Jak dział HR korzysta z Task Managera?
W większości firm wiadomość o nieobecności dociera za późno. Zadanie jest już przydzielone, termin ustalony, a dopiero potem przychodzi autoresponder: „jestem na urlopie do piątku”. W Task Managerze informacja o nieobecności pojawia się, gdy ktoś próbuje przypisać pracę.
HR może pilnować, by statusy były aktualne. Każdy pracownik ustawia swój status w ustawieniach, w zakładce Profil, w sekcji Status dostępności. Ma do wyboru cztery stany: Dostępny, Wakacje, Choroba, Nieobecny. Administrator może ustawić status za inną osobę w sekcji „Status konta” podczas edycji użytkownika. Widzi też listę nieobecnych.
Przy dodawaniu nowej osoby administrator globalny przypisuje ją do wybranych workspace'ów i ustala jej uprawnienia. Nowy użytkownik dostaje e-mail z zaproszeniem i sam ustawia hasło podczas aktywacji konta.
Jak działają statusy nieobecności i dostęp do konta?
Przy statusie innym niż „Dostępny” data „Od” jest wymagana. Bez niej program nie zapisze nieobecności. Data „Do” i wiadomość są opcjonalne. Jeśli pracownik nie poda daty końcowej, nieobecność trwa do ręcznej zmiany statusu na „Dostępny”. Jeśli ją poda, nieobecność wygasa po tej dacie: osoba znów jest traktowana jako dostępna i przestają przychodzić auto-odpowiedzi. Można też wpisać przyszłą nieobecność - zacznie obowiązywać od daty początkowej.
Gdy próbujesz przypisać zadanie nieobecnej osobie, Asystent AI Cię o tym informuje. Jeśli napiszesz w wątku zadania lub czatu z osobą o statusie „Wakacje” albo „Choroba”, pojawi się od niej auto-odpowiedź. Zawiera Twoją wzmiankę oraz wiadomość ustawioną w profilu lub tekst domyślny. Pojawia się raz dziennie na dany wątek. Kolejna wiadomość tego samego dnia jej nie wywoła, ale wiadomość w innym wątku już tak.
Wyłączenie przełącznika „Aktywny” blokuje logowanie, zachowuje dane i zadania oraz zwalnia stanowisko licencyjne. Licencja liczy wyłącznie aktywnych użytkowników. Status „Zablokowany” kasuje sesje i zapamiętane urządzenia. Osoba traci dostęp przy najbliższym kliknięciu, a przy logowaniu widzi komunikat o blokadzie konta przez administratora. Blokada nie zwalnia stanowiska. Administrator nie może zablokować siebie ani innego administratora globalnego - przy tych kontach ta pozycja się nie pojawia.
Co się zmienia w pracy działu
Planujesz pracę z wiedzą o tym, kto jest nieobecny. Nie dowiadujesz się o urlopie dopiero wtedy, gdy przydzielone zadanie pozostaje bez odpowiedzi.
Nie musisz osobno uprzedzać każdej osoby piszącej do nieobecnego pracownika, że jest na urlopie lub choruje. Otrzyma ona odpowiedź w rozmowie, a Ty nie przerywasz pracy, by przekazywać tę samą informację.
Nie przypominasz też o zmianie statusu po nieobecności, której koniec pracownik określił z góry. Gdy ktoś odchodzi, zachowujesz historię jego zadań, a po dezaktywacji konta masz wolne stanowisko licencyjne dla kolejnej osoby.
Przykład z codziennej pracy
W środę koordynatorka przydziela pilne zamówienie Marcie. Marta ma od wtorku status „Wakacje”, a w jej profilu podano datę powrotu. Asystent informuje o nieobecności podczas przypisywania. Koordynatorka może tego samego dnia skierować zadanie do kogoś innego.
Tydzień później ktoś pisze w starym wątku, w którym Marta jest uczestniczką. Dostaje auto-odpowiedź z wiadomością ustawioną przez Martę w profilu. Pisze tam jeszcze trzy razy tego dnia, ale kolejna auto-odpowiedź już nie przychodzi. W tym wątku pojawi się ponownie dopiero następnego dnia.
Trzy miesiące później inny pracownik odchodzi. Administrator wyłącza mu przełącznik „Aktywny”: historia zadań zostaje, a stanowisko licencyjne wraca do puli.
Najczęstsze pytania
Czy Task Manager liczy dni urlopu i prowadzi kartotekę kadrową?
Nie. Task Manager pokazuje, kto jest nieobecny i w jakim zakresie dat, ale nie zastępuje systemu kadrowego ani nie nalicza wymiaru urlopu.
Kto ustawia nieobecność - pracownik czy administrator?
Każdy pracownik ustawia swój status w ustawieniach profilu, w sekcji Status dostępności. Administrator może też ustawić status za inną osobę podczas edycji jej konta.
Czy po powrocie z urlopu trzeba ręcznie zmienić status na „Dostępny”?
Nie, jeśli podano datę końcową. Nieobecność przestaje obowiązywać po tej dacie. Bez daty „Do” trwa do ręcznej zmiany statusu.
Czym różni się dezaktywacja konta od zablokowania?
Dezaktywacja uniemożliwia logowanie, zachowuje dane i zwalnia stanowisko licencyjne. Przy próbie logowania osoba widzi zwykły komunikat o nieprawidłowym e-mailu lub haśle. Blokada kasuje sesje i zapamiętane urządzenia. Osoba traci dostęp przy najbliższym kliknięciu i widzi komunikat o decyzji administratora przy logowaniu. Blokada nie zwalnia stanowiska.
Czy Asystent AI informuje o nieobecności przy przypisywaniu zadania?
Tak. Gdy próbujesz przypisać zadanie nieobecnej osobie, Asystent AI informuje Cię o jej nieobecności.