Szanowni Państwo, w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie, w ramach naszego serwisu stosujemy pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmian ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Jeśli nie wyrażają Państwo zgody, uprzejmie prosimy o dokonanie stosownych zmian w ustawieniach przeglądarki internetowej.
X
Jak zacząć?
Tu sprawdzisz od czego zacząć
pracę z Task Managerem.

Zapoznaj się z prezentacją
i wykorzystaj pełne możliwości
programu.
Dalej
Zobacz jak zacząć pracę z Task Managerem
1. Dodaj stanowiska
Każdy pracownik znajdujący się w systemie Task Manager jest przypisany do konkretnego stanowiska. Podstawowym stanowiskiem jest stanowisko Administratora. Aby przypisać użytkowników do właściwych dla nich stanowisk, najpierw musimy je stworzyć.

Aby dodać stanowiska wybieramy z górnego menu "Zaawansowane" opcję "Dodaj stanowisko". Następnie pojawi się formularz dzięki któremu dodamy wszystkie stanowiska.
Przy tworzeniu stanowisk należy pamiętać o strukturze organizacyjnej jaka panuje w firmie.

Przykład struktury działu marketingu:
  • Dyrektor Marketingu
  • Marketing Manager
  • Specjalista ds. Marketingu
  • Mł. Specjalista ds. Marketingu
  • Graphic Manager
  • Graphic Designer
  • Junior Graphic Designer
2. Dodaj pracowników
Gdy mamy już wpisane do systemu wszystkie stanowiska które znajdują się w naszej firmie, następnym krokiem jest dodanie pracowników.

W tym celu wybieramy z górnego menu "Zaawansowane" opcję "Dodaj pracownika". Pokaże nam się formularz w którym podajemy podstawowe informacje o danym pracowniku. Podajemy tu takie informacje jak:
  • Stanowisko
  • Imię
  • Nazwisko
  • Telefon (pole opcjonalne, niewymagane)
  • Email (służący również jako login)
  • Hasło (do programu)
  • Status użytkownika
Wyjaśnienia wymaga tu pole "Status użytkownika". Jest to miejsce gdzie faktycznie przypisujemy rolę jaką dany pracownik spełnia w firmie (w programie). Do wyboru mamy takie statusy jak:

A. Pracownik:
Jest to status przeznaczony dla pracowników niskiego szczebla, i jego funkcja w programie Task Manager zawęża się do przyjmowania zadań, nadawania im statusów na jakim etapie jest dane zadanie (np. pracuję nad tym), oraz wysyłania i odbierania wiadomości dotyczących danego zadania.

B. Kierownik grupy:
Jest to status przeznaczony dla grupy osób sprawujących funkcję kierownicze. Powinny się tu znaleźć wszystkie osoby które przydzielają zadania innym pracownikom. Np. Dyrektor, Manager.

Istotne jest aby każdy użytkownik ze statusem "Kierownik grupy" miał przypisane podległe mu stanowiska. Dzięki temu dany "Kierownik grupy" będzie mógł kontrolować tylko i wyłącznie przypisane do niego stanowiska. Na przykład:
  • Marketing Manager
    • Specjalista ds. Marketingu
    • Mł. Specjalista ds. Marketingu
    • Graphic Manager
    • Graphic Designer
    • Junior Graphic Designer
Aby wybrać więcej niż jedno stanowisko, przytrzymujemy klawisz "Ctrl" i klikamy wskaźnikiem myszy na dane stanowisko. (Na komputerach Apple: "Command" i klikamy wskaźnikiem myszy na dane stanowisko).
Warto również wspomnieć, o tym że w programie Task Manager możemy ustanowić dla każdego kierownika z osobna dodatkową funkcję która umożliwia mu ingerencje w jego własną strukturę departamentu.

Takimi dodatkowymi funkcjami są:
  • Dodawanie pracowników
  • Usuwanie pracowników
  • Modyfikacja danych pracowników
  • Dodawanie stanowisk
  • Usuwanie stanowisk
  • Modyfikacja stanowisk
Ta właściwość standartowo jest wyłączona i aby ją włączyć, należy wybrać z rozwijanej listy "Dodawanie / usuwanie / modyfikacja pracowników i stanowisk" pozycję "TAK".

Opcja ta dedykowana jest głównie dla Dyrektorów i Managerów wyższego szczebla, którzy mają duży wpływ na decyzje personalne w swoim departamencie. Warto również wspomnieć, że każdy z użytkowników ze statusem "Kierownik grupy" poza możliwościami managerskimi które umożliwiają mu zarządzania zadaniami podległych pracowników, może również otrzymywać zadania do wykonania od osoby będącej wyżej w strukturze (od swojego szefa).
C. Administrator - pełna kontrola:
Ostatni status użytkownika, kierowany jest do osób zarządzających programem Task Manager. Użytkownicy z tym statusem mogą wykonywać wszystkie czynności dostępne w programie Task Manager i mają pełny dostęp do zgromadzonych w nim informacji. Dlatego ważne jest aby te konto było przydzielane osobom sprawującym faktyczną rolę administracyjną w programie Task Manager.

