Jak działa wysyłanie maili z Asystentem?
Najwięcej czasu przy mailu do klienta zajmuje zebranie informacji. Trzeba przypomnieć sobie ustalenia, sprawdzić termin i przejrzeć załączniki. Wysyłka maila przez Asystenta AI w Task Managerze zaczyna się od prośby: „wyślij maila do jan@firma.pl z podsumowaniem zadania X6”. Asystent sięga po opis zadania, wiadomości i załączniki, a potem przygotowuje propozycję.
Propozycja to nie wysyłka. Najpierw widzisz kartę „Wiadomość do wysłania” z adresatem, tematem i treścią. Mail wychodzi dopiero po Twoim potwierdzeniu. Asystent nie wysyła wiadomości sam.
Wiadomość wychodzi z Twojego adresu przez skrzynkę podłączoną w module Poczta (Ustawienia → Poczta). Jeśli jej nie masz, Asystent poinformuje o tym i maila nie wyśle.
Co się dzieje od prośby do kliknięcia „Wyślij”
Prosisz zwykłym zdaniem, bez komend ani składni do zapamiętania. Możesz to zrobić w oknie Asystenta AI, dostępnym przez ikonę widoków w górnej belce obok Kalendarza, Tablicy i Notatek. Drugie miejsce to tryb pytania wewnątrz wątku zadania lub czatu, włączany fioletowym przyciskiem „Asystent AI”.
Możesz wskazać zadanie z nazwy: „wyślij maila do jan@firma.pl z podsumowaniem zadania Rekrutacja”. Asystent pobierze jego wiadomości i załączniki bez otwierania zadania. Czyta pliki TXT, CSV, DOCX, XLSX i PDF. W oknie Asystenta możesz też wskazać kilka zadań, czat, notatkę, folder z Dokumentów lub cały workspace.
W wątku zadania albo czatu kontekstem jest ta rozmowa. Twoja prośba i propozycja maila są prywatne - pozostali uczestnicy ich nie widzą. Wysyłkę może potwierdzić wyłącznie autor prośby. Po wysłaniu blok z propozycją zmienia się w potwierdzenie, więc nie wyślesz tego samego maila ponownie z tej karty.
Jeśli opiszesz regułę „gdy przyjdzie mail na biuro@…, wyślij powiadomienie na szefa@…”, Asystent może zamiast maila przygotować szkic automatyzacji. Gdy przygotuje szkic, pod odpowiedzią pojawi się karta „Przejdź do Automatyzacji”.
Co zyskujesz?
Nie zaczynasz od pustego pola. Gdy klient czeka na odpowiedź, nie musisz odtwarzać ustaleń sprzed trzech tygodni ani szukać finalnego załącznika. Dostajesz propozycję opartą na tym, co zapisano w sprawie. Czytasz ją zamiast pisać od zera.
Twój klient dostaje wiadomość z Twojego adresu, a nie z adresu aplikacji. Ty zachowujesz też decyzję o wysyłce: bez Twojego potwierdzenia Asystent nie wyśle maila.
Kiedy to się przydaje
Zamykasz zadanie „Reklamacja - partia 340”. W wątku jest osiem wiadomości, protokół w PDF i czwartkowe ustalenie, że wymiana idzie na koszt dostawcy. Klient czeka na pisemną informację. W trybie pytania prosisz o maila z podsumowaniem na jego adres.
Asystent czyta wątek i tekst protokołu PDF - załącznik z wiadomości czyta do ok. 50 KB tekstu. Przygotowuje wiadomość o zgłoszeniu, ustaleniach i terminie wymiany. Sprawdzasz propozycję. Jeśli data dostawy zmieniła się rano, nie potwierdzasz wiadomości z nieaktualną datą. Nie musisz przełączać się do innego programu, żeby przygotować tę wiadomość.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję modułu Poczta?
Do wysyłki ze skrzynki firmowej tak - to moduł wariantu Pro.
Czy Asystent AI może wysłać maila bez mojej zgody?
Nie. Asystent przygotowuje propozycję, a wiadomość wychodzi dopiero po Twoim potwierdzeniu. Wiadomości zaplanowane na później obsługuje Agent AI.
Z jakiego adresu wychodzi wiadomość wysłana przez Asystenta?
Wiadomość wychodzi z Twojego adresu, czyli ze skrzynki podłączonej w module Poczta (Ustawienia → Poczta). Bez podłączonej skrzynki Asystent poinformuje Cię o jej braku i nie wyśle maila.
Czy mogę zrezygnować z wysyłki przygotowanej wiadomości?
Tak. Asystent przygotowuje propozycję maila do potwierdzenia. W wątku zadania lub czatu możesz ją wysłać albo anulować.
Czy Asystent uwzględni załączniki ze sprawy?
Tak. Przy podsumowaniu zadania lub czatu Asystent czyta pliki dodane do wątku w formatach TXT, CSV, DOCX, XLSX i PDF. Nie odczytuje starszych plików DOC ani skanów PDF bez warstwy tekstowej.