Na czym polega problem rozproszonych plików?
Dokumenty do jednej sprawy przychodzą partiami: umowa, poprawka, skan, jeszcze jedna wersja. Leżą w skrzynkach kilku osób, więc po tygodniu nikt nie wie, która jest aktualna. W Task Managerze załączniki z całego wątku zapisujesz jednym kliknięciem do folderu na firmowym dysku - z datami i w kolejności.
Jak to działa?
- 01
Otwierasz wątek w module Poczta albo w czacie.
- 02
Klikasz spinacz - załączniki z całej rozmowy trafiają do jednego folderu.
- 03
Folder należy do sprawy, nie do osoby, więc widzi go cały zespół z dostępem.
- 04
Pliki znajdziesz też przez wyszukiwarkę, razem z treścią rozmowy.
Co zyskujesz?
Jedno źródło prawdy: wersje leżą obok siebie, z datami.
Ciągłość: dokumenty zostają w firmie, gdy ktoś zmienia pracę.
Szybkie odnalezienie: plik widać z zadania, z rozmowy i z wyszukiwarki.
Przykład z codziennej pracy
Kancelaria dostaje od klienta trzy wersje umowy w jednym wątku. Po zapisaniu załączników do folderu sprawy prawnik od razu widzi, która wersja przyszła ostatnia - i dołącza ją do akt.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję modułu Pliki?
Do wspólnego dysku tak - to moduł wariantu Pro.
Czy pliki leżą na moim serwerze?
Tak, tam gdzie zainstalowany jest program.
Czy usunięty plik da się odzyskać?
Tak, trafia najpierw do kosza.