Na czym polega różnica wobec usługi w chmurze?
Pytanie „gdzie leżą dokumenty mojej sprawy?” pada często przy podpisywaniu umowy albo przy audycie. Task Managera instalujesz na swoim serwerze - samodzielnie albo korzystając ze zdalnej instalacji jako usługi dodatkowej - więc baza i pliki leżą tam, gdzie zdecydujesz. Sam sposób ładowania interfejsu nie rozstrzyga o miejscu przechowywania danych. Pozwala jednak sprawdzić, czy przeglądarka łączy się z obcymi serwisami.
Przeglądarka pobiera interfejs wyłącznie z serwera aplikacji. Nie korzysta z CDN-ów, Google Fonts ani zewnętrznych generatorów awatarów. Dotyczy to także ekranów logowania, rejestracji, resetu hasła, przypomnienia hasła, aktywacji konta i instalatora. Awatary z inicjałami rysuje skrypt dołączony do aplikacji. Czcionki Roboto, Fira Code i Material Symbols oraz biblioteka formatująca tekst są częścią paczki programu.
Zasoby interfejsu są dostępne z serwera aplikacji także w sieci bez internetu. Z panelem licencyjnym serwer łączy się sam: przy logowaniu, przy aktywacji klucza i przy sprawdzaniu aktualizacji. Przekazuje mu tylko dane licencji, takie jak klucz i domena, oraz wersję programu. Z innymi usługami łączy się wtedy, gdy je wskażesz albo włączysz: z serwerami poczty, dostawcą AI, Kalendarzem Google, webhookami n8n i bramkami powiadomień push. Przeglądarka sięga poza serwer aplikacji tylko w czterech sytuacjach: przy wideo (np. z YouTube lub Vimeo) albo obrazie z innej strony osadzonym w treści, przy wiadomościach w Poczcie z elementami pobieranymi z sieci (obrazy zdalne dopiero po kliknięciu Pokaż obrazy), przy włączaniu powiadomień push i przy logowaniu do Google podczas łączenia kalendarza.
Co dokładnie dzieje się z treścią zadań i wiadomości?
Ograniczenie połączeń przeglądarki nie wystarczy, jeśli ktoś zdobędzie zrzut bazy. Szyfrowanie treści działa w wariancie Pro i jest domyślnie wyłączone. Po wygenerowaniu klucza i włączeniu szyfrowania przez administratora Task Manager szyfruje algorytmem AES-256-GCM wiadomości pisane przez użytkowników i opisy zadań, a w Poczcie (Pro) także treść maili. Klucz DATA_ENCRYPTION_KEY leży w pliku .env, poza bazą danych. Do bazy trafia szyfrogram i ośmioznakowy hint klucza, ale nie sam klucz.
Osobny mechanizm, AES-256-CBC z kluczem ENCRYPTION_KEY, działa zawsze. Zabezpiecza klucz API dostawcy AI, hasła SMTP i skrzynek w Poczcie, tokeny Kalendarza Google oraz log_secret licencji. Klucze API integracji n8n są hashowane bcryptem, a nie szyfrowane.
Istniejące dane można migrować paczkami po 1-200. Odczyt obsługuje jednocześnie wiersze jawne i zaszyfrowane, bo każdy ma flagę is_encrypted. Klucz można później zrotować w trybie start - paczki - zakończenie. Podczas rotacji narzędzie odczytuje zaszyfrowane wpisy nowym albo starym kluczem i zapisuje je ponownie nowym. Jeśli szyfrowanie jest wyłączone albo brakuje klucza, aplikacja zapisuje tekst jawnie. Audyt szyfrowania trafia do logs/encryption-audit.log: zapisuje, kto, kiedy i skąd wykonał odnotowaną operację, bez surowych kluczy i tekstu jawnego.
Co zyskujesz?
Nie musisz tłumaczyć klientowi, dlaczego samo wyświetlenie strony logowania łączy jego przeglądarkę z dostawcą czcionek. Przeglądarka pobiera zasoby z serwera aplikacji.