Przykład struktury organizacyjnej w programie Task Manager:
  • Dyrektor Marketingu
    status: kierownik grupy
    + dodawanie, usuwanie, modyfikacja pracowników i stanowisk
    • Marketing Manager
      status: kierownik grupy
      + dodawanie, usuwanie, modyfikacja pracowników i stanowisk
      • Specjalista ds. Marketingu
        status: pracownik
      • Mł. Specjalista ds. Marketingu
        status: pracownik
      • Graphic Manager
        status: kierownik grupy
        • Graphic Designer
          status: pracownik
        • Junior Graphic Designer
          status: pracownik
Jedną z opcjonalnych funkcji jest możliwość nadania praw do wysyłania zadań użytkownikom nieposiadającym statusu Kierownika (lub Administratora). Konkretyzując, osobie która posiada status Pracownik możemy przypisać stanowiska do których będzie mogła wysyłać zadania.

Drugie zastosowanie to przypisanie dowolnej osobie, z dowolnym statusem możliwości wysyłania zadań do innego działu niż ten, w którym faktycznie się znajduje. Przykład:
Jan jest Managerem Marketingu, podlegają mu osoby z jego działu i może im wysyłać zadania. Jednak żeby mógł wysłać zadanie np. do działu IT z prośbą o zamówienie nowej klawiatury, Jan musi mieć przypisaną funkcję "Wysyłanie zadań do innych stanowisk" a w nich wybrany dział IT.
3. Przydzielaj zadania
Gdy mamy już gotową pełną strukturę organizacyjną w naszej firmie możemy zabrać się do wykorzystania Task Managera w praktyce i przydzielić pracownikom zadania do wykonania. Aby przydzielić zadanie, wybieramy z górnego menu "Przydziel zadanie" opcję "Przydziel zadanie". Pokaże się formularz za pomocą którego w bardzo prosty sposób będziemy mogli wysłać zadania do osób mających je zrealizować.
Po kolei podajemy takie informacje jak:
  • Stanowisko
    (osoby do której należy osoba której chcemy przydzielić zadanie)
  • Imię i nazwisko
    (osoby której przydzielamy zadanie)
  • Priorytet
    (zadania)
  • Oczekiwany termin realizacji
    (dzień, mies., rok w którym oczekujemy wykonania danego zadania)
  • Temat
  • Treść
    (opis zadania)
  • Załącznik
    (opcjonalne pole, dzięki któremu możemy dołączyć dodatkowy materiał do zadania)
Na samym końcu wystarczy przycisnąć klawisz "Wyślij" a zadnie zostanie automatycznie przydzielone wskazanej osobie.

Równolegle z przydzieleniem zadania, wysyłany jest również mail do osoby której to zadanie wysyłamy z informacją, iż otrzymał on nowe zadanie oraz link do tego zadania.
4. Zobacz listę zadań
Aby obejrzeć zadania, wybieramy z Panelu Startowego przycisk "Podgląd" w interesującym nas boksie (określającym również pewne właściwości danego zadania np. zadania po terminie), albo wybieramy z górnego menu opcję "Podgląd zadań". Jeżeli użytkownik dodatkowo posiada możliwość zlecania zadań innym osobom, na górze strony zaraz pod paskiem menu, znajduje się pole wyboru "Wybór zadań" umożliwiające przełączenie się pomiędzy zadaniami które sami realizujemy, a zadaniami które zleciliśmy innym użytkownikom. "Podgląd zadań" to lista wszystkich zadań będących na chwilę obecną w systemie. Nad listą w szarym boksie znajdują się pola filtrujące dzięki którym możliwe jest zawężenie listy do zadań spełniających określone kryteria.
Każde zadanie prezentowane jest w poziomych boksach, w których znajdziemy podstawowe informacje na temat każdego z zadań:
  • Imię i nazwisko
    (osoby zajmującej się danym zadaniem)
  • Temat zadania
  • Ile dni zostało do terminowego zakończenia
  • Status zadania
  • Priorytet
  • Termin
Dodatkowo czytelność zwiększa kolorystyka za pomocą której opisane są priorytety jaki i terminowość:
Lewa strona:
  • biały: niski priorytet
  • żółty: normalny priorytet
  • pomarańczowy: wysoki priorytet
Prawa strona::
  • zielony: zadanie terminowe
  • granatowy: ostatni dzień na wykonanie zadania
  • czerwony: termin został przekroczony
5. Podgląd zadań
Z pozycji podglądu zadania możesz uaktualnić status zadania, wysyłać wiadomości, przesyłać załączniki do wszystkich osób zaangażowanych w konkretne zadanie.
Statusy zadań
Każdy pracownik wykonujący zadanie, powinien na bieżąco zmieniać jego statusy, tak aby było wiadomo na jakim etapie się ono znajduje.

