Na czym polega problem rozproszonych plików?
Dokumenty do jednej sprawy rzadko przychodzą naraz. Najpierw umowa, po dwóch dniach poprawka, potem skan podpisanej strony. Na koniec ktoś wkleja zrzut ekranu z uwagą. Jeden plik zostaje w mailu, drugi na czacie, trzeci na czyimś pulpicie. Po tygodniu ustalenie, która wersja jest ostateczna, wymaga obdzwonienia trzech osób.
W Task Managerze z modułem Pliki (wariant Pro) każde zadanie i każdy czat ma własny folder. Powstaje automatycznie pod nazwą wątku, także wtedy, gdy jest jeszcze pusty. Trafiają do niego załączniki z rozmowy: pliki wysłane w wiadomościach, rysunki z okna Narysuj, wklejone zrzuty ekranu i obrazy wstawione ikoną. Rysunki mają nazwy rysunek-data.png, a wklejone obrazy - obraz-data.png.
Jak wygląda folder wątku w środku?
Foldery zadań i czatów znajdziesz w drzewie Plików, w gałęzi workspace'u, w sekcjach Zadania i Czaty. Mają inną ikonę niż zwykłe katalogi. Nie da się ich usunąć ani przenieść - istnieją tak długo, jak wątek. Folder pokazuje załączniki z rozmowy, nie ich kopie. Gdy ktoś usuwa plik z rozmowy, znika on również z folderu.
Spinacz w nagłówku zadania lub czatu, obok awatarów, otwiera okno Plików na folderze tego wątku. Możesz też zadokować okno Plików obok rozmowy i przeciągnąć na nią plik. Pojawi się nakładka „Upuść, aby załączyć”. Plik trafi do paska załączników i zostanie wysłany z następną wiadomością. Załącznika z wątku nie przeniesiesz do innego folderu. Możesz go pobrać, dodać do Ulubionych albo skopiować przez „Kopiuj do…” - do Dokumentów, folderu workspace'u lub własnego podkatalogu.
Kliknięcie pliku otwiera podgląd w miejscu zawartości folderu. Obrazy i PDF-y wyświetlają się bezpośrednio. Wideo w formatach MP4, M4V, MOV, WebM i OGV odtworzysz w oknie z przewijaniem. DOCX i XLSX mają podgląd tekstowy. Strzałki ‹ › przy przycisku Wstecz oraz klawisze strzałek pozwalają przechodzić między plikami w tym samym folderze. Licznik pokazuje na przykład „3 / 8”. Pole Położenie wskazuje zadanie lub czat, z którego pochodzi załącznik.
Co zyskujesz?
Nie musisz pytać innych, gdzie zapisali poprawioną umowę. Jeśli ktoś dołączył ją do rozmowy o tej sprawie, znajdziesz ją razem z pozostałymi załącznikami wątku. Nie szukasz jej osobno w historii czatu, żeby ją pobrać.
Możesz wrócić do rysunku naszkicowanego w pośpiechu albo zrzutu ekranu wklejonego w komentarz. Nie trzeba już przewijać rozmowy, żeby je obejrzeć. Możesz też pobrać je i przekazać dalej.
Gdy ktoś idzie na urlop w środku sprawy, osoba przejmująca temat ma dokumenty przy rozmowie, w której toczyła się praca. Nie musi zaczynać od próśb o przesłanie brakujących plików.
Use case: kancelaria i dokumenty jednej sprawy
Sprawa klienta ma w Task Managerze jedno zadanie. Aplikant dołącza do rozmowy umowę. Potem wkleja zrzut spornego paragrafu z uwagą, mecenas dołącza poprawiony dokument, a inny członek zespołu - skan podpisanej strony. Cztery pliki z różnych momentów trafiają do folderu jednej rozmowy.
Przy składaniu akt prawnik otwiera folder zadania spinaczem w nagłówku. Przechodzi między plikami strzałkami, bez wracania do listy. Skan podpisanej strony kopiuje przez „Kopiuj do…” do własnego folderu w Dokumentach. Oryginał zostaje przy sprawie. Plik wgrany wprost do folderu zadania widzą wszyscy uczestnicy wątku. To wyjątek od reguły prywatności plików w module Pliki.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję modułu Pliki?
Do wspólnego dysku i folderów wątków tak - to moduł wariantu Pro. Załączniki w zadaniach i czatach działają w obu wariantach.
Czy muszę ręcznie zapisywać załączniki do folderu sprawy?
Nie. Folder zadania lub czatu powstaje automatycznie razem z wątkiem. Załączniki z rozmowy pojawiają się w nim same, także obrazy osadzone w treści wiadomości.
Czy wgranie pliku do folderu zadania udostępnia go zespołowi?
Plik wgrany wprost do folderu zadania lub czatu widzą wszyscy uczestnicy tego wątku. To wyjątek: w pozostałych miejscach modułu Pliki plik jest prywatny, dopóki go nie udostępnisz. Usunąć taki plik lub zmienić jego nazwę może tylko właściciel.
Czy da się odzyskać skasowany plik?
Tak. Usunięty plik trafia do Śmietnika. Możesz go przywrócić albo usunąć trwale. Przywrócony plik wraca na dawne miejsce, chyba że folder nadrzędny jest w Śmietniku - wtedy wraca do korzenia zakresu. Po 30 dniach Śmietnik usuwa go automatycznie. Pliki w Śmietniku wliczają się do limitu miejsca.
Ile może ważyć jeden plik?
Jeden plik może ważyć do 100 MB. Administrator może dodatkowo ustawić każdej osobie limit GB na moduł Pliki w Ustawieniach → Zaawansowane → „Pliki i miejsce”.