Jak biuro rachunkowe pracuje w Task Managerze?
Biuro rachunkowe żyje terminami, których nikt nie przesunie. Dwudziesty, dwudziesty piąty, deklaracja, składka, zamknięcie miesiąca. Do tego dochodzi kilkudziesięciu klientów. Każdy przysyła dokumenty w innym momencie i pyta o swoje sprawy mailem lub telefonem. Task Manager w biurze rachunkowym pomaga ustalić, gdzie jest sprawa i kiedy trzeba ją załatwić. Zadanie klienta, do którego masz dostęp, ma termin widoczny w kalendarzu. Załączniki dodane do wątku zadania są dostępne w jego folderze w Plikach.
Praca układa się wokół zadania na klienta albo na okres. W zadaniu zbierają się wiadomości, załączniki i ustalenia. Kalendarz pokazuje terminy zadań, Twoje wydarzenia i nieobecności zespołu. Zadanie z terminem bez godziny pojawia się o 17:00 z gwiazdką przy godzinie. Kolor mówi, co wymaga uwagi: czerwony oznacza termin, który minął, niebieski - dzisiejszy, a zielony - późniejszy.
Co widzi księgowa, kiedy otwiera rano kalendarz
Domyślny widok obejmuje trzy dni, a strzałki przesuwają go po jednym dniu. Pokazuje też weekendy. Na końcówkę miesiąca możesz przełączyć się na siedem dni, od poniedziałku do niedzieli. Widok Lista układa pozycje pod dniami tygodnia. Przy każdej widać godzinę, kolorowy znacznik i tytuł. Kliknięcie zadania otwiera jego wątek, a kliknięcie wydarzenia - okno edycji. Wybrany zakres i otwarty panel zapamiętują się między logowaniami. Rano nie ustawiasz więc kalendarza od nowa.
U góry siatki jest pas nieobecności. Pokazuje trzy osoby na dzień; jeśli nieobecnych jest więcej, możesz rozwinąć pełną listę. Po kliknięciu zobaczysz imię i nazwisko, rodzaj nieobecności oraz jej zakres od-do. Zobaczysz też wiadomość, jeśli ktoś zostawił ją w swoich ustawieniach. W tygodniu deklaracji wiesz dzięki temu, że Ania wraca z urlopu dopiero dwudziestego drugiego.
Terminy przestawiasz przeciąganiem. Godziny przyciągają się co piętnaście minut, więc możesz ustawić spotkanie z klientem na 9:15. Zadanie przesuniesz tylko wtedy, gdy masz prawo je edytować. Po prawej stronie kalendarza znajduje się panel z listą ulubionych, zadań, czatów i wątków poczty (moduł Pro), jeśli masz skonfigurowaną skrzynkę. Zadanie bez terminu, które masz prawo edytować, możesz przeciągnąć z panelu na siatkę, żeby nadać mu termin. Pomyłkę cofniesz skrótem Ctrl+Z. Cofanie sięga dwadzieścia zmian wstecz w ramach otwartej aplikacji.
Co zyskujesz?
Nie zaczynasz dnia od przeglądania skrzynki, żeby ustalić, co jest pilne. Od razu widzisz, które sprawy mają termin dziś, które są po terminie, a które mogą poczekać do przyszłego tygodnia. Łatwiej zdecydować, od czego zacząć pracę, zamiast wyławiać terminy z nieprzeczytanych maili.
Kiedy klient dzwoni z pytaniem o ustalenia sprzed trzech tygodni, nie przeszukujesz skrzynki ani czatu. Masz rozmowę, załączniki i ustalenia przy sprawie. Gdy ktoś idzie na urlop w połowie miesiąca, osoba przejmująca klientów, przypisana do ich zadań, może przeczytać historię sprawy zamiast wypytywać kolegów. Widzisz też z wyprzedzeniem, kto będzie nieobecny, i możesz samodzielnie porównać nieobecności z terminami zadań widocznych dla Ciebie w kalendarzu. Możesz zareagować, zanim te terminy miną.
Przykład z codziennej pracy
Poniedziałek, dwudziesty pierwszy. Otwierasz kalendarz na trzy dni. Dzisiejsza kolumna jest podświetlona, a czerwona linia wskazuje 8:40. Masz cztery czerwone zadania z zeszłego tygodnia i sześć niebieskich na dziś. Trzy z nich widnieją o 17:00 z gwiazdką. To deklaracje do wysłania z terminem bez konkretnej godziny. W pasie nieobecności widać jedną osobę: choroba do środy.
Otwierasz kalendarz i filtrujesz go po przestrzeni, w której prowadzicie jej klientów. Dwa zadania wypadają we wtorek. Jedno przeciągasz na czwartek, drugie zostawiasz i bierzesz sam. Po kliknięciu zadania kalendarz dokuje się z lewej, a obok otwiera się wątek. Są w nim skan faktury przysłany w piątek i komentarze zespołu z piątku i soboty. Nie musisz dzwonić do chorej koleżanki.
Potem tworzysz wydarzenie. Klikasz pusty pas przy godzinie dziewiątej w czwartek. Pas pod kursorem pokazuje, jaki termin powstanie, na przykład „09:00-09:30”. W okienku wpisujesz treść i dodajesz uczestnika z zespołu. Zostawiasz e-mail wyłączony, bo wystarczy powiadomienie w aplikacji. Kolega dostaje własną kopię wydarzenia. Jeśli za dwa dni jako autor zmienisz termin, wydarzenie przesunie się u Was obu naraz.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję wariantu Pro?
Do pracy na skrzynce i automatyzacji dokumentów tak - Poczta, Pliki i Automatyzacje to moduły wariantu Pro. Zadania i kalendarz działają też w Standardzie.
Czy Task Manager liczy podatki albo wystawia deklaracje?
Nie. Task Manager pomaga pilnować terminów, zadań i dokumentów związanych z pracą księgowej, ale nie zastępuje programu księgowego. Liczenie i wysyłka deklaracji zostają tam, gdzie były.
Jak w kalendarzu odróżnić zadanie po terminie od takiego, które jeszcze poczeka?
Zadanie po terminie jest czerwone, zadanie na dziś niebieskie, a zadanie z późniejszym terminem zielone. Zadania zakończone są przekreślone. Wysoki priorytet oznacza wykrzyknik przed tytułem.
Czy da się cofnąć przypadkowe przesunięcie terminu?
Tak. Ctrl+Z albo ikona cofania w nagłówku kalendarza wycofuje ostatnią zmianę: przesunięcie terminu zadania, przesunięcie lub edycję wydarzenia albo jego usunięcie. Cofnąć da się także usunięcie wydarzenia, którego termin już minął - wraca ono wtedy na siatkę jako odbyte, bez ponownego przypomnienia. Kolejne użycia cofają wcześniejsze zmiany, do dwudziestu wstecz w ramach otwartej aplikacji.
Czy zobaczę, kto z zespołu jest na urlopie?
Tak. Pas u góry kalendarza pokazuje nieobecności zespołu, w tym urlopy i choroby. Po kliknięciu zobaczysz imię i nazwisko osoby, rodzaj nieobecności oraz zakres od-do. Zobaczysz też wiadomość, jeśli ta osoba dodała ją w swoich ustawieniach.