Twój zespół nie ujawnia zewnętrznym dostawcom czcionek ani awatarów, kto i kiedy otwiera interfejs. Nie przekazuje im też imion i nazwisk w adresach obrazków.
Jeśli kopia bazy wypłynie z backupu albo starego dysku, włączone szyfrowanie chroni wskazane treści przed odczytem bez klucza. Wiesz też, że korzystanie z AI wiąże się z osobnym połączeniem na zewnątrz, a nie jest warunkiem wyświetlenia interfejsu.
Kancelaria, która musi to opisać w umowie
Kancelaria prowadzi sprawy w zadaniach: zapisuje opisy spraw, korespondencję i załączniki. Klient korporacyjny prosi o zapis w umowie dotyczący miejsca przetwarzania dokumentów i wykazu podprocesorów. Prawnik musi ustalić, dokąd trafiają dane, zanim odpowie.
W wariancie Pro opisy zadań i treść wiadomości mogą być zaszyfrowane kluczem trzymanym poza bazą, a przeglądarka prawnika pobiera interfejs tylko z serwera aplikacji. Kancelaria musi osobno uwzględnić usługi, z którymi łączy się serwer: AI, pocztę, Kalendarz Google czy n8n. Szyfrowanie w bazie nie ogranicza tego, co trafia do dostawcy AI, bo przed wysłaniem program odszyfrowuje treść. Samo wdrożenie programu nie zastępuje ustalenia, co wpisać do umowy.
Najczęstsze pytania
Czy dane opuszczają mój serwer?
Treści z Twojej bazy wychodzą z serwera tylko przez funkcje, które wskażesz albo włączysz: AI, pocztę, Kalendarz Google, webhooki n8n i powiadomienia push. Z panelem licencyjnym serwer łączy się sam, ale przekazuje mu tylko dane licencji, takie jak klucz i domena, oraz wersję programu. Przeglądarka pobiera interfejs z serwera aplikacji, bez CDN-ów, Google Fonts i zewnętrznych generatorów awatarów.
Co dokładnie jest szyfrowane w bazie?
Szyfrowanie treści działa w wariancie Pro i jest domyślnie wyłączone. Po wygenerowaniu klucza i włączeniu szyfrowania przez administratora Task Manager szyfruje algorytmem AES-256-GCM nowe wiadomości pisane przez użytkowników i opisy zadań, a w Poczcie (Pro) także treść maili. Wcześniejsze wpisy zaszyfrujesz przyciskiem „Zaszyfruj istniejące dane”. Jawne zostają między innymi tytuły zadań, notatki, odpowiedzi i rozmowy z Asystentem AI oraz załączniki. Osobny mechanizm zawsze zabezpiecza hasła SMTP i skrzynek pocztowych, klucz API dostawcy AI, tokeny Kalendarza Google oraz log_secret licencji.
Gdzie trzymany jest klucz szyfrowania?
Klucz DATA_ENCRYPTION_KEY do treści użytkowników leży w pliku .env na serwerze, poza bazą danych. W bazie zapisuje się szyfrogram i ośmioznakowy hint aktualnego klucza, ale nie sam klucz. Po hincie rozpoznasz właściwą kopię zapasową klucza.
Czy Task Manager zadziała w sieci bez dostępu do internetu?
Interfejs nie potrzebuje internetu do pobierania czcionek, biblioteki Markdown ani skryptu rysującego inicjały użytkowników - te zasoby są częścią aplikacji. Internet jest potrzebny tylko funkcjom, które z niego korzystają: AI, poczcie, Kalendarzowi Google, webhookom n8n, powiadomieniom push i sprawdzaniu aktualizacji.
Czy mogę zmienić klucz szyfrowania po jakimś czasie?
Tak. Task Manager przeprowadza rotację klucza paczkami: zaszyfrowane wiadomości, opisy zadań, nieobecności i treści maili odczytuje nowym albo starym kluczem i zapisuje ponownie nowym. Zwykła migracja jest wtedy zablokowana.