Jak Asystent zakłada zadania w Task Managerze?

Rozmowa się kończy, ustalenie zostaje w głowie, a formularz zadania czeka na wypełnienie. Asystent AI w Task Managerze skraca tę drogę. Piszesz do Asystenta: „Dodaj zadanie o nazwie Poprawki do oferty Nord z terminem do piątku”. Asystent otwiera formularz nowego zadania z uzupełnionymi polami. Ty sprawdzasz dane i zapisujesz zadanie.

Asystent nie zapisuje zadania sam. Ostatnie kliknięcie należy do Ciebie. Jeśli dane nie odpowiadają ustaleniom, nie zapisujesz zadania.

Podobnie działa edycja: „Edytuj zadanie Poprawki do oferty Nord” otwiera formularz edycji. Polecenie „Zmień status zadania Nord na zrobione” działa inaczej: formularz się nie otwiera, a Asystent pyta o potwierdzenie. Po kliknięciu „Tak, wykonaj” status się zmienia, a zmianę widać w wątku zadania.

Co dokładnie dostajesz w formularzu

Temat jest wymagany i może mieć od 1 do 255 znaków. Opis możesz uzupełnić w edytorze tekstowym. Priorytet ma dwie wartości: normalny i wysoki. Możesz ustawić datę terminu bez godziny. Bez godziny zadanie pozostaje „na dziś” przez cały dzień i staje się spóźnione dopiero następnego dnia. Formularz zawiera też osoby przypisane do zadania.

Zadanie powstaje w workspace wybranym w lewej kolumnie. Każda przypisywana osoba musi mieć do niego dostęp. Program sprawdza dostęp autora i przypisywanych osób przy zapisie. Jeśli nie masz uprawnienia do dodawania zadań innym, działa tryb „tylko dla siebie”: zadanie zostaje przypisane wyłącznie do Ciebie.

Po zapisie przypisane osoby dostają e-mail o nowym zadaniu, jeśli mają włączone to powiadomienie. Autor go nie dostaje. Jeśli zadanie ma termin, na liście pojawia się przy nim kółko z liczbą dni do terminu: zielone dla terminu w kolejnych dniach, niebieskie dla dzisiejszego i czerwone dla minionego. Zadania bez terminu nie mają kółka, a zakończone i anulowane mają szarą plakietkę. Asystent informuje również o zadaniach po terminie.

Task Manager: okno nowego zadania z polami wypełnionymi przez Asystenta AI.
Jedno zdanie do Asystenta, a okno nowego zadania otwiera się z wypełnionymi polami - do zatwierdzenia, nie do zapisania za Ciebie.

Co zyskujesz?

Zakładasz zadanie w trakcie rozmowy, zamiast wracać do ustaleń po odłożeniu słuchawki. Gdy ktoś przerwie Ci pracę, nie musisz odtwarzać z pamięci tego, co przed chwilą obiecałeś klientowi.

Rzadziej odkładasz drobne ustalenia „na później”. Wystarczy jedno zdanie, żeby przygotować zadanie, więc łatwiej zachować na liście również sprawy, które zwykle zostają w głowie.

Zachowujesz kontrolę nad tym, co trafi do zespołu. Przed zapisaniem możesz sprawdzić dane i poprawić pomyłkę. Nikt nie dostanie powiadomienia o zadaniu, którego jeszcze nie zatwierdziłeś.

Handlowiec po rozmowie z klientem

Rozmowa trwa dwadzieścia minut i kończy się trzema ustaleniami: poprawić ofertę do piątku, wysłać referencje i umówić spotkanie na przyszły tydzień. Bez zapisania tych spraw łatwo wrócić tylko do jednej z nich, a pozostałe zostawić w notatniku albo w głowie.

Z Asystentem podajesz ustalenia po kolei, każde jednym zdaniem. Za każdym razem sprawdzasz otwarty formularz przed zapisaniem zadania. Po zapisaniu masz trzy zadania zamiast jednego. Na liście zadanie z terminem ma kółko z liczbą dni; dokładną datę widzisz po najechaniu kursorem, bez otwierania zadania.

Najczęstsze pytania

Czy Asystent sam zapisuje zadanie, czy tylko przygotowuje formularz?

Asystent otwiera formularz nowego zadania ze wstępnie uzupełnionymi polami. To Ty sprawdzasz dane i klikasz „Zapisz”, zanim zadanie trafi do zespołu.

W którym workspace powstanie zadanie założone przez Asystenta?

Zadanie powstanie w workspace wybranym w lewej kolumnie programu. Każda przypisana osoba musi mieć do niego dostęp. Program sprawdza to przy zapisie.

Czy Asystent może też zmieniać istniejące zadania?

Tak. Polecenie „Edytuj zadanie X” otwiera formularz edycji, a „Zmień status zadania X na zrobione” zmienia status bez otwierania zadania. Zmiana statusu zapisuje w wątku wiadomość systemową z imieniem i nazwiskiem osoby, która jej dokonała. Wiadomość powstaje również wtedy, gdy ustawiony status był już taki sam.

Czy osoba, której przypiszę zadanie, dowie się o tym?

Po zapisaniu zadania program wysyła przypisanym osobom e-mail, jeśli mają włączone powiadomienie o nowym zadaniu. Autor zadania nie dostaje tego e-maila.