Jak zespół marketingu pracuje w Task Managerze?
Zespół marketingu prowadzi kilka kampanii naraz. Jedna czeka na grafiki, druga na akceptację tekstu, trzecia wychodzi w piątek. Task Manager w marketingu pozwala trzymać kampanię, jej materiały i termin publikacji przy zadaniu - zamiast rozdzielać je między arkusz, mail i folder na pulpicie.
Zadanie kampanii ma temat, opis, w którym możesz umieścić brief, termin i przypisane osoby. Termin ma dwa osobne, opcjonalne pola: datę i godzinę. Możesz więc zapisać zarówno „publikacja 12 marca”, jak i „publikacja 12 marca o 9:00”. Status wybierasz spośród czterech wartości: Brak statusu, Prace w toku, Wykonane, Anulowane. Po zmianie statusu w wątku pojawia się wiadomość systemowa „Imię Nazwisko zmienił(a) status na Prace w toku”. Widzisz, kto zmienił status kampanii.
Tablica to widok kolumnowy, w którym jedna kolumna odpowiada jednemu workspace'owi. Przestrzenie na kampanie płatne, treści i działania PR możesz oglądać obok siebie. W każdej kolumnie są sekcje Ulubione, Zadania i Czaty.
Co widać na tablicy i gdzie leżą materiały
Pozycje na tablicy mają kolory zależne od terminu: czerwony oznacza zadanie po terminie, niebieski - na dziś, a zielony - w terminie. Kolumny przeciągasz za nagłówek i ustawiasz w kolejności odpowiadającej Waszej pracy. Układ zapisuje się dla Ciebie i wraca przy następnym otwarciu. Możesz też przeciągać pozycje wewnątrz kolumny. Zmieniasz wtedy wyłącznie kolejność prezentacji, nie terminy. Przeciągnięcie kampanii do sekcji Ulubione dodaje ją do ulubionych, a wyciągnięcie ją usuwa. Pomyłkę cofniesz ikoną cofania lub skrótem Ctrl+Z. Dotyczy to także zmiany ulubionych.
Materiały trafiają do modułu Pliki (wariant Pro). Każde zadanie ma własny folder, który powstaje automatycznie, nawet jeśli jest pusty. Pliki wgrane do folderu kampanii widzą wszyscy jej uczestnicy. Trafiają tam również obrazki wklejone w treść wiadomości i rysunki z okna Narysuj. Załączniki z rozmowy są w Plikach tylko do odczytu - nie można ich stamtąd skasować ani przenieść.
Bez pobierania podejrzysz obrazy, PDF-y i teksty, a także DOCX i XLSX w podglądzie tekstowym. Wideo MP4, MOV, WebM i OGV odtworzysz w oknie z przewijaniem. Przy AVI i MKV zobaczysz informację, że przeglądarka ich nie odtworzy, oraz przycisk pobrania. Pliki możesz sortować po nazwie, dacie dodania, dacie zmiany, rozmiarze i typie. Kafel folderu pokazuje liczbę plików i notatek w środku.
Co zyskujesz?
Nie zbierasz co poniedziałek statusów kampanii pytaniami na czacie. Widzisz, co jest po terminie, co wychodzi dzisiaj, a co nadal mieści się w planie. Łatwiej zacząć rozmowę od spraw wymagających reakcji, zamiast najpierw ustalać stan każdej kampanii.
Nie prosisz ponownie o baner, który ktoś już udostępnił zespołowi. Materiały są przy kampanii, której dotyczą. Dotyczy to także zrzutu ekranu z poprawką wklejonego do rozmowy - nie musisz szukać go wśród wiadomości.
Nie musisz odtwarzać zawartości wcześniejszych materiałów z pamięci, gdy wracasz do kampanii. Asystent może korzystać z Twoich plików jako źródeł wiedzy.
Przykład z codziennej pracy
Trzy kampanie mają publikację w tym samym tygodniu. Na tablicy widać je w jednej kolumnie. Pierwsza jest zielona i ma status Prace w toku. Druga jest niebieska - wychodzi dzisiaj. Trzecia jest czerwona, bo termin minął wczoraj. Otwierasz tę ostatnią. W wątku widzisz wiadomość systemową: „Imię Nazwisko zmienił(a) status na Brak statusu”.
W folderze kampanii są teksty i jedna grafika. Przeciągasz kampanię do sekcji Ulubione, żeby mieć ją w osobnej sekcji kolumny. Potem wgrywasz brakujące pliki do jej folderu. Uczestnicy kampanii mogą je zobaczyć w folderze zadania, bez szukania w skrzynkach.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję modułu Pliki?
Do wspólnego dysku tak - to wariant Pro.
Czy Asystent AI może pisać na podstawie naszych materiałów?
Tak. Jako źródło wiedzy możesz podpiąć pojedynczy plik, własny folder albo zakres „Wszystkie moje Pliki”. Folder podpinasz tylko swój - blok folderu obejmuje pliki jego właściciela. Asystent czyta treść plików TXT, CSV, DOCX, XLSX i PDF. Jeśli z formatu nie da się wyciągnąć tekstu, dostaje informację, że treść jest niedostępna. W przypadku folderu dostaje spis zawartości i treści kolejnych plików do 20 000 znaków.
Czy materiały kampanii są prywatne, czy widzi je cały zespół?
Plik jest domyślnie prywatny: widzi go właściciel i osoby, którym go udostępniono. Folder zadania lub czatu jest przestrzenią wspólną, więc pliki wgrane do kampanii widzą wszyscy jej uczestnicy. Pliki w Twoich prywatnych podfolderach wewnątrz kampanii pozostają prywatne.
Czy mogę ustawić własną kolejność kampanii na tablicy, nie zmieniając terminów?
Tak. Przeciąganie pozycji w kolumnie zmienia tylko kolejność prezentacji. Daty i godziny pozostają bez zmian. Kolejność zapisuje się dla Ciebie, a nowe kampanie trafiają na koniec zgodnie z bieżącym sortowaniem.
Czy filtry na tablicy psują widok listy zadań?
Nie. Tablica ma własne filtry i sortowanie, niezależne od środkowej kolumny. Każde z jej menu zaczyna się wierszem Reset, który czyści tylko ustawienia tablicy.