W programie Task Manager dostępne są cztery statusy:
Oczekuje:
Osoba zlecająca przypisała pracownikowi zadanie do wykonania, ale pracownik jeszcze się nim nie zajmuje.
Pracuje nad tym:
Oznacza, że dana osoba przyjęła zadanie do realizacji i rozpoczęła nad nim pracę.
Wysłane do akceptacji:
Pracownik zrealizował zadanie, a jego wynik przesłał do akceptacji przełożonemu.
Nie oznacza to jednocześnie zamknięcia danego zadania.
Zakończone:
Przełożony zaakceptował wynik zadania i prace nad nim zostały zakończone.
Aby zmienić status należy wybrać go z listy rozwijanej "Zmień status zadania" i kliknąć na przycisk "Zmień".

Wszystkie wiadomości w jednym miejscu
Od dziś koniec z szukaniem wiadomości i zastanawianiem się od kogo przyszła, koniec z wiadomościami, które przeoczyliśmy ze względu na brak tytułu. Dzięki Task Managerowi bez trudu sprawdzisz pełną korespondencję dotyczącą danego zadania. Po wejściu w dane zadanie masz dostęp do archiwum wszystkich wysłanych jak i odebranych wiadomości tyczących tego zadania. Dzięki temu wszystkie istotne informacje związane z zadaniem masz w jednym miejscu.

Istotne, jest też to, że odbieranie nowych wiadomości nie wymaga odświeżania strony.

Wysyłanie wiadomości
Task Manager umożliwia wysyłanie wiadomości w obrębie danego zadania do dowolnej osoby. Dzięki temu wszystkie wysłane przez Ciebie wiadomości zawsze dotyczą tematu. Skutkuje to zwiększeniem przejrzystości prowadzonej korespondencji oraz ułatwia pracę.

Dodatkową wygodę stanowi wyraźne odróżnienie wiadomości wysłanych od wiadomości odebranych. Wszystkie wiadomości przychodzące znajdują się na zielonym tle, natomiast wychodzące na niebieskim.

Załączniki
Jeżeli chcesz do wysyłanej wiadomości dołączyć dodatkowe materiały, nic nie stoi na przeszkodzie aby dodać załącznik. Całość jest prosta i intuicyjna.
6. Monitoring zadań
Monitoring zadań umożliwia nam śledzenie na jakim etapie są nasze zadania lub naszych pracowników. Do dyspozycji mamy możliwość ogólnego monitorowania wszystkich zadań w panelu startowym, gdzie w boksach prezentowane są informacje liczbowe będące swego rodzaju statystyką bieżących zadań.
Do naszych Klientów należą między innymi:
NEONET
NEONET
 Uniwersytet Jagielloński
Uniwersytet Jagielloński
Playada
Playada
Sieć sprzedaży Play
Polpharma
Polpharma
Wojskowa Akademia Techniczna
Wojskowa Akademia Techniczna
Gruby Benek
Gruby Benek
Kolter.pl
Kolter
Huta Zabrze S.A.
Huta Zabrze S.A.
Gmina Mikołów
Gmina Mikołów
Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Gdańsku
Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Gdańsku
Białostocki Park Naukowo-Technologiczny
Białostocki Park Naukowo-Technologiczny
FLYSPOT - Tunel Aerodynamiczny
Flyspot
Centrum Informatyczne Edukacji
Centrum Informatyczne Edukacji
Instytut Analiz im. Karola Gaussa
Instytut Analiz im. Karola Gaussa
Referencje:
NEONET, Hanna Pawlak, Kierownik Sekretariatu Zarządu
NEONET, Hanna Pawlak | Kierownik Sekretariatu Zarządu
Od 2013 roku korzystamy z oprogramowania Task Manager - programu do zarządzania zadaniami. Program Task Manager jest intuicyjnym, łatwym w obsłudze oraz bardzo pomocnym narzędziem w naszej codziennej pracy. Współpraca w ramach Task Managera układa się bardzo dobrze. Jednym z największych plusów jest otwartość firmy na wszelkie pomysły dotyczące funkcjonalności programu oraz szybka reakcja na zgłaszane uwagi. Dlatego możemy polecić program Task Manager jako efektywne, w pełni profesjonalne narzędzie ułatwiające codzienna pracę.
Nasza ocena: 10/10
© Task Manager | Wszystkie prawa zastrzeżone.