Na czym polega problem zgadującego AI?
Pytasz model o procedurę ustaloną w Twojej firmie dwa lata temu. Dostajesz odpowiedź spójną, ale nie Waszą. Bez dostępu do firmowych notatek odpowiedź może brzmieć wiarygodnie, choć nie opiera się na Waszych ustaleniach. Po samym tonie trudno odróżnić wiedzę od domysłu.
W Task Managerze przed pytaniem wskazujesz źródła odpowiedzi: zadania, czat z klientem, notatkę z procedurą, folder z Dokumentów albo kalendarz. Jeśli materiałów jest więcej, niż model może przyjąć naraz, asystent informuje, czego nie uwzględnił. Najpierw pomija zakresy ogólne. Zadania wskazane wprost zostają. Wiesz więc, gdzie kończy się zakres odpowiedzi. W wariancie Pro asystent sięga też do bazy wiedzy całej firmy, którą program buduje w tle.
Skąd asystent bierze odpowiedź?
Nad rozmową znajduje się przycisk Źródła. Okno wyboru przeglądasz jak Pliki: od workspace'u przez zadania i czaty po wątek i jego foldery. Kliknięcie wiersza zaznacza źródło, a strzałka prowadzi poziom głębiej. Gdy wskażesz zadanie lub czat, asystent uwzględni też wrzucone do niego pliki - zarówno z wiadomości, jak i dodane w module Pliki. Przy nazwie wątku zobaczysz liczbę tych plików.
Pod listą źródeł pasek zajętości pokazuje, ile wskazanej wiedzy się zmieściło. Długiej notatki nie musisz dzielić: asystent czyta ją porcjami i w razie potrzeby pobiera kolejne. Plik wskazany jako źródło wiedzy jest czytany do 300 000 znaków, porcjami po około 24 000.
Osobne zabezpieczenie dotyczy działań. Gdy prosisz o ustawienie przypomnienia albo utworzenie zadania, a odpowiedź asystenta twierdzi, że to zrobił, program sprawdza, czy to działanie rzeczywiście zostało wykonane. Jeśli nie, pod odpowiedzią pojawi się żółty blok „Sprostowanie”. Dowiesz się z niego, co się stało i jaką frazą poprosić o wykonanie działania. Sprawdza to sam program według stałych reguł, a nie drugi model AI, który mógłby pomylić się tak samo jak pierwszy.
Co zyskujesz?
Nie musisz sprawdzać każdej odpowiedzi od początku. Gdy wiesz, z której notatki i którego wątku asystent korzystał, możesz wrócić do konkretnych ustaleń zamiast odtwarzać całą sprawę z pamięci.
Nowa osoba w zespole nie musi pytać kilku współpracowników o różne wersje tej samej procedury. Może oprzeć się na tym, co ktoś spisał. Jeśli nie znajduje ustalenia w dostępnych materiałach, może sprawdzić je z osobą, która je spisała, zamiast przyjmować domysł za firmową zasadę.
Nie zakładasz też, że przypomnienie istnieje tylko dlatego, że asystent napisał, iż je ustawił. Jeśli działanie się nie wydarzyło, widzisz sprostowanie, zanim zaczniesz na nim polegać.
Biuro rachunkowe, druga połowa stycznia
Klient dzwoni z pytaniem o zmianę formy opodatkowania. Odbiera osoba, która pracuje w biurze od miesiąca. Wie, że ustalenia są gdzieś między czatem z klientem, notatką z zeszłorocznej rozmowy a pismem w pliku DOCX wrzuconym do zadania.
Wskazuje trzy źródła: wątek klienta, notatkę z procedurą i folder z Dokumentów. Wybór wątku obejmuje też dołączone do niego pismo w pliku DOCX. Pyta, co ustalono i jaki jest termin. Zanim przekaże odpowiedź klientowi, może porównać ją z notatką i pismem. Jeśli nie znajdzie w nich terminu, musi go jeszcze ustalić z księgową.
Najczęstsze pytania
Czy treść moich dokumentów trafia do dostawcy AI?
Tak. Treść wskazanego źródła trafia do zewnętrznego dostawcy AI, aby model mógł na jej podstawie odpowiedzieć. Administrator ustawia dostawcę i klucz API w Ustawieniach → AI. Do wyboru ma OpenAI, Gemini, Claude lub Grok.
Czy asystent zobaczy dokumenty, do których nie mam dostępu?
Nie. Asystent uwzględnia materiały, do których masz dostęp. Źródło, do którego stracisz dostęp, zostanie pominięte przy najbliższym pytaniu. Administrator ma dostęp do wszystkich zadań i czatów, ale nie zobaczy prywatnej notatki innego użytkownika, dopóki nie zostanie mu udostępniona.
Czy mogę użyć jako źródła własnej poczty?
Tak, jeśli administrator włączy tę możliwość w Ustawieniach → AI. Domyślnie jest wyłączona. Po włączeniu każdy może wskazać wyłącznie własne skrzynki. Cudzej poczty nie wskaże także administrator.
Czego asystent na pewno nie przeczyta?
Asystent nie przeczyta starszych plików DOC w formacie binarnym ani PDF-ów będących skanami bez warstwy tekstowej, ponieważ nie ma OCR. Załącznik z wiadomości czyta do około 50 KB tekstu. Jeśli jest dłuższy, widzi tylko jego początek.