Na czym polega problem rozproszonych kroków projektu?
Projekt, na przykład nowa strona firmy, to kilkadziesiąt drobnych kroków. Część ustaleń zostaje w rozmowie, część w arkuszu, a część w czyjejś głowie. Kiedy szef albo klient pyta, ile zostało do końca, ktoś musi przejrzeć wątek, obdzwonić zespół i policzyć wszystko od nowa.
W Task Managerze w wariancie Pro każde zadanie i każdy czat ma własną Listę to do. Lista leży obok rozmowy o projekcie, więc kroki i ustalenia są w jednym miejscu.
Jak wygląda Lista to do projektu?
Ikona listy w belce zadania, przed spinaczem, chowa rozmowę i pokazuje listę. Mała liczba na ikonie mówi, ile pozycji zostało do zrobienia. Etapy projektu zapisujesz jako nagłówki, a pod nimi pozycje. Przy pozycji dodasz opis, kolor i osobę przypisaną do zadania, która się nią zajmuje. Wskazanie nie wysyła powiadomień.
Odhaczona pozycja zostaje przekreślona, a pasek postępu u góry pokazuje na przykład „3 z 7 wykonanych”. Przy każdym nagłówku widać, ile pozycji tego etapu jest gotowych. Przełącznik Lista / Tablica zamienia nagłówki w kolumny. Karty przesuwasz między etapami myszą, a na telefonie przytrzymaniem i przesunięciem palcem.
Co zyskujesz?
Na pytanie o etap projektu odpowiadasz jednym spojrzeniem. Pasek postępu i liczniki przy nagłówkach pokazują to bez liczenia.
Każdy wie, czym się zajmuje, bo przy pozycji widać osobę. Nie trzeba pytać na czacie, kto miał przygotować zdjęcia.
Cały zespół pracuje na tej samej liście. Zmiany innych osób pojawiają się na otwartej liście po kilku sekundach. Obserwator zadania widzi postęp, ale niczego nie zmienia.
Asystent AI czyta Listę to do zadania, o które pytasz. Zapytasz go na przykład, co zostało do zrobienia w projekcie, a odpowie listą otwartych pozycji ze wskazanymi osobami. Listy nie zmienia.
Use case: agencja i nowa strona klienta
Agencja ma w Task Managerze zadanie „Projekt strony”. Ola zakłada w nim Listę to do z nagłówkami „Treści” i „Technika”. Przy zebraniu tekstów wskazuje Magdę, przy formularzu kontaktowym siebie. Pozycja o zdjęciach dostaje kolor i opis „Sesja w biurze, jasne tło”.
Klient w trakcie prac prosi o przekierowania ze starej strony. Ola dopisuje pozycję w sekcji „Technika” i wskazuje Magdę. Na tablicy przesuwa sprawdzanie tekstów do etapu technicznego, bo teksty są już na stronie. W piątek klient pyta o postęp - Ola otwiera zadanie i odczytuje z paska, ile pozycji jest gotowych.
Najczęstsze pytania
Czy Lista to do jest w wariancie Standard?
Nie, to funkcja wariantu Pro.
Czy mogę mieć osobną listę w każdym zadaniu?
Tak. Każde zadanie i każdy czat ma własną Listę to do.
Czy wskazana osoba dostaje powiadomienie?
Nie. Wskazanie pokazuje, kto zajmuje się pozycją. Możesz wskazać tylko osoby przypisane do zadania lub czatu.
Czy klient z dostępem obserwatora może odhaczać pozycje?
Nie. Obserwator zadania ma tylko podgląd listy.