Na czym polega problem dwóch kalendarzy?
Spotkania są w Kalendarzu Google, bo tam umawiasz się z klientami i odbierasz zaproszenia. Terminy zadań są w Task Managerze. Żeby zaplanować dzień, zaglądasz w oba miejsca. Gdy sprawdzisz tylko jedno, łatwo przeoczyć termin z drugiego.
Task Manager łączy się z Kalendarzem Google w obie strony. Wydarzenia z Google pojawiają się w Kalendarzu Task Managera, a zmiany zrobione w Google przychodzą co kilka minut. Gdy w Task Managerze przesuniesz takie wydarzenie, zmienisz jego godzinę lub treść, program najpierw próbuje zapisać zmianę w Google. Jeśli to się nie uda, wydarzenie nie zmieni się w żadnym z kalendarzy. Po włączeniu opcji „Nowe wydarzenia z Task Managera dodawaj do tego kalendarza” nowe wydarzenia mogą też trafiać do Google - na jedno wybrane połączenie.
Połączenie jest osobiste: wydarzenia z Twojego konta Google widzisz wyłącznie Ty. Możesz podpiąć kilka kont naraz, na przykład firmowe i prywatne. Dla każdego wybierasz kalendarz; połączenia działają niezależnie.
Jak wygląda podpięcie i co się dzieje potem?
Administrator zakłada w Google Cloud poświadczenia OAuth (Client ID i Client Secret), a następnie wkleja je w Ustawieniach, w sekcji Zaawansowane → Kalendarz Google (OAuth). Możesz też połączyć konto przez własne poświadczenia w Ustawienia → Profil → Kalendarz Google, bez działania administratora. Potem każdy pracownik wchodzi w Ustawienia → Profil → Kalendarz Google. Klika „Połącz konto Google”, wybiera konto, zgadza się na dostęp i wskazuje kalendarz do zaimportowania. Kolejne konto podpina w tej samej sekcji.
Domyślnie import obejmuje okres od 30 dni wstecz do roku w przód. Przy każdym połączeniu możesz zmienić to okno. Wydarzenia zachowują kolor nadany im w Google, a jeśli go nie mają - kolor kalendarza. Google rozwija cykle na osobne wystąpienia podczas importu; Task Manager nie przechowuje reguły powtarzania. Po otwarciu wydarzenia zobaczysz oznaczenie „Wydarzenie z Google” i odnośnik do jego otwarcia po tamtej stronie.
Takie wydarzenie możesz przeciągnąć na inny termin, zmienić jego długość lub treść albo je usunąć. Zmiana trafi do Google. Jeśli masz podłączony Kalendarz Google i nie chcesz czekać na synchronizację w tle, ikona dwóch strzałek w kółko na górnym pasku Kalendarza pobierze zmiany od razu. Zobaczysz, ile wydarzeń doszło, zmieniło się i zniknęło. Gdy synchronizacja w tle się nie uda, ikona staje się pomarańczowa i po najechaniu pokazuje powód.
Co zyskujesz?
Nie musisz układać dnia z dwóch osobnych widoków. Obok spotkania z klientem widzisz termin oddania oferty, więc planujesz pracę z uwzględnieniem obu zobowiązań.
Nie przepisujesz ustaleń między kalendarzami. Wpisujesz wydarzenie raz, w miejscu, które masz otwarte, zamiast pamiętać o jego ręcznym przeniesieniu.
Gdy planujesz dzień tylko według firmowych terminów, prywatna wizyta u lekarza łatwo umyka. Ty widzisz ją obok spotkań służbowych, a zespół nie widzi wydarzeń z Twojego konta Google.
Use case: handlowiec z dwoma kontami
Marta umawia spotkania z klientami w firmowym Kalendarzu Google. Odbiór dziecka i wizytę u lekarza ma na osobnym koncie. Oferty i terminy odpowiedzi prowadzi w Task Managerze razem z zespołem.
Podpina oba konta Google. W Kalendarzu Task Managera widzi spotkanie o 10:00, odbiór dziecka o 15:30 i termin oddania oferty o 16:00. Klient przesuwa spotkanie w Google na 16:30. Po kilku minutach Marta widzi zmianę, a jeśli potrzebuje jej od razu, uruchamia synchronizację. Sprawdza, czy zdąży z ofertą, i przesuwa jej termin. Jeśli kolega z zespołu jest przypisany do zadania z ofertą, widzi jej nowy termin, ale nie widzi wydarzeń z kont Google Marty.
Najczęstsze pytania
Czy synchronizacja działa w obie strony?
Tak. Zmiany z Kalendarza Google pojawiają się w Task Managerze co kilka minut, a zmiany wydarzeń Google zrobione w Task Managerze zapisują się w Google od razu. Nowe wydarzenia utworzone w Task Managerze też mogą trafiać do wybranego kalendarza Google.
Czy mogę podpiąć konto firmowe i prywatne jednocześnie?
Tak, możesz połączyć kilka kont. Każde połączenie ma własny wybrany kalendarz, okno importu i przycisk „Rozłącz”.
Czy zespół zobaczy mój kalendarz prywatny?
Nie. Zaimportowane wydarzenia z Kalendarza Google widzi wyłącznie użytkownik, który podpiął konto.
Co się stanie, gdy rozłączę konto?
Z Twojego kalendarza w Task Managerze znikną wydarzenia zaimportowane z tego konta. W Kalendarzu Google nic się nie zmieni, a pozostałe połączenia będą działać dalej.
Czy usunięcie wydarzenia w Task Managerze usuwa je też w Google?
Tak. Okno potwierdzenia uprzedza, że wydarzenie zniknie po obu stronach. „Cofnij” na pasku Kalendarza przywraca wydarzenie w Task Managerze i tworzy je w Google na nowo.