Jak zespół IT pracuje w Task Managerze?
Sześć osób, dwa projekty klienckie, jeden wewnętrzny i zgłoszenia z utrzymania, które przychodzą bez zapowiedzi. Zespół IT w Task Managerze dzieli pracę na workspace'y. Każdy projekt ma osobną przestrzeń z zadaniami, czatami i listą członków. Frontendowiec z projektu A nie widzi zadań klienta B, jeśli przestrzeń klienta B jest dostępna tylko dla wskazanych osób, a on nie należy do nich i nie jest administratorem globalnym. Podwykonawcę na dwa sprinty dopisujesz tylko tam, gdzie będzie pracował.
Uprawnienia ustawiasz osobno w każdej przestrzeni. Ta sama osoba może zarządzać workspace'em utrzymaniowym, zakładać zadania w projekcie klienckim, a w trzecim nie mieć uprawnienia do dodawania czatów ani zadań dla innych osób. Nadal może tam utworzyć zadanie dla siebie. Tech lead jako administrator workspace'u dodaje członków i zmienia ustawienia projektu. Nie może jednak odłączyć jego twórcy ani administratorów globalnych. Prawo do tworzenia nowych przestrzeni jest osobne. Administrator nadaje je przy edycji konta użytkownika. Dzięki temu lista projektów nie rośnie od przestrzeni zakładanych na próbę.
Co dokładnie dzieje się w zadaniu?
Zadanie ma temat, opis, status, priorytet oraz termin rozbity na niezależne pola daty i godziny. Możesz więc ustawić datę wdrożenia bez podawania godziny. Są cztery statusy: brak statusu, prace w toku, wykonane i anulowane. Priorytety są dwa: normalny i wysoki.
Zmiana statusu trafia do wątku zadania jako wiadomość systemowa, na przykład „Jan Kowalski zmienił status na Wykonane”. Widzisz ją między komentarzami. Po zmianie tematu lub opisu pojawia się plakietka „(edytowane)”. Zmiana statusu, priorytetu lub przypisań jej nie wywołuje, więc łatwiej zauważyć zmianę treści zadania.
Cztery reakcje - „Ok”, „Patrzę”, „Prace w toku” i „Gotowe” - pozwalają potwierdzić coś bez komentarza. Ulubione oraz oznaczenie „nieprzeczytane” są indywidualne. Możesz odłożyć zadanie do jutra bez zmieniania jego oznaczenia innym osobom.
Co zyskujesz?
Nie musisz odtwarzać nowej osobie historii decyzji z rozmów rozrzuconych po czatach. Gdy klient po trzech miesiącach pyta o powód zmiany, wracasz do rozmowy w zadaniu i wiadomości systemowej o zmianie statusu na „Wykonane”. Programista po urlopie może przeczytać wątek, zamiast zaczynać dzień od pytań do zespołu.
Nie musisz zaglądać do każdej przestrzeni, by sprawdzić, czy pojawiło się zgłoszenie. Gdy wszystko przejrzysz, liczniki gasną. A po zakończeniu współpracy z podwykonawcą wiesz, do których projektów go dopisaliście, jeśli dostęp do tych przestrzeni ograniczyliście do wskazanych osób.
Przykład z codziennej pracy
Do utrzymania trafia zgłoszenie: „płatności nie przechodzą u części klientów”. Tester zakłada zadanie w workspace utrzymaniowym, wkleja log i ustawia wysoki priorytet. Termin wyznacza na dziś, na godzinę 16:00. Przypisuje backendowca i tech leada. Obaj dostają maila o nowym zadaniu, jeśli mają włączone takie powiadomienia.
Backendowiec dodaje reakcję „Prace w toku”, więc zespół widzi, że ktoś zajął się zgłoszeniem. Po godzinie zmienia status na „Prace w toku”. W wątku pojawia się wiadomość systemowa z jego nazwiskiem, a pozostali przypisani dostają maila o zmianie statusu. Ustalenia z klientem dopisuje w komentarzu pod zadaniem.
Wieczorem status zmienia się na „Wykonane”. Jeśli macie włączone n8n, zdarzenie o zamknięciu zadania trafia webhookiem do Waszego przepływu. Ten może dopisać wpis do changeloga albo odezwać się do klienta. Integracja działa też w drugą stronę: z n8n można utworzyć zadanie lub zmienić jego status kluczem API. Program zapisze taką samą wiadomość systemową i wyśle takie same maile jak po zmianie w interfejsie. Po wdrożeniu administrator zadania archiwizuje je. Zadanie znika wtedy z głównej listy i przestaje się liczyć w licznikach nieprzeczytanych.
Najczęstsze pytania
Czy integracja z n8n jest gotowa do użycia w produkcji?
Integracja n8n jest oznaczona jako eksperymentalna i domyślnie wyłączona. Administrator włącza ją w Ustawieniach → Zaawansowane → Inne. Dopóki jest wyłączona, Task Manager nie pokazuje zakładki n8n ani formularzy konfiguracji.
Czy da się wywołać akcję w Task Managerze z zewnątrz?
Tak. Task Manager przyjmuje wywołania z n8n przez API z tokenem Bearer. Można pobrać listę zadań lub dostępnych workspace'ów, utworzyć albo zaktualizować zadanie oraz dopisać wiadomość. Klucz działający w kontekście konkretnego użytkownika podlega jego uprawnieniom.
Czy webhook może trafić do usługi w naszej sieci wewnętrznej?
Domyślnie nie. Task Manager blokuje adresy prywatne i zarezerwowane, żeby webhook nie posłużył do skanowania Waszej sieci. Administrator może zmienić ustawienie polityki sieci prywatnej.
Co się stanie, jeśli n8n akurat nie odpowiada?
Nieudana wysyłka trafia do kolejki. Kolejka stosuje odstępy 60, 300 i 1800 sekund oraz limit maksymalnie 4 prób. Błąd integracji nie blokuje zapisu zadania.
Czy usunięcie projektu da się cofnąć?
Nie. Usunięcie workspace'u wymaga przepisania jego dokładnej nazwy. Kasuje zadania, czaty, wiadomości oraz pliki załączników z dysku. Pojedyncze zadania i czaty możesz zamiast tego zarchiwizować - archiwizację da się cofnąć.