Jak firma usługowa pracuje w Task Managerze?
Zlecenie klienta rzadko mieści się w jednym miejscu. Zapytanie leży w skrzynce opiekuna, ustalenia w czacie, poprawiona umowa na dysku, a termin oddania - w głowie. W firmie usługowej B2B każde zlecenie może prowadzić inna osoba. Task Manager pozwala zebrać pracę nad nim w zadaniu: z rozmową, plikami, listą zakresu i terminem. Poczta pozostaje osobna, choć jej wątek można powiązać z zadaniem.
Zadanie ma temat, opis, priorytet (normalny albo wysoki), termin z datą i opcjonalnie godziną oraz osoby przypisane. Pod kartą zadania toczy się rozmowa: są tam komentarze zespołu, reakcje, wzmianki przez @ i załączniki. Do wyboru są cztery statusy: brak statusu, w trakcie, zrobione, anulowane. Na liście widać, co trwa, a co jest już zamknięte.
Klient często pisze mailem. Skrzynkę IMAP podłączasz w Ustawieniach. Jeśli skrzynka ma włączone wyświetlanie na liście zadań i czatów, pojawiają się tam wszystkie jej wątki; w przeciwnym razie tylko te ręcznie przypięte. Skrzynka należy do jednej osoby i jest prywatna - nawet administrator nie zajrzy do cudzych maili. Wspólny adres firmowy każdy podłącza u siebie.
Co dokładnie dzieje się przy zleceniu?
Termin widzisz na liście zadań. Karta ma kolorowy pasek po lewej i kółko z liczbą dni. Czerwony oznacza zadanie po terminie, niebieski - na dziś, zielony - w terminie. Szary pojawia się, gdy terminu nie ma albo zadanie jest zamknięte. Jeśli nie podasz godziny, zlecenie pozostaje „na dziś” przez cały dzień i czerwienieje dopiero nazajutrz. Nad listą są kafle: Terminowe, Na dziś, Po terminie, Czat. Te cztery kafle są jednocześnie licznikami i filtrami. Gdy masz podłączoną skrzynkę, w pasku statystyk pojawia się też kafel Poczta.
Zakres zlecenia możesz zapisać jako listę to-do w opisie zadania. Odhaczasz pozycje w karcie na górze wątku, a pasek pokazuje postęp, na przykład „2 z 3 zrobione”. Stan widzą wszyscy uczestnicy. Przy odhaczonej pozycji pojawia się mini awatar osoby, która ją zaznaczyła. Do odhaczenia swojej części nie potrzebujesz prawa do edycji zadania.
Zmiany parametrów zostają w rozmowie jako wyśrodkowane wiadomości systemowe. Dotyczy to statusu, składu osób przypisanych, terminu, priorytetu i nazwy. Przy przesunięciu terminu zapisuje się także poprzednia wartość. Później możesz sprawdzić, kto i kiedy zmienił datę oddania.
Mail od klienta możesz powiązać z zadaniem przez pozycję „Powiąż” w menu wątku poczty. Jeśli masz tę skrzynkę podłączoną u siebie, w nagłówku zadania zobaczysz skrót do korespondencji. To tylko ułatwienie nawigacji: treść maila nadal widzi wyłącznie osoba, która ma tę skrzynkę podłączoną u siebie.
Co zyskujesz?
Nie zaczynasz dnia od odtwarzania, na czym stanęło zlecenie. Gdy klient dzwoni po miesiącu, możesz wrócić do rozmowy przy zadaniu i sprawdzić ustalenia oraz to, kto przesunął termin i jaka była jego poprzednia wartość. Nie musisz szukać tych informacji w osobnym czacie.
Nie tracisz całego kontekstu, gdy opiekun klienta idzie na urlop. Osoby pracujące przy zleceniu mogą przeczytać rozmowę, sprawdzić zakres i zobaczyć, kto odhaczył daną pracę. Cudze maile pozostają prywatne, więc ważne ustalenia przekazane tylko pocztą nie stają się automatycznie dostępne dla zespołu.
Nie musisz zgadywać, ile pracy przypada na dziś. Przed rozmową z klientem widzisz liczbę zleceń na dziś i po terminie. To konkretniejszy punkt wyjścia do rozmowy o kolejnej dacie niż pamięć jednej osoby.
Przykład z codziennej pracy
Agencja prowadzi dwadzieścia zleceń naraz. Klient pisze mailem: „możemy przesunąć oddanie na piątek?”. Opiekun widzi wiadomość w podłączonej skrzynce, powiązuje wątek ze zleceniem i zmienia termin zadania. W rozmowie pojawia się wpis systemowy z poprzednią datą. Wpis pokazuje też, kto i kiedy przesunął termin.
Dwa tygodnie później opiekun jest chory, a klient dzwoni z pytaniem o dwie poprawki. Osoba odbierająca telefon otwiera zlecenie. Widzi listę zakresu, odhaczone pozycje i awatary osób, które je zaznaczyły. Może też przeczytać rozmowę przy zadaniu. Gdy potrzebuje ustalić, kto zmienił termin, sprawdza wpis systemowy. Nie zobaczy jednak maila klienta, jeśli nie ma jego skrzynki podłączonej u siebie.
Najczęstsze pytania
Czy zespół musi się uczyć nowej metodyki?
Nie musisz uczyć się osobnej metodyki, żeby zapisać zlecenie jako zadanie z tematem, terminem, priorytetem i osobami przypisanymi. Szkolenie online dla zespołu jest dostępne jako usługa dodatkowa - jej cenę znajdziesz w cenniku. Dostępne statusy to: brak statusu, w trakcie, zrobione, anulowane. Rozmowa przy zadaniu pokazuje awatar, nazwisko i godzinę; obsługuje też reakcje oraz wzmianki przez @.
Czy klient zobaczy nasze wewnętrzne ustalenia?
Nie. Rozmowa przy zadaniu jest wewnętrzna. Na liście zadań zwykły użytkownik widzi zadania, do których jest przypisany; administrator workspace i administrator globalny widzą wszystkie zadania. Korespondencja mailowa pozostaje osobno, w podłączonej skrzynce.
Czy poczta firmowa działa w programie?
Tak, w wariancie Pro - to moduł Poczta: podłączasz skrzynkę IMAP w Ustawieniach. Na liście zadań i czatów zobaczysz wszystkie wątki skrzynki z włączonym wyświetlaniem na tej liście albo tylko wątki przypięte ręcznie, jeśli wyświetlanie jest wyłączone. Możesz powiązać wątek ze zleceniem. Załączniki wątku możesz zapisać w Plikach w folderze Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku.
Co się dzieje, gdy ktoś przesunie termin zlecenia?
W rozmowie przy zadaniu pojawia się wiadomość systemowa z nazwiskiem osoby, godziną i poprzednią wartością terminu. Kolor karty odpowiada terminowi: czerwony oznacza termin miniony, niebieski - dzisiejszy, zielony - któryś z kolejnych dni. Zadania zakończone i anulowane mają plakietkę szarą, także po terminie.
Czy można oddać powtarzalne kroki automatowi?
Tak. Receptury działają w układzie GDY / JEŚLI / WYKONAJ. Na przykład mail od klienta z załącznikiem może uruchomić zapis dokumentów do wskazanego folderu i powiadomienie w programie dla autora receptury. Automatyzacje działają w planie Pro. Każdy użytkownik ma do nich dostęp domyślnie, a administrator może go odebrać wybranym osobom w panelu użytkowników.