Jak instytucja korzysta z Task Managera?
W jednostce publicznej wiedza o sprawie bywa rozrzucona po mailach, dyskach i rozmowach. Termin zna jeden referent, ustalenia z innym wydziałem leżą w jego skrzynce, a ważny załącznik jest na komputerze osoby, która właśnie ma urlop. W Task Managerze można dołączać pliki do zadań i czatów. Zwykły użytkownik ma dostęp do zadania lub czatu, gdy został do niego przypisany.
Dla jednostki ważna jest również przewidywalność licencji. Licencja jest jednorazowym zakupem - bez opłat abonamentowych, które trzeba planować w każdym kolejnym roku budżetowym - a klucz określa maksymalną liczbę użytkowników i plan. Nie trzeba instalować osobnej wersji dla każdego planu - o dostępie do modułów decyduje klucz licencyjny. Rozszerzenie zakresu wymaga wpisania nowego klucza, bez aktualizacji aplikacji i ponownej konfiguracji.
Co licencja obejmuje i co widać w ustawieniach
Administrator wpisuje klucz podczas instalacji albo później, gdy zmieniają się warunki licencji, na przykład liczba stanowisk albo plan. Jej status sprawdza przez ikonę koła zębatego, w zakładce Zaawansowane, w sekcji Licencja. Widać tam status (Aktywna, Wygasła, Brak klucza, Nieprawidłowa, Odwołana), wersję aplikacji i liczbę aktywnych użytkowników wobec limitu. Jest też wpis bezterminowo w polu Ważna do, plan, nazwa firmy, na którą wystawiono klucz, i numer licencji. Nowy klucz wkleja się w pole z podpowiedzią Wpisz kod licencyjny i zatwierdza przyciskiem Aktywuj licencję.
Stanowisko zajmuje użytkownik aktywny, czyli po aktywacji konta. Gdy liczba takich osób osiągnie limit, program blokuje dodanie lub aktywację kolejnej. Wyświetla komunikat o przekroczeniu limitu licencji. Potrzebny jest wtedy klucz z wyższym limitem.
Licencja występuje w dwóch planach. Pro daje wszystkie funkcje. Standard nie ma pięciu modułów: Poczty, czyli klienta e-mail, Automatyzacji, widoku Pliki, czyli wspólnego dysku, szyfrowania treści i bazy wiedzy AI. Razem z modułami znikają ich rozdziały instrukcji. Spinacz przy wiadomości pozwala wtedy dodać plik wprost z komputera.
W Standardzie nadal działają załączniki zadań, czatów i notatek - ograniczenie dotyczy wspólnego dysku. Działają też powiadomienia e-mail przez SMTP. Moduł Poczty służy do odbierania i wysyłania korespondencji, nie do tych powiadomień. Zmiana planu nie kasuje skrzynek, receptur automatyzacji ani plików z bazy. Automatyzacje są wstrzymane, nie usunięte. Po wpisaniu klucza Pro moduły wracają w stanie sprzed ograniczenia.
Co zyskujesz?
Ty możesz zaplanować, kto potrzebuje konta teraz, a kto dołączy do pracy w programie później. Gdy przybywa pracowników, nie musisz zgadywać, czy dla kolejnej osoby wystarczy stanowisk.
Wydatek jest przewidywalny: jednorazowy zakup zamiast pozycji w budżecie co roku.
Ty nie musisz decydować o korzystaniu z Poczty, Automatyzacji, wspólnego dysku, szyfrowania treści i bazy wiedzy AI od pierwszego dnia. Jeśli później ograniczysz dostęp do tych modułów, wcześniejsze skrzynki, receptury i pliki nie znikną. Po powrocie do pełnego zakresu nie konfigurujesz ich ponownie.
Przykład z codziennej pracy
Załóżmy, że jednostka zatrudnia 24 osoby, ale konta mają na razie otrzymać 18 z nich. Pozostali pracują wyłącznie w terenie. Administrator wpisuje klucz na 18 stanowisk. Później dołącza pracownik wydziału organizacyjnego. Przy próbie aktywacji dziewiętnastego konta program pokazuje komunikat o przekroczeniu limitu licencji. Administrator wpisuje klucz z wyższym limitem.
W tym hipotetycznym przykładzie jednostka zaczęła od planu Standard, bez wspólnego dysku i klienta poczty. Referaty pracowały na zadaniach, dołączając skany do zadań i czatów. Później zapada decyzja o prowadzeniu korespondencji w programie. Administrator wpisuje klucz Pro. Moduły włączają się bez aktualizacji aplikacji.
Najczęstsze pytania
Czy licencja jest bezterminowa?
Tak. Klucz licencji bezterminowej nie ma daty ważności, a w sekcji Licencja w ustawieniach zaawansowanych pole Ważna do pokazuje wtedy bezterminowo zamiast daty.
Czym różnią się plany Standard i Pro?
Pro obejmuje wszystkie funkcje aplikacji. Standard nie ma pięciu modułów: Poczty, czyli klienta e-mail, Automatyzacji, widoku Pliki, czyli wspólnego dysku, szyfrowania treści i bazy wiedzy AI. Asystent AI, załączniki zadań, czatów i notatek oraz powiadomienia e-mail przez SMTP działają w obu planach.
Czy przejście na Pro wymaga ponownej instalacji?
Nie. Po wpisaniu nowego klucza licencyjnego w ustawieniach funkcje włączają się bez aktualizacji aplikacji i ponownej konfiguracji skrzynek czy automatyzacji.