Czym są checklisty w zadaniu?
Lista kroków do odhaczenia w zadaniu pomaga zespołowi pamiętać, co zostało do zrobienia. W Task Managerze dodajesz ją przyciskiem Lista to-do w polu Opis albo w edytorze wiadomości.
Lista w polu Opis zapisuje się razem z opisem zadania i jest klikalna w jego karcie. Lista w wiadomości korzysta z tego samego widoku co checklisty AI i ma pasek postępu.
Jeśli w procedurze zabrakło etapu odbioru przez klienta, uwzględnij go w liście w opisie zadania. Uczestnicy mogą potem odhaczać punkty bez zmieniania treści opisu.
Jak wygląda odhaczanie w praktyce?
Lista to-do wpisana w polu Opis zapisuje się razem z opisem. W karcie zadania pojawia się na górze wątku. Możesz odhaczać punkty bez otwierania edycji zadania. Nie potrzebujesz do tego prawa do zmiany jego treści. Osoba przypisana do zadania może więc zaznaczyć swój krok, nawet jeśli nie może poprawić opisu.
Stan checklisty jest wspólny dla wszystkich uczestników zadania. Pod listą widać pasek postępu z licznikiem, na przykład „2 z 3 zrobione”. Przy odhaczonej pozycji pojawia się mini awatar osoby, która ją zaznaczyła. Po najechaniu lub dotknięciu dymek pokazuje jej imię, nazwisko i datę. Gdy trzeba dopytać o szczegóły, wiadomo, do kogo się zwrócić.
Odhaczanie nie zmienia treści opisu. Ktoś może poprawić literówkę w opisie i zapisać zadanie. Wcześniej odhaczone punkty pozostaną zaznaczone.
Co zyskujesz?
Nie musisz pisać do osoby prowadzącej wdrożenie i czekać na odpowiedź, żeby ustalić, ile pracy zostało. Widzisz, że dwa z trzech kroków są zrobione. Jeśli praca utknęła, łatwiej ustalisz, na którym etapie, zamiast poprzestać na odpowiedzi „jeszcze się robi”.
Nie musisz odtwarzać powtarzalnej procedury z pamięci. Ta sama lista pomaga przejść przez pracę osobie, która robi to pierwszy raz, i tej, która robi to od roku. Rzadziej zostaje pominięty etap, o którym łatwo zapomnieć, bo zwykle nie sprawia problemów.
Nie dublujesz pracy drugiej osoby. Jeśli koleżanka zaznaczyła trzeci punkt, wiesz, że nie musisz robić go ponownie. Widzisz jej imię, nazwisko i datę zaznaczenia, więc gdy potrzebujesz szczegółów, możesz zapytać właśnie ją. Rozmowa zaczyna się od tego, co już zostało zrobione.
Wdrożenie nowego klienta krok po kroku
Agencja przyjmuje nowego klienta. Procedura ma dwanaście punktów: umowę, dostępy, konto w systemie, spotkanie startowe i zebranie materiałów. Dotąd opiekun klienta czytał notatkę równolegle z pracą i odznaczał kolejne etapy w głowie.
Opiekun zakłada zadanie, wkleja procedurę w opis i dodaje listę przyciskiem Lista to-do. Uwzględnia etapy potrzebne w tym projekcie oraz punkt dotyczący kaucji. Zadanie dostaje termin i trzy osoby przypisane. Grafik odhacza „przygotowanie logotypów”, opiekun „spotkanie startowe”, a osoba z księgowości „umowa podpisana”. Przy każdej zaznaczonej pozycji widać awatar osoby, która ją odhaczyła.
Termin zadania widać na liście, a zadanie po terminie jest oznaczone na czerwono.
Najczęstsze pytania
Czy mogę dodać checklistę do opisu zadania?
Tak. W polu Opis użyj przycisku Lista to-do. Lista zapisuje się razem z opisem i można ją odhaczać w karcie zadania.
Czy inni widzą, co odhaczyłem?
Tak. Stan checklisty jest wspólny dla uczestników zadania. Przy zaznaczonej pozycji widać mini awatar osoby, która ją odhaczyła. Po najechaniu lub dotknięciu dymek pokazuje jej imię, nazwisko i datę.
Czy trzeba mieć prawo do edycji zadania, żeby odhaczyć punkt?
Nie. Punkt odhaczasz w karcie zadania, bez otwierania edycji i bez prawa do zmiany jego treści.
Czy edycja opisu skasuje zaznaczenia?
Nie. Odhaczanie nie zmienia treści opisu, a edycja zadania nie cofa zaznaczonych punktów.
Gdzie widać, ile już zrobiono?
Pod listą w karcie zadania widać pasek postępu z licznikiem, na przykład „2 z 3 zrobione”. Widzi go każdy uczestnik zadania.