Jak zespół projektowy pracuje w Task Managerze?
Kiedy prowadzisz sześć projektów naraz, pierwsza godzina dnia potrafi minąć na szukaniu priorytetów. Otwierasz listę zadań, sprawdzasz terminy i wracasz do ustaleń z zeszłego tygodnia. Task Manager dla zespołu projektowego pokazuje projekty obok siebie na Tablicy. Każdy ma osobną kolumnę, a kolory pozycji pozwalają szybko sprawdzić terminy.
Jeden projekt to jeden workspace. W jego kolumnie są trzy sekcje - Ulubione, Zadania i Czaty. Czerwony oznacza termin po czasie, niebieski termin na dziś, a zielony termin, który jeszcze nie minął. To te same karty pozycji co w Kalendarzu i na liście głównej.
Kolejność kolumn ustawiasz, przeciągając je za nagłówek. Układ zapisuje się osobno dla Ciebie. Dotyczy to także kolumn Poczty - po odświeżeniu danych nie wracają na koniec tablicy.
Co dokładnie widać na Tablicy?
Tablicę otwierasz ikoną widoków (kwadraty) w górnej belce środkowej kolumny. W tym samym menu wybierzesz też Kalendarz i Notatki. Gdy klikniesz zadanie albo czat, tablica dokuje się z lewej strony, a wątek otwiera się obok. Otwarta pozycja pozostaje podświetlona. Na telefonie tablica zwija się do pływającego przycisku, a przycisk powrotu z zadania prowadzi na tablicę zamiast na listę zadań.
Pozycje przeciągasz w górę i w dół, żeby ustawić kolejność ich wyświetlania. Terminy się przy tym nie zmieniają. Przeciągnięcie pozycji do sekcji Ulubione dodaje ją do ulubionych, a wyciągnięcie z tej sekcji ją usuwa. Zmianę kolejności lub przeniesienie do albo z Ulubionych możesz cofnąć ikoną cofania albo skrótem Ctrl+Z. Historia cofania obejmuje do 20 zmian. Jeśli cofnięcie zmiany ulubionych się nie powiedzie, zobaczysz komunikat; kolejność będzie już cofnięta. Nowe pozycje trafiają na koniec, zgodnie z bieżącym sortowaniem.
Na dole każdej kolumny są ikony Zadanie i Czat. Otwierają okno dodawania z już wybranym workspace'em. Wydarzenia dodajesz w Kalendarzu, dostępnym z tego samego menu widoków. U góry tablicy znajdziesz Pokaż tylko i Sortowanie. Zestaw opcji odpowiada temu z listy zadań, z wyjątkiem pozycji „Maile” - na tablicy służy do tego osobny przełącznik „Poczta na tablicy”. Ustawienia filtrów są osobne dla każdego widoku. Oba menu zaczynają się wierszem Reset.
Co zyskujesz?
Gdy prowadzisz kilka projektów, nie musisz pytać zespołu, w którym makiety są już po terminie, a gdzie tekst na stronę główną przypada na dziś. Zaczynasz dzień od sprawdzenia obu spraw obok siebie, zamiast od przeszukiwania projektów po kolei.
Nie musisz czekać, aż klient zapyta o zaległe materiały. Możesz zauważyć opóźnienie przy porannym przeglądzie i sprawdzić sprawę, zanim odpowiesz na wiadomość.
Gdy wracasz do pracy następnego ranka, projekty są w kolejności, którą wcześniej ustawiłeś. Nie odtwarzasz od początku, które wdrożenie chciałeś sprawdzić jako pierwsze.
Przykład z codziennej pracy
Poniedziałek, ósma trzydzieści. Kierowniczka projektów otwiera Tablicę. Widzi pięć kolumn w kolejności ustawionej w piątek - najbliższe wdrożenie jest pierwsze z lewej. W tej kolumnie dwie pozycje są czerwone: makiety i tekst na stronę główną. Trzy kolumny dalej pozycje są zielone, czyli ich terminy są w terminie. Kierowniczka skupia się na wdrożeniu.
Otwiera czerwone zadanie. Tablica dokuje się z lewej, a wątek pojawia się obok. W opisie zadania jest brief, a przy zadaniu są też wiadomości dotyczące klienta i załączniki. Kierowniczka może sprawdzić ustalenia dotyczące logotypu bez szukania ich w osobnym czacie. Jeśli ma uprawnienie do zmiany statusu, ustawia „Prace w toku” w otwartym zadaniu. Do wątku trafia wiadomość systemowa z jej imieniem i nazwiskiem oraz statusem „Prace w toku”. Jeśli status faktycznie się zmienił, e-mail dostają przypisane osoby z włączonym powiadomieniem o zmianie statusu, poza osobą, która go zmieniła.
Potem wraca na tablicę. Na dole kolumny tego projektu wybiera Czat i zakłada rozmowę o przesunięciu terminu. Workspace jest już wybrany. Zadanie z makietami przeciąga do sekcji Ulubione, żeby łatwiej wrócić do niego po obiedzie.
Najczęstsze pytania
Czy na Tablicy widzę wszystkie projekty naraz?
Widzisz kolumny workspace'ów, do których masz dostęp: otwartych dla wszystkich, tych, do których jesteś jawnie przypisany, oraz tych, które utworzyłeś. Globalny administrator widzi wszystkie workspace'y.
Czy mogę ustawić kolejność projektów po swojemu?
Tak. Przeciągasz kolumnę za nagłówek w lewo lub w prawo, a układ zapisuje się dla Twojego konta. Na telefonie przytrzymujesz nagłówek i przesuwasz kolumnę w bok. Nowe workspace'y trafiają alfabetycznie na koniec.
Czy przeciąganie zadań zmienia im terminy?
Nie. Przeciąganie pozycji w kolumnie zmienia tylko kolejność jej wyświetlania na Tablicy. Data i godzina terminu pozostają bez zmian.
Czy filtry z listy zadań działają też na Tablicy?
Tablica korzysta z tego samego zestawu opcji filtrowania i sortowania co lista zadań, z wyjątkiem pozycji „Maile”. Poczta ma na tablicy osobny przełącznik. Tablica zachowuje własne ustawienia: zmiana filtra na liście zadań nie zmienia jej widoku i odwrotnie. Każde z tych menu można wyczyścić wierszem Reset.
Czy Tablicę da się używać na telefonie?
Tak. Kolumny przewijasz w poziomie. Okno Tablicy otwiera się na pełnym ekranie. Po otwarciu zadania zwija się do pływającej pigułki „Tablica”, z której możesz do niej wrócić.