formularz za pomocą którego w bardzo prosty sposób będziemy mogli wysłać zadania do osób mających je zrealizować.

Przydzielając zadanie podajesz:

Osobę realizującą zadanie
Temat zadania
Priorytet
Termin realizacji
Treść zadania

Dodatkowo możesz:

Dodać załączniki
Przypisać zadanie do zadania nadrzędnego
Przypisać do kategorii
Ustawić cykliczne generowanie zadania

Zadanie nadrzędne

Zadanie nadrzędne to zadanie do którego możesz przypisać standardowe zadania.

Dzięki temu otrzymasz coś na wzór katalogu w którym mieszczą się pozostałe zadania składowe.

Zadania nadrzędne możesz później pokazać na liście zadań wybierając z listy rozwijanej ”Pokaż zadania nadrzędne” opcję ”Tak”.

4. Lista zadań

Aby obejrzeć zadania, wybieramy z górnego menu opcję "Lista zadań". Jeżeli użytkownik posiada możliwość zlecania zadań innym osobom, może przełączyć widok zadań pomiędzy zadaniami które sam przydzielił a zadaniami które sam realizuje. Dodatkowo listę zadań można dowolnie filtrować dzięki czemu możemy pokazać jedyne te zadania które nas interesują.

Na liście zadań zobaczysz następujące informacje

Kto komu przydzielił zadanie.
Temat zadania.
Ile dni jest do końca zadania lub ile dni jest po terminie.
Status zadania (np. wysłane do akceptacji).
Priorytet.

Dodatkowo możesz:

Lista zadań jest tak zaprojektowana, aby rzut oka wystarczył, żeby wiedzieć czy zadanie jest realizowane terminowo albo jaki jest priorytet zadania.

5. Podgląd zadań

Z pozycji podglądu zadania można odczytać treść zadania, uaktualnić status, wysyłać wiadomości, przesyłać załączniki do wszystkich osób zaangażowanych w konkretne zadanie.

W tym miejscu możesz

Zobaczyć pełną treść zadania
Zmienić jego status
Sprawdzić termin realizacji
Wysłać wiadomość do drugiej osoby
Przeczytać wiadomości przypisane zadania

Statusy zadań

Każdy pracownik wykonujący zadanie, powinien na bieżąco zmieniać jego statusy, tak aby było wiadomo na jakim etapie się ono znajduje.

Dostępne są cztery statusy:

Oczekuje
Osoba zlecająca przypisała pracownikowi zadanie do wykonania, ale pracownik jeszcze się nim nie zajmuje.
Pracuję nad tym
Oznacza, że dana osoba przyjęła zadanie do realizacji i rozpoczęła nad nim pracę.
Wysłane do akceptacji
Pracownik zrealizował zadanie, a jego wynik przesłał do akceptacji przełożonemu. Nie oznacza to jednocześnie zamknięcia danego zadania.
Zakończone
Przełożony zaakceptował wynik zadania i prace nad nim zostały zakończone.

Wysyłanie wiadomości

Task Manager umożliwia wysyłanie wiadomości w obrębie danego zadania do dowolnej osoby. Dzięki temu wszystkie wysłane przez Ciebie wiadomości zawsze dotyczą tematu. Skutkuje to zwiększeniem przejrzystości prowadzonej korespondencji oraz ułatwia pracę.

Wszystkie wiadomości w jednym miejscu

Od dziś koniec z szukaniem wiadomości i zastanawianiem się od kogo przyszła, koniec z wiadomościami, które przeoczyliśmy ze względu na brak tytułu. Dzięki Task Managerowi bez trudu sprawdzisz pełną korespondencję dotyczącą danego zadania. Po wejściu w dane zadanie masz dostęp do archiwum wszystkich wysłanych jak i odebranych wiadomości tyczących tego zadania. Dzięki temu wszystkie istotne informacje związane z zadaniem masz w jednym miejscu.

Hanna Pawlak
Kierownik Sekretariatu Zarządu

“Od 2013 roku korzystamy z oprogramowania Task Manager - programu do zarządzania zadaniami. Program Task Manager jest intuicyjnym, łatwym w obsłudze oraz bardzo pomocnym narzędziem w naszej codziennej pracy. Współpraca w ramach Task Managera układa się bardzo dobrze. Jednym z największych plusów jest otwartość firmy na wszelkie pomysły dotyczące funkcjonalności programu oraz szybka reakcja na zgłaszane uwagi. Dlatego możemy polecić program Task Manager jako efektywne, w pełni profesjonalne narzędzie ułatwiające codzienna pracę.”

Robert Zalewski
Współzałożyciel Wood Lark Group

“Wood Lark Group jest użytkownikiem programu Task Manager służącego do zarządzania zadaniami. Korzystanie z programu pozwoliło nam usprawnić wewnętrzne procesy. Na każdym etapie mogliśmy liczyć na profesjonalne wsparcie. Pragniemy podkreślić, że podczas naszej współpracy firma wykazywała elastyczność i otwartość na nasze oczekiwania. Z całą odpowiedzialnością możemy polecić program Task Manager innym Klientom.”