Jak agencja pracuje w Task Managerze?
W agencji marketingowej łatwo stracić czas na ustalanie, kto co komu obiecał. Klient A dopisuje poprawkę w mailu do accounta, klient B przekazuje ją przez telefon, a grafik dostaje oba komunikaty na czacie. W poniedziałek nikt nie wie, która wersja bannera została zaakceptowana. Task Manager w agencji marketingowej pozwala wydzielić dla każdego klienta osobny workspace z zadaniami i czatami.
Workspace zakłada się przyciskiem „+” obok napisu „Workspace'y” w lewej kolumnie. Wpisujesz nazwę i zapisujesz. Przycisk widzą tylko administratorzy globalni oraz osoby z uprawnieniem „Może dodawać Workspaces”.
Przestrzeń może być dostępna dla każdego aktywnego użytkownika albo tylko dla osób jawnie przypisanych. W drugim przypadku dostęp zachowują też twórca i administratorzy globalni. Jeśli grafik pracuje z jednym klientem, nie musi mieć dostępu do przestrzeni pozostałych.
Jak to działa w środku?
Przypisania ustawiasz w oknie edycji workspace'u. Najeżdżasz na kartę klienta w lewej kolumnie i przy prawej krawędzi pojawia się ikona ⋮. Wybierasz „Edytuj workspace”, a w sekcji „Przypisz użytkowników” zaznaczasz osoby, które mają mieć dostęp. Dla każdej zaznaczonej osoby ustawiasz uprawnienia administratora przestrzeni oraz możliwość dodawania zadań i czatów. Account prowadzący klienta może być administratorem, a grafik może dostać tylko uprawnienie do dodawania zadań. Na telefonie i tablecie ikona ⋮ jest widoczna bez najeżdżania.
Praca nad kampanią toczy się w zadaniu. Ma ono temat, opis, priorytet (normalny albo wysoki) oraz termin rozbity na datę i godzinę. Możesz ustawić samą datę. Status przyjmuje jedną z czterech wartości: „Brak statusu”, „Prace w toku”, „Wykonane”, „Anulowane”. Każda zmiana statusu dodaje do wątku wiadomość systemową, na przykład „Imię Nazwisko zmienił(a) status na Wykonane”. Widać więc, kto zmienił status i kiedy.
Przy pracy nad poprawkami przydaje się plakietka „(edytowane)”. Pojawia się tylko po zmianie tematu lub opisu zadania. Zmiana statusu, priorytetu, terminu czy przypisań jej nie wywołuje. To pozwala odróżnić zmianę briefu od przesunięcia terminu.
W module Pliki (wariant Pro) pliki są domyślnie prywatne - widzą je właściciel i osoby, którym je udostępnił. Folder zadania lub czatu jest jednak wspólny dla jego uczestników. Plik wgrany do zadania trafia więc do osób pracujących w tym zadaniu. Foldery zadań i czatów są wirtualne: widać je także wtedy, gdy są puste. Nie da się ich usunąć ani przenieść.
Co zyskujesz?
Nie musisz polegać na pamięci, żeby oddzielić pracę freelancera od spraw innych klientów. Gdy zajmuje się jedną kampanią, może pracować w przestrzeni tego klienta bez dostępu do pozostałych.
Nie odtwarzasz przebiegu pracy z maila, prywatnego czatu i notatek z telefonu. Gdy wracasz do kampanii po tygodniu, możesz sprawdzić ustalenia i zobaczyć, kto zmienił jej etap.
Rano łatwiej wybierasz, od czego zacząć. Nie przeglądasz po kolei spraw każdego klienta, żeby znaleźć nieprzeczytane zadania i czaty.
Przykład z codziennej pracy
Agencja prowadzi ośmiu klientów w ośmiu workspace'ach. Account ma dostęp do wszystkich, a każdy grafik do dwóch. W piątek po 16:00 klient przysyła poprawki do kreacji. Account otwiera zadanie „Kampania wrześniowa - kreacje”, dopisuje poprawki do wątku, wrzuca nowy plik do folderu zadania i ustawia termin na poniedziałek. Wybiera samą datę, bez godziny.
W poniedziałek grafik widzi w lewej kolumnie dwie pogrubione nazwy, a przy każdej liczbę nieprzeczytanych zadań i czatów. Wchodzi w zadanie: poprawki są w wątku, a plik w folderze zadania. Grafik zmienia status na „Prace w toku”. Do wątku trafia wiadomość systemowa z jego nazwiskiem, więc account widzi zmianę bez dopytywania o etap pracy.
Po zakończeniu kampanii zadania i czaty można zarchiwizować. Znikają wtedy z głównej listy i nie liczą się do nieprzeczytanych ani do sumy w dymku po najechaniu na kartę klienta. W razie potrzeby przywrócisz je z archiwum.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję wariantu Pro?
Do korespondencji, wspólnego dysku i automatyzacji tak: Poczta, Pliki i Automatyzacje to moduły Pro, podobnie jak szyfrowanie treści AES-256 i baza wiedzy AI. Zadania, czaty i kalendarz działają w Standardzie.
Czy freelancer zobaczy innych klientów agencji?
Nie, jeśli w przestrzeniach pozostałych klientów dostęp ustawiono na „Wybrane”, a freelancer nie jest do nich przypisany. Dostęp mają wtedy osoby jawnie przypisane, twórca przestrzeni i administratorzy globalni. Przy ustawieniu „Wszystkie osoby” dostęp ma każdy aktywny użytkownik.
Czy grafik może zakładać nowe przestrzenie dla klientów?
Grafik może zakładać workspace'y, jeśli administrator nada mu uprawnienie „Może dodawać Workspaces” w oknie Użytkownicy podczas edycji konta. Bez tego uprawnienia nie zobaczy przycisku „+” obok napisu „Workspace'y”.
Czy da się zarchiwizować zakończonego klienta?
Nie ma archiwizacji całego workspace'u. Zarchiwizować można pojedyncze zadania i czaty. Usunięcie workspace'u wymaga przepisania jego dokładnej nazwy i jest nieodwracalne: kasuje zadania, czaty, wiadomości oraz pliki załączników z dysku.
Czy pliki wgrane do zadania widzi cały zespół?
Pliki w folderze zadania widzą wszyscy uczestnicy tego zadania, niekoniecznie cały zespół. Właściciel może je usuwać, zmieniać ich nazwy i je przenosić; dostęp do edycji można też przyznać przez jawne udostępnienie.