Jak kancelaria pracuje w Task Managerze?
Sprawa klienta rozchodzi się po pięciu miejscach: umowa jest w mailu, ustalenia na czacie, termin w kalendarzu telefonu, skan na dysku, a notatka z rozmowy w zeszycie. Po pół roku odtworzenie ustaleń zajmuje pół dnia. Task Manager pozwala trzymać sprawę w jednym miejscu.
Każda sprawa jest zadaniem w przestrzeni roboczej. Zadanie mieści opis, wiadomości, załączniki i osoby przypisane do prowadzenia. W wariancie Pro opisy zadań i treść wiadomości można zaszyfrować w bazie algorytmem AES-256-GCM. Klucz DATA_ENCRYPTION_KEY jest zapisany w pliku .env, a administrator może pobrać jego kopię zapasową.
Twórca przestrzeni roboczej automatycznie zostaje jej administratorem. Przestrzeń może być otwarta dla wszystkich aktywnych użytkowników lub tylko dla wskazanych osób. W tym drugim przypadku dostęp mają osoby jawnie do niej dopisane, a także jej twórca i administratorzy globalni.
Co siedzi w jednej sprawie
Zadanie ma własny wątek rozmowy, załączniki i listę uczestników. Zwykły prawnik widzi tylko sprawy, do których został przypisany. Administrator przestrzeni widzi wszystkie zadania i czaty w swojej przestrzeni. Twórca zadania automatycznie zostaje jego administratorem.
Przy przypisywaniu osoby do zadania możesz nadać jej uprawnienie administratora zadania lub prawo zmiany statusu. Aplikant może uczestniczyć w zadaniu bez prawa zmiany statusu. Uczestnik z uprawnieniem „Zmiana statusu” może zmienić status zadania bez uprawnień administratora. Gdy zaznaczysz komuś „Administrator”, przełącznik zmiany statusu zaznacza się i blokuje. Administrator zadania już ma to prawo.
Wiadomość może edytować lub usunąć tylko jej autor. Nie ma wyjątku dla administratora, także globalnego.
Co zyskujesz?
Nie musisz odtwarzać sprawy z pamięci. Kiedy klient pyta o marcowe ustalenia, nie przeszukujesz skrzynki, telefonu i folderów. Ustalenia masz przy sprawie, razem z dotyczącymi jej dokumentami.
Wiesz, kto ma dostęp do sprawy. Nowy aplikant nie zobaczy zadań, do których nie został dopisany. Nie musisz odkrywać tego dopiero po fakcie.
W wariancie Pro możesz ograniczyć ryzyko odczytania treści wiadomości i opisów spraw bez klucza szyfrowania. To dodatkowa ochrona danych, które gromadzisz podczas prowadzenia sprawy.
Przykład z codziennej pracy
Kancelaria prowadzi sprawę gospodarczą. W zadaniu są wersje umowy jako załączniki. Są też ustalenia z rozmów telefonicznych, spisane przez osoby prowadzące sprawę. Sprawa się kończy, a baza rośnie.
Administrator otwiera Ustawienia → Zaawansowane. Może zacząć od logów technicznych: dzienników prób logowania starszych niż 30 dni, wygasłych sesji i dziennika zdarzeń integracji n8n starszego niż 90 dni. To porządkowanie nie usuwa zadań, czatów, wiadomości ani załączników. Domyślnie uruchamia się samo raz na dobę, gdy ktoś korzysta z aplikacji.
Trwałe usunięcie treści wymaga osobnej decyzji. Można usunąć zarchiwizowane zadania po wybraniu progu nieaktywności: 30, 90, 180 albo 365 dni. Razem z nimi usuwane są wiadomości i załączniki. Program pokazuje liczbę pozycji do usunięcia oraz szacunkową ilość miejsca, które można zwolnić. Następnie wyświetla losowy ośmioznakowy kod. Trzeba go przepisać, aby odblokować przycisk „Usuń”. „Nieaktywne” oznacza brak zmian w zadaniu i nowych wiadomości przez wybrany czas. Operacja jest nieodwracalna, dlatego wcześniej zaleca się zrobienie kopii zapasowej bazy.
Najczęstsze pytania
Czy każdy prawnik w kancelarii widzi wszystkie sprawy?
Nie. Zwykły użytkownik widzi tylko zadania, do których został jawnie przypisany. Administrator przestrzeni roboczej widzi wszystkie zadania i czaty w tej przestrzeni. Administrator globalny ma dostęp do wszystkich zadań i czatów, ale nie do historii aktywności innych użytkowników.
Czy treść korespondencji jest zaszyfrowana w bazie?
Może być, jeśli masz wariant Pro. Szyfrowanie jest domyślnie wyłączone. Administrator generuje klucz DATA_ENCRYPTION_KEY, który trafia do pliku .env, pobiera jego kopię i włącza szyfrowanie. Od tej chwili Task Manager szyfruje algorytmem AES-256-GCM nowe wiadomości pisane przez użytkowników i opisy zadań, a w module Poczta (Pro) także treść maili. Dane zapisane wcześniej administrator szyfruje przyciskiem „Zaszyfruj istniejące dane”.
Czy da się usunąć stare sprawy, nie kasując reszty?
Tak. Trwałe usuwanie działa osobno dla zarchiwizowanych zadań, zadań zamkniętych ze statusem „Zrobione” lub „Anulowane” oraz starych wiadomości. Usunięcie samych wiadomości pozostawia zadania i czaty.
Czy partner może poprawić wiadomość wpisaną przez aplikanta?
Nie. Wiadomość może edytować i usunąć tylko jej autor. Administrator nie jest wyjątkiem.
Kto może zmienić status sprawy?
Status zadania może zmienić jego twórca, administrator przestrzeni roboczej, administrator globalny lub osoba z nadanym uprawnieniem administratora zadania. Może to zrobić także uczestnik z uprawnieniem zmiany statusu.