Na czym polega problem długich wątków?
Wyobraź sobie wątek z klientem: czterdzieści wiadomości, cztery osoby po Twojej stronie i dwie po jego. Każda odpowiedź ciągnie za sobą wcześniejszą korespondencję. Przewijasz trzy ekrany cytatów, żeby znaleźć dwa zdania dopisane na górze. Gdzieś w środku jest zgoda na cenę. Nie pamiętasz, kto ją dał ani kiedy.
Poczta rośnie liniowo, a decyzje zapadają punktowo. Task Manager w wariancie Pro ma pocztę w środku - podłączasz skrzynkę IMAP/SMTP, a po włączeniu opcji „Pokazuj każdy wątek w widoku Wszystko” widzisz wątki na jednej liście obok zadań, a rozmowę czytasz w prawej kolumnie. Nikt nie podejmie decyzji za Ciebie ani nie odpisze klientowi. Możesz za to szybciej dotrzeć do wiadomości, od których zależy odpowiedź.
Co robi tryb porządkowania wątku?
Pod polem odpowiedzi jest przycisk „Porządkuj” z czterema pozycjami. Oryginalna treść pokazuje wiadomości bez zmian. Upiększ skraca je i zapisuje w pierwszej osobie, bez stopek, podpisów i klauzul poufności. Streść zostawia 1-2 zdania z każdej wiadomości. Ekspert pisze fachowo i dodaje pod wiadomością linię „Uwaga eksperta:” z radą, ryzykiem albo pytaniem, o które warto dopytać.
AI porządkuje 8 najnowszych wiadomości. Nad nimi jest przycisk „Uporządkuj starsze wiadomości (N)”, którym dociągasz kolejne partie po 8. Między raz obliczonymi trybami przełączasz się bez czekania. Po odświeżeniu strony AI liczy wynik od nowa - uporządkowana wersja nie zapisuje się w bazie. Oryginalne wiadomości pozostają nietknięte.
Task Manager zwija cytowaną historię wiadomości. Możesz ją rozwinąć przyciskiem „Pokaż wcześniejszą korespondencję”. Linki w uporządkowanej wersji pozostają klikalne i mają krótsze etykiety. Zamiast długiego adresu widzisz figma.com/proto/….
Co się zmienia w Twoim dniu
Nie musisz przewijać trzech tygodni korespondencji, żeby ustalić, co obiecano klientowi. Gdy wracasz do własnej korespondencji po urlopie, łatwiej znaleźć punkt, od którego trzeba zacząć odpowiedź. Nie musisz prosić kolegi o przypomnienie terminu, który padł w tej korespondencji.
Nie poświęcasz tyle samo uwagi każdemu zdaniu w długim mailu. Jeśli klient pisze pięć akapitów i tylko jedno zdanie dotyczy decyzji, możesz skupić się na tym zdaniu. Podpisy i klauzule nie zasłaniają treści, której szukasz.
Kiedy wracasz do swojej sprawy po dłuższej przerwie, możesz najpierw przeczytać krótszą wersję korespondencji. Zamiast odtwarzać jej przebieg z pamięci, sprawdzasz, jakich ustaleń brakuje przed odpowiedzią.
Reklamacja, która chodzi od trzech tygodni
Klient zgłosił wadę w połowie miesiąca. Odpowiadała mu obsługa, potem osoba techniczna i handlowiec. Ktoś jeszcze dopisał się z kopii. W czwartek klient pisze: „przecież ustaliliśmy inaczej”. Trzeba odpowiedzieć dziś, a wątek ma trzydzieści kilka wiadomości.
Otwierasz wątek i wybierasz Streść. W 8 najnowszych wiadomościach widzisz późniejszą propozycję naprawy. Wybierasz „Uporządkuj starsze wiadomości (N)” i dociągasz kolejne partie po 8, aż dotrzesz do obietnicy wymiany sprzed dwóch tygodni i pierwotnego zgłoszenia. Potem wybierasz Ekspert i czekasz, aż AI uporządkuje te wiadomości w nowym stylu. Pod wiadomością o wymianie czytasz uwagę, o co warto dopytać przed odpowiedzią.
Nadal nie wiesz, kto zaakceptował koszt. Klikasz „Asystent AI” w stopce pola odpowiedzi. Edytor przechodzi w tryb pytania, pole zmienia kolor, a w miejscu adresatów pojawia się informacja, że pytanie nie zostanie wysłane do adresatów. Pytasz: „jaką cenę zaakceptowano i kto ją zaakceptował?”. Asystent odpowiada na podstawie korespondencji z wątku oraz plików z modułu Pliki, jeśli je dołączysz. Jeśli nie ma w nich odpowiedzi, mówi to wprost. Odpowiedź zostaje pod ostatnią wiadomością z plakietką TYLKO DLA CIEBIE i wraca przy każdym otwarciu wątku. Nikt inny jej nie zobaczy.
Najczęstsze pytania
Czy Poczta jest w wariancie Standard?
Nie, to moduł wariantu Pro.
Czy oryginalne wiadomości zostają nietknięte?
Tak. Wersja uporządkowana przez AI jest podglądem na czas sesji i nie zapisuje się w bazie. Oryginały zobaczysz po wybraniu „Oryginalna treść” w menu przycisku „Porządkuj”. Pod każdą przetworzoną wiadomością widnieje dopisek „AI może popełniać błędy”.
Czy porządkowanie działa na całym wątku naraz?
Nie. AI bierze 8 najnowszych wiadomości. Starsze dociągasz przyciskiem „Uporządkuj starsze wiadomości (N)” - po 8 na kliknięcie. Nie musisz przetwarzać całej historii, jeśli szukasz ustaleń z ostatniego tygodnia.
Czy ktoś inny zobaczy moje pytania do Asystenta AI w wątku?
Nie. Odpowiedzi widzi wyłącznie właściciel skrzynki. Nie zobaczy ich także administrator, tak samo jak Twojej poczty. Skrzynka w Task Managerze należy do jednej osoby, więc wspólny adres firmowy każdy podłącza u siebie osobno.
Co jest potrzebne, żeby te funkcje zadziałały?
Potrzebujesz skonfigurowanego AI w Ustawieniach → AI, podłączonej skrzynki pocztowej oraz dostępu do Poczty, który administrator może odebrać w panelu użytkowników. Poczta obsługuje dowolny serwer IMAP/SMTP, w tym polskie hostingi, Gmail i Outlook. W Gmailu i Outlooku trzeba użyć hasła aplikacji zamiast zwykłego hasła do konta.