Czym jest Asystent AI w Task Managerze?
Asystent AI w Task Managerze nie jest czatem doklejonym z boku programu. Widzi Twoje zadania, czaty, notatki i pliki - te same, z którymi pracujesz na co dzień. Zamiast tłumaczyć mu kontekst od zera, piszesz „streść zadanie Rekrutacja” albo „co ustalono w czacie Marketing”. Asystent dociąga treść, wiadomości i załączniki.
Asystenta otwierasz ikoną widoków w górnej belce, obok Kalendarza, Tablicy i Notatek. To samo menu znajdziesz w nagłówku każdego z tych okien. Te okna zajmują to samo miejsce. Mają wspólny motyw jasny/ciemny i zapamiętany układ.
Możesz też pytać bez otwierania okna. W polu odpowiedzi każdego zadania, czatu i w Poczcie jest przycisk „Asystent AI”. Przełącza cały edytor w tryb prywatnego pytania. Edytor fioletowieje, a pasek nad nim informuje, że pytanie zobaczysz tylko Ty. Nie trafi ono do uczestników. Odpowiedź pojawia się w wątku z plakietką TYLKO DLA CIEBIE.
Asystent AI działa w obu wariantach licencji. W wariancie Pro sięga dodatkowo do bazy wiedzy całej firmy, opisanej na stronie „Wiedza firmowa”.
Co asystent ma przed oczami?
Każdy wątek rozmowy ma własny zestaw źródeł. Możesz naraz wskazać kilka zadań, czat, notatkę, cały workspace i kalendarz z nadchodzącymi terminami (domyślnie 7 dni). Okno wyboru przegląda się jak moduł Pliki. Kliknięcie w wiersz zaznacza źródło, strzałka › prowadzi poziom głębiej, a wyszukiwarka u góry szuka po wszystkim naraz.
Wskazanie zadania albo czatu obejmuje też wrzucone do niego pliki: zarówno te z wiadomości, jak i te dodane w module Pliki. W drzewie widać je jako „Workspace / nazwa wątku”. Wskazanie folderu z Dokumentów daje asystentowi pliki i notatki z tego folderu oraz podfolderów. Długą notatkę asystent czyta porcjami i sam dociąga kolejne.
Pod listą źródeł widać pasek zajętości. Budżet to 30 źródeł i 60 000 znaków. Gdy wskażesz więcej, asystent powie, czego nie wziął pod uwagę. Najpierw ustępują zakresy ogólne; wprost wskazane zadania zostają. Widzisz wyłącznie to, do czego masz dostęp. Uprawnienia są sprawdzane przy zapisie źródeł i ponownie przy budowaniu kontekstu odpowiedzi. Poczta jako źródło jest domyślnie wyłączona. Administrator włącza ją w Ustawieniach → AI, i tylko dla Twoich własnych skrzynek.
Jeśli asystent potwierdzi działanie, którego nie wykonał, pod odpowiedzią pojawia się żółty blok „Sprostowanie”. Pokazuje, co faktycznie się stało.
Co zyskujesz?
Nie musisz wklejać do rozmowy treści zadania ani streszczać ustaleń z zeszłego tygodnia. Nie otwierasz pięciu miejsc, żeby zebrać materiał do jednej odpowiedzi. Pytasz o sprawę, nad którą pracuje zespół, i dostajesz odpowiedź opartą na zapisanych przy pracy informacjach.
Wiesz, z czego asystent korzystał i czego nie zmieścił. Łatwiej Ci ocenić odpowiedź, zamiast zgadywać, czy odnosi się do danych Twojego zespołu.
Jeśli administrator włączył pocztę jako źródło wiedzy, możesz dopytać o korespondencję z klientem bez pokazywania pytania uczestnikom wątku. Rozmowa z asystentem jest tam prywatna. Możesz też wrócić do swoich wątków asystenta bez obawy, że przeczyta je ktoś inny, nawet administrator.
Jak wygląda to w tygodniu pracy
Kierownik dostaje mail od nowego klienta i nie wie, czym zajmuje się ta firma. Jeśli administrator włączył mu uprawnienie „Asystent AI z dostępem do internetu”, pisze: „sprawdź stronę example.com i powiedz, czym zajmuje się ta firma”. Asystent musi znać adres strony, ale może zbudować go z domeny w adresie e-mail.
Potem kierownik zakłada wątek rozmowy dla tego klienta. Wskazuje zadanie ofertowe, czat handlowy i folder z Dokumentów jako źródła wiedzy. Pyta o stan sprawy i prosi o Word z podsumowaniem. Treść pisze model, a Task Manager składa plik i dodaje przycisk „Pobierz …”. Na koniec kierownik pisze: „przypomnij mi o tym zadaniu dzień przed terminem”. Aplikacja wylicza moment z terminu zadania. Jeśli termin się przesunie, przypomnienie przesunie się razem z nim.
Asystent nadaje wątkowi nazwę na podstawie pierwszego pytania. Za tydzień kierownik znajdzie rozmowę przez pole szukania, które przegląda nazwy i treść. Może też użyć filtra pokazującego wyłącznie rozmowy, w których asystent coś zmienił: założył zadanie, zmienił status lub ustawił przypomnienie.
Najczęstsze pytania
Co się dzieje, gdy administrator nie skonfigurował AI?
Administrator konfiguruje AI w Ustawieniach → AI. Podaje dostawcę (OpenAI, Gemini, Claude lub Grok), klucz API i model. Jeśli konfiguracji brakuje, asystent nie odpowie i pokaże powód niedostępności.
Czy asystent widzi cudze zadania?
Nie. Asystent ma dostęp wyłącznie do zadań i czatów, do których Ty masz uprawnienia. Administrator globalny ma dostęp do wszystkich. Źródło, do którego straciłeś uprawnienia, asystent pomija przy najbliższym pytaniu.
Czy asystent może coś zmienić bez mojej zgody?
Wysyłka e-maila zawsze wymaga Twojego potwierdzenia i odbywa się przez Twoje osobiste SMTP. Przypomnienie powstaje dopiero po kliknięciu „Tak, wykonaj”. Zadanie z prośby „załóż zadanie” powstaje dopiero po kliknięciu „Zapisz” w otwartym oknie „Dodaj zadanie”.
Jakie pliki asystent potrafi przeczytać?
Asystent czyta treść formatów TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS i PDF. Obrazy analizuje wizualnie, jeśli wybrany model obsługuje obraz. Nie odczytuje starszych plików DOC ani PDF-ów będących skanami bez warstwy tekstowej - nie ma OCR. Załącznik z wiadomości asystent czyta do ok. 50 KB tekstu, plik wskazany jako źródło wiedzy - do 300 000 znaków (porcjami po ok. 24 000 znaków), a indeks bazy wiedzy zapamiętuje z jednego pliku do 54 000 znaków. Powyżej tych progów asystent widzi tylko początek dokumentu.