Na czym polega problem pięciu narzędzi?
Ustalenie z klientem przyszło mailem. Termin ktoś wpisał do kalendarza. Plik z poprawkami jest na dysku, decyzja o wersji zapadła na czacie, a samo zadanie wisi w piątym narzędziu. Tydzień później ktoś musi odtworzyć ustalenia z pięciu okien. Nadal nie ma pewności, czy niczego nie pominął.
Jeden program zamiast pięciu narzędzi usuwa przerwy między aplikacjami. W Task Managerze zadanie, rozmowa, załączniki i termin są w jednym miejscu. W wariancie Pro można tam też powiązać wątek poczty. To moduły tej samej aplikacji, a nie integracja pięciu usług.
Co faktycznie siedzi w jednym oknie?
Ekran ma trzy kolumny: po lewej listę workspace'ów, w środku zadania i czaty wybranej przestrzeni, po prawej otwarty wątek. Granicę dwóch ostatnich kolumn można przeciągnąć myszą albo strzałkami z klawiatury. Dwuklik na pasku przywraca ustawienie domyślne. Moduł poczty dodaje sekcję do lewej kolumny i nakłada swoje panele na listę, zamiast otwierać osobne okno.
Pole nad środkową kolumną szuka w tematach i opisach zadań, nazwach czatów oraz treści wiadomości. Kalendarz, Tablica, Notatki, Pliki, Automatyzacje i Asystent AI są dostępne pod jedną ikoną w górnej belce. Klawisz G przełącza te widoki po kolei, a Shift+G wraca w drugą stronę. Skróty nie działają podczas pisania w polu tekstowym.
Poczta i wspólny dysk, czyli moduł Pliki, działają w tym samym oknie - to moduły wariantu Pro. Załącznik z wątku zadania widać w module Pliki bez kopiowania. Wątek poczty można powiązać z zadaniem, czatem albo całym workspace'em. Po powiązaniu możesz otworzyć zadanie z menu wątku mailowego. Plik z dysku aplikacji doczepiasz do maila bez pobierania go na komputer.
Co zyskujesz?
Nie musisz odtwarzać historii sprawy z trzech źródeł, kiedy klient pyta, na czym stanęło. Nie dopytujesz zespołu, kto zmienił status zadania. Po urlopie wracasz do wcześniejszej rozmowy, zamiast zbierać ustalenia od początku.
Nie wysyłasz po raz trzeci tego samego pliku tylko dlatego, że ktoś go nie znalazł. Ustalenia z rozmowy zostają przy sprawie, której dotyczą. Gdy przejmujesz zlecenie po kimś innym, nie prosisz o przekazanie wcześniejszej rozmowy i załączników w osobnych wiadomościach.
Jak to wygląda w agencji, która prowadziła klienta w czterech miejscach
Account dostawał briefy mailem, poprawki na komunikatorze i pliki przez chmurę. Terminy trzymał w arkuszu. Przed spotkaniem musiał złożyć z tych miejsc historię zlecenia. W Task Managerze każdy klient dostał własny workspace, a każde zlecenie - zadanie z terminem, przypisanymi osobami i wątkiem rozmowy.
Account podłączył swoją skrzynkę firmową i powiązał mail z poprawkami z zadaniem. Może przejść z korespondencji do zlecenia i z powrotem. Załączniki z maila zapisuje w module Pliki, w folderze „Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku”. Powiązanie jest skrótem nawigacyjnym, nie udostępnieniem korespondencji. Treść maila widzi tylko osoba, która ma tę skrzynkę podłączoną u siebie. Grafik przypisany do zadania zobaczy zlecenie oraz pliki wgrane do korzenia folderu zadania, ale nie prywatną korespondencję.
Najczęstsze pytania
Czy muszę od razu wyłączyć dotychczasowe programy?
Nie. Skrzynkę pocztową podłącza się przez IMAP, więc korespondencja pozostaje dostępna w dotychczasowym kliencie poczty. Task Manager nie kasuje jej na serwerze. Zespół może przenosić kolejne obszary w swoim tempie.
Czy Poczta i Pliki są w wariancie Standard?
Nie, to moduły wariantu Pro. Kwoty netto znajdziesz w cenniku.
Czy wszyscy w firmie widzą to samo?
Nie. Workspace może być otwarty dla każdego aktywnego użytkownika albo tylko dla wybranych osób. Zwykły użytkownik widzi w nim wyłącznie zadania, do których został przypisany. Administrator workspace'u i globalny administrator widzą w nim wszystkie zadania. Skrzynka pocztowa należy do jednej osoby i pozostaje prywatna nawet przed administratorem.
Czy trzeba coś instalować na komputerach?
Nie, Task Manager działa w przeglądarce. Można go jednak zainstalować, by otwierał się w osobnym oknie bez paska adresu i miał własną ikonę w Docku albo w menu Start. Instalacja wymaga połączenia szyfrowanego https://. Nie pobiera programu i nie wymaga uprawnień administratora.
Czy telefon też to obsłuży?
Tak. Na Androidzie przeglądarka zwykle sama proponuje instalację. Na iPhonie aplikację dodaje się do ekranu początkowego z Safari. To również warunek otrzymywania powiadomień systemowych na iOS.